RechnungsstellungDie Pflichtangaben auf Rechnungen

Korrekt ausgestellte Rechnungen sind das A und O, wenn Ihr Kunde die Rechnung bezahlen soll. Nur wenn Ihre Rechnung die folgenden Angaben enthält, wird der Kunde sie akzeptieren. Denn nur dann wird sein Finanzamt die Rechnung anerkennen.

Wo sind die Pflichtangaben für Rechnungen geregelt?

Unternehmer sind nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, für eine Leistung an andere Unternehmer innerhalb von sechs Wochen eine Rechnung auszustellen. Privaten Personen gegenüber gilt diese Verpflichtung nicht prinzipiell.

Wenn eine Rechnung erstellt wird, müssen nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen. Denn sonst ist für den Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug möglich.

1. Name und Anschrift des Rechnungstellers und des Leistungsempfängers

Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Leistungsempfängers müssen sich eindeutig feststellen lassen. Dazu braucht es den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) genügt es, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben wird.

Wichtig ist, dass der eigentliche Leistungsempfänger immer angegeben wird. Es reicht nicht, wenn die Rechnung als Angabe seiner Anschrift nur den Zusatz c/o enthält, also an einen Dritten adressiert ist.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der Rechnungssteller muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) auf der Rechnung angeben.

3. Ausstellungsdatum

Jede Rechnung muss das Ausstellungsdatum, das Rechnungsdatum, enthalten.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Nummerierung der Rechnung mit einer oder mehreren Zahlenreihen soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer wird dabei vom Rechnungsteller einmalig vergeben. Beim Aufbau der Rechnungsnummer haben Unternehmen viel Spielraum. Wichtig ist nur, dass die Nummern fortlaufend und eindeutig sind.

Zulässig sind sogenannte Nummernkreise. So lassen sich Rechnungen von in- und ausländischen Kunden unterscheiden oder von Filialen des Unternehmens. Jeder Nummernkreis muss wiederum fortlaufend sein und darf keine Lücken enthalten. Beispiel: Die ersten beiden Stellen geben die Filialnummer 32 an, die folgenden fünf Stellen sind fortlaufend (3200497, 3200498, 3200499 …).

Auch Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern sind möglich. Zum Beispiel: DW-1234-2024.

5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

Bei der Art der gelieferten Gegenstände geht es um die handelsübliche Bezeichnung. Die Bezeichnung der Leistung muss so gewählt werden, dass sie eindeutig und leicht nachprüfbar ist.

Außerdem muss mit der Bezeichnung klar sein, wo der Ort der Leistung und der Leistungserbringung ist und welche Steuerpflicht damit verbunden ist.

Tipp

Sammelbezeichnungen definieren

Werden handelsübliche Sammelbezeichnungen verwendet – zum Beispiel Büromöbel, Spirituosen oder Tabakwaren – muss damit der anzuwendende Steuersatz eindeutig sein. Nicht ausreichend sind allgemeine Bezeichnungen, wie etwa „Geschenkartikel“ oder „Beratungsleistungen“.

6. Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitpunkt

Beim Lieferzeitpunkt ist die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Lieferzeitpunkt und Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum müssen in jedem Fall angegeben werden, wenn sie nicht im selben Monat erfolgen wie die Rechnungsstellung (Rechnungsdatum).

Sollte der genaue Termin für die Lieferung oder Leistung noch nicht feststehen, müssen Rechnungssteller den voraussichtlichen Termin angeben.

Bei der Abrechnung von Anzahlungen muss dies auf der Rechnung gesondert vermerkt werden. Beispiel: „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“.

7. Entgelt für die Lieferung oder Leistung

In der Rechnung müssen Rechnungssteller das Entgelt (der Preis der gelieferten Leistung) einzeln aufführen oder aufschlüsseln.

Werden Boni, Rabatte oder Skonti vereinbart, steht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe des verminderten Entgelts noch nicht fest. In solchen Fällen muss auf die jeweilige Vereinbarung hingewiesen werden.

Beispiel: Bezeichnung von Skonti, Boni und Rabatte in der Rechnung

„3 % Skonto bei einer Zahlung bis zum …“
„Es bestehen Bonus- und Rabattvereinbarungen.“
„Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.“

8. Anzuwendender Steuersatz

Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag sind ebenfalls anzugeben. Falls eine Steuerbefreiung vorliegt, müssen Unternehmen ausdrücklich schriftlich darauf hinweisen.

9. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers muss enthalten und zum Beispiel so formuliert sein:

Sie sind als Privatperson gemäß § 14b Abs. 1 UStG verpflichtet, diese Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Rechnungen, die im Jahr 2024 ausgestellt wurden, beginnt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 und endet am 31. Dezember 2026.

Handelt es sich beim Rechnungsempfänger nicht um eine Privatperson, müssen die Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

10. Pflichtangabe „Gutschrift“

Wird per Gutschrift abgerechnet, muss die Rechnung die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

Der Begriff „Gutschrift“ bezeichnet im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Empfänger einer Leistung (oder einem vom Empfänger beauftragen Dritten) ausgestellt wird.