TrainingSoftware-Schulungen durchführen – Tipps für Unternehmen

Die Einführung einer Cloud-Software für CRM, Sales oder ERP ist nicht einfach. Dafür lockt ein hoher Return on Investment durch weniger Fehler in der Datenübertragung, automatisierte Prozesse, verfügbare Echtzeit-Daten sowie effiziente und motivierte Mitarbeiter.

Damit das zustande kommt, müssen die Mitarbeiter mitziehen. Dringend erforderlich ist daher ein vernünftiges Training, bevor die Software eingeführt wird. Ein vernünftiges Training, denn Training ist nicht gleich Training. Worauf kommt es bei der Software-Schulung an?

Wie so oft im Leben ist auch die Anwendung neuer Software eine Frage der Motivation. Niemand gibt gerne jahrelange Gewohnheiten auf. Das ist menschlich. Holen Sie die Mitarbeiter mit ins Boot. Und zwar von Anfang an, noch lange bevor die neue Software live geht.

Beispielsweise ermöglichen manche Anbieter ein kostenloses Trainingsprogramm – Mitarbeiter können hier Punkte und Abzeichen erwerben. Ein externer Trainer ist dafür nicht erforderlich.

Je intensiver die Anwender die Prozesse der neuen Software eingeübt haben, desto besser erkennen sie den Mehrwert, den ihnen die neuen Prozesse tagtäglich im Arbeitsalltag verschaffen. Ohne jegliches Vorwissen werden die Kollegen nur widerstrebend in der Schulung sitzen, statt sich begeistert auf die Anwendung freuen.

Es geht nicht nur um das Wie, sondern auch um das Warum. Stellen Sie deshalb als Erstes sicher, dass jeder Einzelne die Vorteile sieht, die sich einstellen, sobald er die neuen Prozesse aus dem Effeff beherrscht. Erste Praxis-Einblicke über Online-Tutorials sind dafür sehr geeignet.

Bei großen Software-Projekten ist es unabdingbar, dass das Training von externen Profis durchgeführt wird. Ebenso zentral ist der Zeitpunkt. Idealerweise verbleiben noch einige Tage bis zum Roll-out, damit sich jeder mit den neuen Prozessen vertraut machen und Fragen klären kann.

Günstig ist eine Anzahl von fünf bis zehn Teilnehmern. Mehr als 15 Teilnehmer sind ungünstig. In zu großen Gruppen können Fragen der Einzelnen nicht hinreichend besprochen werden.

Das Niveau der Teilnehmer sollte ähnlich hoch sein. Andernfalls ist der eine bereits zwei Schritte weiter als der Tischnachbar. Während die eine Hälfte gelangweilt Löcher in die Luft starrt, ist die andere überfordert.

Ebenso wichtig: Die Teilnehmer sollten ähnliche Rollen im Team haben. Es ist wenig sinnvoll, Prozesse durchzuspielen, für die die Hälfte der Gruppe keine Befugnis hat – da sind wir wieder bei der Motivation. Klinkt sich jemand gedanklich aus, ist es umso schwieriger, ihn während des Trainings ein weiteres Mal für die Übungen zu begeistern. Wir Menschen sind vom Charakter her Sinn suchend: ohne Ziel kein Weg.

Für die Zusammensetzung der Gruppen sind vorherige Online-Tutorials (Trailheads) hilfreich. Anhand der Punkte und Abzeichen können die Teilnehmer hinsichtlich ihrer bereits vorhandenen Kompetenz recht einfach sinnvoll eingeteilt werden.

Wer erinnert sich nicht an seine Schulzeit und die Defizite von Frontal-Unterricht? Während der Lehrer an der Tafel erklärt, meldet sich der Erste mit einer Frage. Bis die Frage geklärt ist, haben alle anderen längst vergessen, worum es vorher genau ging. Vorbei ist der Flow.

Die Lösung, um permanente Unterbrechungen zu verhindern: Die Trainer kommen zu zweit. Einer erläutert frontal die einzelnen Schritte, parallel übt jeder Teilnehmer an seinem eigenen Laptop oder PC. Hinkt einer hinterher, unterbricht der Trainer nicht die Übung für die gesamte Gruppe, sondern der zweite Trainer springt in die Bresche und hilft dem Einzelnen eins zu eins.

Vor Ort werden die Grundlagen gelegt. Aber wie immer im Leben hilft nur eines, wenn es darum geht, Neues zu automatisieren: üben, üben, üben.

Bei der Anwendung neuer Cloud-Software verhält es sich nicht anders als beim neuen Tanzschritt oder dem Klavierstück. Eigenständiges Training über Trailhead & Co. ist daher nicht nur im Vorfeld, sondern auch im Nachhinein entscheidend.

Um dies den Mitarbeitern zu erleichtern, sollte nach dem gemeinsamen Training ein kompetenter Ansprechpartner im Unternehmen für Rückfragen parat stehen. Außerdem hilfreich: Schulungsunterlagen für alle verfügbar machen. Dann können die Kollegen schnell nachschlagen, wenn sie an einer Stelle nicht weiter kommen.

Sind sie dagegen komplett auf sich allein gestellt, droht Frustration statt Motivation.

Cloud-Software bringt eine Vielzahl von Funktionen mit. Die Implementierung eines CRM-Systems mit Schnittstellen zu ERP, Marketing und Vertrieb, kann sich als sehr komplexes Vorhaben gestalten. Das kann auch das Aufnahmevermögen der Mitarbeiter überfordern.

IT-Entscheider sollten den Mehrwert der Software nicht nur theoretisch anhand des Leistungskatalogs beurteilen. Sie sollten auch sehr kritisch hinterfragen, über welche Kompetenzen die Mitarbeiter bereits verfügen, damit die Einführung der Software sie nicht komplett überfordert.

Es ist eine Überlegung wert, nicht alle Funktionen und denkbaren Drittlösungen schlagartig zu implementieren, sondern die Cloud-Infrastruktur Schritt für Schritt auszubauen. Es ist schließlich noch kein Meister vom Himmel gefallen.