ArbeitsorganisationZwölf Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz
1. Telefonieren Sie häufiger
E-Mails führen häufig zu Rückfragen und mehreren Kommunikationsschleifen. Bis ein Vorgang endgültig abgeschlossen ist, dauert es. Das passt nicht zu einer optimalen Arbeitsorganisation.
Das Telefon ist als direktes Kommunikationsinstrument besonders nützlich, weil man damit Vorgänge besprechen, Fragen sofort klären und Missverständnisse vermeiden kann. Suchen Sie deshalb bei Problemen den telefonischen Kontakt und setzen Sie sich dabei immer das Ziel, den Vorgang endgültig abzuschließen.
2. Räumen Sie den Schreibtisch leer
Viele Menschen verbringen verblüffend viel Zeit damit, Unterlagen und Notizen zu suchen. Räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf – das sind meist nur wenige Minuten pro Tag, mit denen Sie aber Ihre Suchzeit während des nächsten Arbeitstages erheblich verringern.
Verteidigen Sie Ihren leeren Schreibtisch vehement: Will jemand etwas darauf ablegen, fragen Sie sofort nach, was damit zu tun ist und wofür Sie die Unterlagen benötigen.
So bleibt der Schreibtisch übersichtlich:
- Drucken Sie nur das aus, was Sie sofort weiter geben oder ablegen können.
- Bestellen Sie nie mehr Büromaterial, als Sie voraussichtlich benötigen.
- Legen Sie Materialien, die Sie häufig nutzen, in die oberste Schublade.
3. Bitten Sie um Hilfe
Sie müssen nicht alles selbst erledigen. Binden Sie Menschen in Ihrer Umgebung so weit wie möglich in Ihre Abläufe mit ein. Taucht eine neue Aufgabe auf, fragen Sie sich zuerst: Könnte das nicht besser jemand anderes erledigen?
Wenn ja, delegieren Sie die Aufgabe. Ist das nicht möglich, prüfen Sie, ob Sie sich bei Teilaufgaben helfen lassen können. Beispiele dafür sind:
- Beschaffung von Unterlagen
- Recherchieren von Informationen
- Erstellen von Präsentationen
4. Bearbeiten Sie Aufgaben in der richtigen Reihenfolge
Normalerweise ist mehr zu tun, als man eigentlich schaffen kann. Ihr erstes Bestreben sollte sein, die Anzahl der Aufgaben zu reduzieren. Manche Aufgaben können Sie einfach streichen. Das klappt meist bei Aufgaben, die unwichtig und nicht an einen Termin gebunden sind.
Am anderen Ende der Skala befindet sich jene Sorte von Aufgaben, die „brennen“. Anders ausgedrückt: Sie sind wichtig und dringend, weil sie zu einem nahen und festen Termin gehören. Damit haben sie absolute Priorität und müssen sofort in Angriff genommen werden.
Und dann gibt es noch die Grauzone, in der sich jene Aufgaben befinden, die zwar keinen festen Termin haben, aber dennoch wichtig sind oder erledigt werden müssen. Dazu gehören zum Beispiel:
- neue Produkte und Leistungen entwickeln
- Anfragen von Kollegen beantworten
- Neukundenaktion starten
Die Gefahr ist: Solche Aufgaben gehen häufig im Tagesgeschäft unter. Dem begegnen Sie, indem Sie die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben in mehrere Teilaufgaben zerlegen und jeden Tag oder jede Woche eine davon erledigen. Geben Sie diesen Teilaufgaben deshalb auch einen Termin, an dem Sie die Aufgabe bearbeiten werden.
Alternativ erzeugen Sie Zeitdruck, zum Beispiel durch die Einberufung einer Projektgruppe mit einem festen Starttermin.
5. Fragen Sie nach und schaffen Sie Klarheit
Kennen Sie Meetings ohne Ergebnisse, Gespräche ohne Inhalte, widersprüchliche Anweisungen? Daran erkennen Sie ineffiziente Arbeit. Für effizientes Arbeiten brauchen Sie Klarheit. Gehen Sie jedem Sachverhalt so lange auf den Grund, bis Sie ihn verstanden haben.
Haken Sie in Gesprächen nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Damit verbessern Sie Ihren Wissensstand und niemand wird sich trauen, Ihnen Halbwissen oder Fragwürdiges zu übermitteln – zu groß ist die Gefahr, von Ihnen durch konkretisierende Nachfragen bloßgestellt zu werden.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas nicht klar ist, klären Sie es bei nächster Gelegenheit, indem Sie zum Beispiel in einem Meeting fragen:
„Der Stand ist doch, dass wir am Montag mit der neuen Software online gehen. Oder habe ich da etwas missverstanden?“
Mit dieser einfachen Feststellung holen Sie alle aus der Deckung, die den für Sie eventuell unangenehmen Sachverhalt verschwiegen haben. So klären Sie die Situation.
