VerkaufenWie Sie ein Angebot per E-Mail nachfassen
Warum ist bei Angeboten das Nachfassen per E-Mail sinnvoll?
Nachdem Sie ein Angebot versendet haben, bestätigt das Nachfassen Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit. Fragen können geklärt und weitere Details besprochen werden.
Mit der richtigen Vorbereitung und durch geschickte Formulierungen in der Nachfass-E-Mail (auch: „Follow-up-E-Mail“) erhöhen Sie die Chancen, Ihr Angebot erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Das Nachfassen per E-Mail statt per Telefon oder auf postalischem Weg hat einige Vorteile:
- E-Mails bieten eine schriftliche Aufzeichnung der Kommunikation, die als Nachweis oder Referenz verwendet werden kann.
- E-Mails ermöglichen es dem Empfänger, die Nachricht zu einem beliebigen Zeitpunkt zu lesen und zu beantworten.
- Beim Schreiben einer E-Mail können Sie sich Zeit nehmen, um die Nachricht sorgfältig zu formulieren.
- E-Mails sind weniger aufdringlich als Telefonanrufe, die oft als störender empfunden werden, besonders wenn sie zu ungelegenen Zeiten erfolgen.
- Beim Senden von Informationen an mehrere Personen gleichzeitig sind E-Mails effizienter als Telefonanrufe oder Briefe.
Wann ist der beste Zeitpunkt zum Nachfassen?
Idealerweise sollten Sie eine Woche nach dem Senden des Angebots nachfassen. Dies gibt Ihrem Kunden genügend Zeit, das Angebot zu prüfen, ohne dass er sich gedrängt fühlt.
Öfter als dreimal sollten Sie nicht nachfassen, sonst könnten sich potenzielle Kundinnen und Kunden belästigt fühlen und deshalb auch Ihr Angebot negativ bewerten. Die zweite und dritte E-Mail versenden Sie in größeren Zeitabständen – zwei bis drei Wochen sollten zwischen den Follow-up-E-Mails liegen.
Das Nachfassen per E-Mail vorbereiten
Bevor Sie die Nachfass-E-Mail schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie:
- den Namen des Empfängers genau kennen (bei Geschäftskunden auch die Position des Empfängers und den Namen des Unternehmens),
- sich auf Details aus Ihrem Angebot beziehen können,
- bereit sind, zeitnah auf spezifische Fragen zum Angebot zu antworten,
- im Falle einer anschließenden Auftragserteilung auch unmittelbar starten können.
Darauf achten Sie beim Schreiben
Betreffzeile
Die Betreffzeile ist eindeutig und mit direktem Bezug zum Angebot formuliert.
Beispiel: „Wünschen Sie weitere Informationen zu unserem Angebot vom [Datum] / Ihrer Ausschreibung [Ausschreibungsnummer]?“
Gliederung
Gliedern Sie die Nachfass-E-Mail wie folgt:
- Begrüßung: Beginnen Sie höflich mit einer direkten Ansprache.
- Bezugnahme: Erwähnen Sie das gesendete Angebot und das Datum des Versands.
- Ziel der E-Mail: Erklären Sie kurz und präzise, warum Sie nachfassen.
- Fragen: Bieten Sie Ihre Hilfe an, um Fragen zu beantworten oder zusätzliche Informationen zu liefern.
- Call-to-Action: Regen Sie zu einer Aktion an, zum Beispiel zu einem (weiteren) persönlichen Treffen, einem Online-Meeting oder einem Telefonat.
- Abschluss: Schließen Sie die E-Mail höflich ab, indem Sie sich für die investierte Zeit der Leserin oder Lesers bedanken.
Ton und Stil
Ein sachlicher, aber freundlicher Ton hilft, die Beziehung zum potenziellen Kunden zu stärken und gleichzeitig die Ernsthaftigkeit Ihrer Anfrage zu betonen. Halten Sie sich an die folgenden Schreibregeln:
Sachlich, aber zugänglich schreiben
Verwenden Sie eine klare Sprache ohne Fachjargon, es sei denn, er ist branchenüblich und notwendig. Ihr Ziel sollte es sein, verständlich und zugänglich zu kommunizieren, ohne dabei zu lässig zu wirken. Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke und zu lockere Formulierungen, die in einem professionellen Kontext als unpassend empfunden werden.
Persönliche Note einbringen
Auch wenn der Ton formell sein sollte, vermeiden Sie es, zu distanziert oder mechanisch zu klingen. Eine persönliche Note kann durch die einfache Erwähnung des Namens des Empfängers, eine kurze Referenz zu einem früheren Gespräch oder ein Detail aus dem ursprünglichen Angebot eingebaut werden.
Dies zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich auf das individuelle Anliegen der Empfängerin oder des Empfängers einzustellen und nicht nur eine standardisierte Nachricht versenden.
Höflichkeit und Respekt wahren
Verhalten Sie sich höflich, indem Sie die E-Mail mit einer angemessenen Anrede beginnen und mit einer höflichen Schlussformel abschließen. Nutzen Sie Formulierungen wie „Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]“. Beenden Sie Ihre E-Mails mit „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem Namen und Ihrer Position.
