QualitätsmanagementProbleme lösen und Qualität verbessern mit dem A3-Report

Was ist der A3-Report?

Der A3-Report ist ein Formular auf einem DIN-A3-Blatt. Mit dem A3-Report werden im Qualitätsmanagement Probleme identifiziert und Maßnahmen zur Lösung entwickelt.

Der A3-Report geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Er empfahl vor circa 60 Jahren japanischen Topmanagern, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit auf einem Blatt Papier darzustellen. Toyota folgte diesem Rat und wählte hierfür Papier im DIN-A3-Format.

Mit dem A3-Report die Problemlösekompetenz erhöhen

Der A3-Report gibt den Mitarbeitern eine Schablone an die Hand, die benennt, welche Analyse- und Handlungsschritte beim Lösen eines Problems zu gehen sind. Die Arbeit mit dem A3-Report führt zu einem tieferen Verständnis der Probleme und fördert Kompetenzen, um nachhaltige Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

PDCA-Zyklus

Der A3-Report basiert auf dem PDCA-Zyklus, der aus dem Lean Management bekannt ist. Der PDCA-Zyklus versteht jedes Problem als Chance zur Verbesserung und besteht aus vier Phasen.

Phase 1: Plan
In Phase 1 wird das Problem beschrieben und die (Kern-) Ursachen des Problems werden analysiert. Es wird der Ziel-Zustand formuliert und es werden Messgrößen für das Erreichen des Ziel-Zustands definiert.

Phase 2: Do
In Phase 2 werden die Maßnahmen zum Erreichen des Ziel-Zustands fixiert.

Phase 3: Check
In Phase 3 wird die Wirksamkeit der Maßnahmen kontrolliert, sodass die Maßnahmen bei Bedarf nachjustiert werden können.

Phase 4: Act
In Phase 4 werden die im Prozess der Problemlösung gesammelten Erfahrungen evaluiert. Aus den Erfahrungen werden Standards für das künftige Vorgehen abgeleitet, die als Basis für weitere Verbesserungen dienen.

Aufbau eines A3-Reports

Der A3-Report ist unterteilt in sieben Analyse- und Arbeitsschritte. Beim Lösen eines Problems und Implementieren eines neuen Standards werden die sieben Schritte durchlaufen. Auf der linken Seite des Formblatts stehen die vier Analyseschritte, die sich auf die Plan-Phase des PDCA-Zyklus beziehen. Die rechte Seite spiegelt die Do-, Check- und Act-Phasen des PDCA-Zyklus wider.

1. Hintergrund

Im ersten Feld wird das Problem erläutert. Das Problem muss dabei so beschrieben werden, dass alle involvierten Personen das Problem und dessen Auswirkungen verstehen. Die Beschreibung muss die Relevanz der Problemlösung für das Erreichen der Unternehmensziele aufzeigen.

2. Aktuelle Situation

Die Beschreibung der aktuellen Situation stellt den Ist-Zustand möglichst plastisch dar. Fakten werden anschaulich in Tabellen und Grafiken dargestellt und zeigen, was tatsächlich passiert. Hier geht es auch darum, die Entstehung des Problems zu identifizieren und zu analysieren, was die Betroffenen davon abhält, den Soll-Zustand zu erreichen.

3. Ziel-Zustand

Der angestrebte Soll-Zustand muss klar spezifiziert werden. Ausgehend vom angestrebten Ziel führt das Rückwärts-Denken in der Regel zu besseren Lösungen als die Suche ohne klares Ziel. Bei der Bestimmung des Ziel-Zustands muss auch geklärt werden, wie sich feststellen lässt, dass der Ziel-Zustand erreicht ist. Wie messen wir, ob die Problemlösungen erfolgreich sind? Welche Basis oder Kennzahl dient als Vergleichsmaßstab?

4. Ursachenanalyse

Ziel der Ursachenanalyse ist es, die Faktoren zu ermitteln, die einen direkten Einfluss auf das Problem haben. Aus den Einflussfaktoren lassen sich Ansatzpunkte für wirksame Maßnahmen erkennen. Bei der Ursachenanalyse hilft ein Ishikawa-Diagramm, mit dem die möglichen Problemursachen gesammelt werden.

5. Gegenmaßnahmen

Bei den Gegenmaßnahmen werden alle Maßnahmen aufgelistet, die dazu beitragen, den Soll-Zustand zu erreichen. Dazu zählen Maßnahmen zur Beseitigung der Problemursachen und Maßnahmen zur Verbesserung des Ist-Zustands. Dabei gilt es klar zu benennen: Was ist jeweils das (Teil-) Problem, das die Maßnahme lösen soll? Wie wird das Problem gelöst? Wer ist verantwortlich? Wann wird die Maßnahme ausgeführt? Wo wird sie durchgeführt?

6. Erfolgswirkung

In diesem Schritt wird überprüft, ob die Gegenmaßnahmen zum geplanten Ergebnis geführt haben. Bei einer Zielabweichung werden die Gründe genannt. Die erzielte Wirkung der Maßnahmen wird dabei quantifiziert. Die grafische Darstellung der gemessenen Wirkung erleichtert die Verständlichkeit.

7. Standardisierung und Follow-up

Beim Follow-up wird der Gesamtprozess evaluiert. Es wird reflektiert, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um die erreichten Verbesserungen zu sichern oder weiter voranzutreiben. Erfolgreiche Gegenmaßnahmen werden standardisiert. In diesem Schritt wird auch überlegt, wie die gemachten Erfahrungen bei anderen Aufgaben und Problemen angewendet werden können und welche anderen Unternehmensbereiche von den Lösungen profitieren könnten.

A3-Report: Aufwand und Nutzen

Die Arbeit mit dem A3-Report erfordert von allen Prozessbeteiligten spezielle Fähigkeiten. Besonders Führungskräfte werden durch die A3-Methode gefordert. Sie müssen sich intensiver mit den wertschöpfenden Prozessen befassen und sich als Lernbegleiter für ihre Mitarbeiter verstehen. Doch mittelfristig kommt es zu einer Entlastung der Führungskräfte.

Je mehr Kompetenz und Routine die Mitarbeiter im eigenständigen Lösen von Problemen haben, desto mehr und komplexere Aufgaben können Führungskräfte den Mitarbeitern übertragen.