KündigungArbeitsbescheinigung – Pflichten für Arbeitgeber

Die Arbeitsbescheinigung ist ein unverzichtbares Dokument für Arbeitnehmer, die Arbeitslosengeld beantragen möchten. Sie als Arbeitgeber füllen die Bescheinigung aus, damit diese bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden kann. Welchen rechtlichen Pflichten müssen Sie dabei nachkommen? Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen auf den Punkt.

Wozu wird die Arbeitsbescheinigung benötigt?

Eine Arbeitsbescheinigung ist ein Dokument, das vom Arbeitgeber ausgestellt wird und wichtige Informationen über das Arbeitsverhältnis mit dem betreffenden Arbeitnehmer enthält.

Diese Bescheinigung dient in erster Linie dazu, den Anspruch eines Arbeitnehmers auf Arbeitslosengeld bei der Agentur für Arbeit zu prüfen, wenn

das Arbeitsverhältnis vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer gekündigt wurde oder
der Arbeitgeber eine erwerbslose Person weniger als 15 Stunden in der Woche beschäftigt.

Im Wesentlichen wird darin bestätigt, dass der Arbeitnehmer bei Ihnen angestellt war, wann das Arbeitsverhältnis geendet hat und wie hoch der Verdienst war.

Was müssen Sie angeben?

Im betreffenden Dokument werden mindestens folgende Informationen erfasst:

Art der Tätigkeit
wöchentliche Arbeitszeit
Beginn, Ende und Dauer sowie Zeitpunkt eventueller Unterbrechungen der Tätigkeit
Grund für Beendigung des Arbeitsverhältnisses (zum Beispiel: Kündigung durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, Befristung)
Höhe des Arbeitsentgelts (Bruttogehalt)
Höhe sonstiger Geldleistungen, die der Arbeitnehmer erhält (zum Beispiel: regelmäßige Sonderzahlungen)

Müssen Sie eine Arbeitsbescheinigung ausstellen?

Ja, als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, auf Verlangen eine Arbeitsbescheinigung auszufüllen. Dies ist in § 312 SGB III geregelt. Die Bescheinigung muss wahrheitsgemäß und vollständig ausgefüllt sein.

Die Pflicht besteht in zwei Fällen:

Der Arbeitnehmer bittet Sie um die Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung.
Die Bundesagentur für Arbeit verlangt das Dokument von Ihnen.

Wann und wie schnell ist die Arbeitsbescheinigung auszufüllen?

Sie sollten die Arbeitsbescheinigung zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausfüllen, insbesondere wenn der Arbeitnehmer plant, Arbeitslosengeld zu beantragen. Es gibt zwar keine konkrete gesetzliche Frist, aber in der Regel erwartet die Agentur für Arbeit, dass Sie das Dokument innerhalb von zwei bis maximal vier Wochen nach Anfrage ausstellen.

Fordert der Arbeitnehmer das Formular von Ihnen an, sollten Sie eine kurze Frist setzen; hier sind zwei Wochen angemessen.

Verzögerungen bereiten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Probleme. Im Zweifel kann das Arbeitslosengeld nicht ausgezahlt werden, bis der Nachweis über die Bezugsberechtigung erbracht wird. Außerdem kann Ihre Weigerung oder Verzögerung bei der Agentur für Arbeit gemeldet werden, was potenziell Sanktionen mit sich bringt.

Wie erhalten Sie das Formular?

Seit 2023 muss die Arbeitsbescheinigung online ausgefüllt und elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden.

Um das ausgefüllte Formular elektronisch zu übermitteln, können Sie das sogenannte BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) nutzen. Damit wird die Bescheinigung elektronisch an die Agentur für Arbeit gesendet, was den Aufwand minimiert und Fehler reduziert.

Die Arbeitsbescheinigung finden Sie online bei der Agentur für Arbeit. Darin sind alle Angaben aufgeführt, die Sie zum Beschäftigungsverhältnis melden müssen. Die notwendigen Daten erhalten Sie aus Ihrer Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung.

Weitere Informationen zum BEA-Verfahren finden Sie bei der Agentur für Arbeit.

Vorsicht bei Angabe von Kündigungsgründen

Formulieren Sie den Kündigungsgrund klar und nachvollziehbar, da dieser direkt beeinflusst, ob der Arbeitnehmer Anspruch auf Arbeitslosengeld hat. Eine missverständliche Formulierung kann dazu führen, dass die Agentur für Arbeit den Arbeitnehmer sperrt oder eine genauere Prüfung verlangt.

Besonders bei betriebsbedingten Kündigungen oder einvernehmlichen Trennungen sollte klar angegeben werden, dass keine negativen Gründe wie Fehlverhalten oder mangelnde Leistung vorliegen, um eine Sperrfrist beim Arbeitslosengeld zu vermeiden.

Besonders wichtig ist es, die Gehaltsangaben korrekt darzustellen, da die Höhe des Arbeitslosengeldes auf dieser Basis berechnet wird.

Weitere Hinweise zum Umgang mit der Arbeitsbescheinigung

Halten Sie sich an die folgenden Tipps, um auf der sicheren Seite zu sein:

Behalten Sie eine Kopie der ausgefüllten Arbeitsbescheinigung für Ihre Unterlagen.
Wenn Sie Unterstützung beim Ausfüllen benötigen, wenden Sie sich direkt an die Agentur für Arbeit oder an einen Steuerberater oder Anwalt.
Informieren Sie den Arbeitnehmer, sobald die Bescheinigung erstellt wurde und übergeben Sie ihm eine Kopie. So hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls Unstimmigkeiten direkt zu klären, bevor die Bescheinigung zur Agentur für Arbeit geht.
Wenn das Arbeitsverhältnis auf komplizierte Weise endet, zum Beispiel wegen persönlicher Konflikte, rechtlicher Auseinandersetzungen oder aufgrund besonderer arbeitsrechtlicher Umstände (wie Abfindungsvereinbarungen), ziehen Sie eine Rechtsberatung hinzu, damit die Bescheinigung rechtssicher ist.