Diese Elemente tragen dazu bei, Ihren Respekt gegenüber der Empfängerin oder dem Empfänger zu unterstreichen und fördern eine positive Reaktion.
Feedback einholen
Fordern Sie auf höfliche Weise Feedback oder eine Rückmeldung zu Ihrem Angebot ein. Verwenden Sie Formulierungen wie
„Ich würde mich freuen, Ihre Gedanken zu unserem Angebot zu hören.“
„Ich freue mich auf Ihre kurze Rückmeldung zum Stand Ihres Auswahlprozesses.“
„Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie weitere Informationen benötigen, um eine Entscheidung zu treffen.“
Dies öffnet den Weg für eine weitere Kommunikation und zeigt, dass Sie an einer echten Partnerschaft interessiert sind.
Vorlagen für Ihre Nachfass-E-Mail
Hier finden Sie Musterformulierungen zum Nachfassen Ihres Angebots. Die Muster variieren in Länge und Stil und können je nach Kontext sowie persönlicher Vorliebe angepasst werden. Sie finden zwei knappe Textvarianten, zwei detailliertere Textvarianten und zwei längere Textvarianten.
Knappe Variante 1
Betreff: Nachfrage zu unserem Angebot – [Produkt/Service]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
darf ich kurz nachfragen, ob Sie Gelegenheit hatten, unser letztes Angebot zu [Produkt/Service] zu prüfen? Gerne stehe ich für alle Fragen zur Verfügung und freue mich über Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position, Unternehmen]
Knappe Variante 2
Betreff: Ihr Feedback zu unserem Angebot für Ihr Vorhaben [Ausschreibungsnummer]
Hallo Frau/Herr [Nachname],
hatten Sie schon Gelegenheit, unser Angebot zu prüfen? Ich freue mich auf Ihre Gedanken dazu.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position, Unternehmen]
Detailliertere Variante 1
Betreff: Nachfrage zum Angebot für [Produkt/Service]
Guten Tag Frau/Herr [Nachname],
nach unserem letzten Gespräch über [spezifisches Detail oder Datum des Angebots] wollte ich nachfassen und fragen, ob Sie weitere Informationen zu unserem Angebot benötigen oder Fragen haben.
Es würde mich freuen, ein Meeting zu arrangieren oder Ihre Fragen telefonisch zu klären. Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich Ihnen weiterhelfen kann.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position, Unternehmen]
Detailliertere Variante 2
Betreff: Rückmeldung erbeten: Angebot [Produkt/Service]
Guten Tag [Nachname],
nach unserem letzten Kontakt bezüglich des Angebots für [Produkt/Service], möchte ich mich erkundigen, ob Sie alle notwendigen Informationen erhalten haben und ob es Fragen oder Anmerkungen Ihrerseits gibt.
Wir sind bereit, das Angebot an Ihre Bedürfnisse anzupassen und alle offenen Punkte zu klären. Ihre Rückmeldung ist für uns von großer Bedeutung.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position, Unternehmen]
Ausführliche Variante 1
Betreff: Erinnerung an unser Angebot für [Produkt/Service] vom [Datum des Angebots]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
ich hoffe, Sie sind gut in die Woche gestartet. Ich möchte mich nach unserem letzten Austausch vom [Datum] bezüglich unseres Angebots zu [Produkt/Service] erkundigen. Wir bei [Unternehmensname] sind überzeugt, dass unsere Lösung [konkreter Vorteil oder Nutzen für den Kunden] bieten kann und ideal zu Ihren Anforderungen passt.
Sollten Sie das Angebot bisher nicht prüfen können oder weitere Details benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Ihre Meinung ist uns sehr wichtig, und ich würde mich freuen, eventuelle Unsicherheiten aus dem Weg räumen zu können oder weitere Schritte zu besprechen.
Bitte geben Sie mir Bescheid, wie Sie weiter verfahren möchten, oder ob ein Termin für ein detailliertes Gespräch sinnvoll wäre.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und hoffe, bald von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position, Unternehmen]
Ausführliche Variante 2
Betreff: Bitte um Rückmeldung zu unserem detaillierten Angebot für [Produkt/Service Name]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
vor zwei Wochen haben wir Ihnen unser detailliertes Angebot für [Produkt/Service] zukommen lassen und da wir bis jetzt noch keine Rückmeldung erhalten haben, wollte ich sicherstellen, dass keine Fragen offen sind oder Unsicherheiten bestehen.
Wir bei [Unternehmensname] sind überzeugt, dass unsere Lösung Ihnen [spezifische Vorteile] bieten kann und sind bereit, jegliche Anpassungen vorzunehmen, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.
Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie eine Überarbeitung des Angebots wünschen oder ob wir einen Termin für eine weitere Besprechung ansetzen sollten. Ihre Zufriedenheit und das Verständnis für Ihre Bedürfnisse stehen bei uns an erster Stelle.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position, Unternehmen]
