ProjekteElf Regeln für erfolgreiches Projektmanagement

Das Projektmanagement ist oft umfangreich und mit viel Arbeit verbunden. Wer sich bei der Planung und Umsetzung an gewisse Regeln hält, erreicht seine Ziele.

1. Ziele präzise definieren

Die präzise Definition des angestrebten Projektziels ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. Unternehmen sollten sich dafür genügend Zeit nehmen. Zeit, die sie im Projektverlauf durch die so erzielte Klarheit mehrfach wieder aufholen. Klarheit über die Ziele ist wichtig. Aber auch Klarheit darüber, welche Ziele mit dem Projekt nicht verfolgt werden sollen.

2. Erwartungen der Stakeholder ermitteln

Die Stakeholder bestimmen, ob ein Projekt als erfolgreich eingestuft wird oder nicht. Deshalb sind für den Projektmanager Kenntnisse über die verschiedenen Positionen und Meinungen der einzelnen Stakeholder zum Projekt wichtig. Diese Kenntnisse sollte er verwenden, um den Projektverlauf darauf abzustimmen, aber auch, um die Stakeholder entsprechend zu führen, etwa in Bezug auf unerfüllbare Wünsche.

3. Rückhalt im Management sichern

Projekte ab einer bestimmten Größe können nur dann erfolgreich ablaufen, wenn sie von oben gestärkt werden. Es sollte also immer ein Mitglied der Geschäftsleitung als direkter Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Er ist gewissermaßen der Anwalt des Projektes im Management – und bleibt das auch bis zum Projektabschluss.

4. Risiken kennen

Oft denken Unternehmen erst dann über Gefahren für das Projekt nach, wenn es bereits zu spät ist. Besser ist es, sich vor dem Start der operativen Projektarbeit Gedanken über Wahrscheinlichkeit und Folgen möglicher Risiken zu machen. Das sollte im Team erfolgen. So können Risiken aus vielen unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet werden. Es sollte immer jemand benannt werden, der das jeweilige Risiko im Auge behält.

5. Projektlaufzeiten richtig einschätzen

Kritische Pfade bestimmen die tatsächlichen Projektlaufzeiten. Wenn an einer Stelle entlang des kritischen Pfades eine Aufgabe nicht gelöst werden kann, schieben sich alle nachfolgenden Aufgaben in die Zukunft weiter. Kritische Pfade sollten deshalb stets im Auge behalten werden. Es ist ratsam, alle Risiken proaktiv entlang des kritischen Pfades zu entschärfen, um Verzögerungen dieser Art zu vermeiden.

6. IT-Tools mit Bedacht wählen

Die Auswahl an IT-Tools im Projektmanagement ist enorm. Doch nicht immer ist das größte oder bekannteste Tool auch das beste für das eigene Projekt. Vor einer solchen Investition sollten Unternehmen analysieren, welche Anforderungen sich aus dem Projekt für eine IT-Unterstützung ergeben.

7. Projektverlauf klar kommunizieren

Ist das Projekt noch auf Kurs? Wo gibt es Schwierigkeiten? Ein regelmäßiger Austausch über den Verlauf des Projekts schafft Klarheit. Wenn neue Probleme und Risiken frühzeitig bekannt werden, ist schnelles und gemeinsames Gegensteuern möglich.

8. Perfektion vermeiden

Nach der 80:20 Regel kosten die letzten 20 Prozent des Inhalts 80 Prozent der Zeit. Die Projekt-Beteiligten sollten demnach überlegen, ob sie mit einer schnellen und damit meist auch preiswerten Lösung an den Start gehen, statt für das perfekte Ergebnis das Projektende endlos nach hinten verschieben zu müssen.

9. Ziele regelmäßig überprüfen

Die Zeit steht auch außerhalb des Projekts nicht still. Die Umwelt ändert sich, während das Projekt läuft. Und damit ändern sich die Rahmenbedingungen für das Projekt. Da kann die Planung noch so gut gewesen sein. Unternehmen sollten folglich in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob das, was gemacht wird, noch richtig und wichtig ist. Wenn nicht, sollten sie schnell reagieren – auch wenn es unangenehm ist.

10. Projektende feiern

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte das auch gefeiert werden. Die Geschäftsführung sollte diesen Zeitpunkt nutzen und sich für das Engagement und die vielen Überstunden bedanken. Einen würdevollen Abschluss verdienen übrigens auch Projekte, die nur teilweise oder gar nicht erfolgreich waren.

Nichts ist frustrierender als ein verschämtes und stillschweigendes Auseinandergehen, ohne die Möglichkeit zu haben, über das Erlebte offen zu sprechen und damit für die Zukunft lernen zu können.

11. Für das nächste Projekt lernen

Nach einem Projekt sollte sich das gesamte Projektteam mit dem Auftraggeber nochmals zusammensetzen und seine Lehren daraus ziehen. Was ist im Projekt gut gelaufen, was nicht so gut? Was kann im nächsten Projekt vielleicht (noch) besser gemacht werden? Diese Erkenntnisse müssen dann dort veröffentlicht werden, wo diejenigen sie wahrnehmen können, die in Zukunft wieder an Projekten beteiligt sein werden.