6. Folgen Sie dem technischen Fortschritt langsam
Beobachten Sie einmal bei der nächsten Besprechung oder bei einem Seminar wichtige Führungskräfte. Häufig verwenden diese noch ältere Mobiltelefone und für die Abfrage Ihrer E-Mails den Laptop. Warum? Weil eingeführte Technologien zuverlässig funktionieren und einfach zu bedienen sind. Vermeiden Sie deshalb die neuesten technologischen Innovationen.
Erst wenn die „Kinderkrankheiten“ ausgemerzt sind, steigen Sie mit der zweiten Welle ein. Sie sparen damit viel Zeit für eine ansonsten notwendige intensive Beratung. Stattdessen warten Sie einfach ab, was sich im Markt oder in Ihrem Unternehmen durchsetzt, und setzen dann auf diesen Trend. Aufgrund der hohen Zuverlässigkeit und des dann meist besseren Bedienungskomforts können Sie den Vorsprung der Innovatoren der ersten Welle schnell aufholen.
7. Nutzen Sie Muster, Vorlagen und Checklisten
Es genügt meist, etwas einmal zu entwickeln und diese Vorlage – eventuell mit Anpassungen – immer wieder zu benutzen. Greifen Sie deshalb bei Ihren Aufgaben auf vorhandene Muster, Vorlagen und Checklisten zurück.
So gibt es Personen, denen Sie häufiger Briefe schreiben als anderen. Speichern Sie sich für solche Fälle Musterbriefe direkt auf dem Desktop, im „Schnellzugriff” oder unter „Favoriten” ab, damit Sie diese immer wieder mit wenig Aufwand finden und anpassen können.
Als Muster können Sie Abläufe etablieren, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben. Wenn Sie etwa einen Mitarbeiter erfolgreich mit einer schwierigen Recherche beauftragt haben – warum soll das nicht ein zweites Mal wieder klappen? Wenden Sie das gleiche Prinzip auf Teams, Lieferanten und Dienstleistern an. Dieser Schritt trägt maßgeblich zu einer besseren Arbeitsorganisation bei.
8. Starten Sie den Tag mit einem Plan
In vielen Fällen werden Sie sich für Ihren Arbeitstag mehr vorgenommen haben, als Sie bewältigen können. Denn schnell kommen Anfragen und E-Mails, die Sie beantworten sollen, und Unterbrechungen werfen Ihren Plan über den Haufen.
Trotzdem sollten Sie sich mit Arbeitsbeginn ein paar Minuten Zeit nehmen und notieren: Was muss heute unbedingt erledigt werden? In welcher Sache will ich heute vorankommen?
Notieren Sie die wichtigsten unerledigten Aufgaben und strukturieren Sie diese. Beginnen Sie mit denen, die besonders wichtig sind, die überschaubar sind oder die sich ohne Abstimmung mit anderen erledigen lassen. Weitere Aufgaben delegieren Sie oder erledigen Sie später am Tag – idealerweise im Block, wo das möglich und sinnvoll ist. Strukturieren Sie so grob Ihren Arbeitstag, planen Sie Zeit für Ungeplantes ein und haken Sie Erledigtes ab.
9. Achten Sie auf Pünktlichkeit
Es ist immer wieder ärgerlich, wenn Meetings später als geplant starten, weil die Anwesenden auf andere warten müssen. Gewöhnen Sie sich an, fünf Minuten vorher da zu sein. Dann sind Sie in jedem Fall pünktlich und können die Zeit nutzen, um sich auf das Gespräch einzustellen und Ihre Unterlagen zu sortieren.
Ein Meeting sollte auch zu der Zeit enden, wie es laut Tagesordnung vorgesehen ist. Eine Besprechungsleitung, die das Meeting um eine halbe Stunde überzieht, bringt den Terminplan aller Anwesenden durcheinander. Folgetermine können nicht eingehalten werden. Wenn Sie den Eindruck haben, dass die Themen bis zum geplanten Ende nicht alle bearbeitet werden können, fragen Sie 15 Minuten vor dem Ende:
„Wie gehen wir mit der knappen Zeit heute um?“
Als Führungskraft sollten Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Vorbild an Pünktlichkeit sein. Damit Ihnen das gelingt, sollten Sie ausreichend viel Zeit für unvorhergesehene Termine und Anrufe blockieren. Dadurch kommen Sie nicht in Versuchung, zu viele Meetings und Termine an einem Tag zu haben. Pufferzeiten zwischen Terminen helfen, dass sich eine einzelne Zeitüberschreitung nicht gleich auf alle folgenden Termine auswirkt.
10. Optimieren Sie die E-Mail-Kommunikation
Bei E-Mails sind Sie nicht gezwungen, sie sofort zu bearbeiten. Schalten Sie die Benachrichtigung bei neuen Nachrichten aus. E-Mail Benachrichtigungen sind Störfaktor Nummer 1 im Arbeitsalltag.
Gewöhnen Sie sich an, Ihre E-Mails nicht mehr als drei- oder viermal am Tag abzurufen. Dadurch vermeiden Sie es, dass Sie ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen werden.
Ihre Kollegen erziehen Sie dadurch, dass die wirklich dringenden und wichtigen Angelegenheiten nicht mehr über E-Mail geschickt, sondern gleich telefonisch oder persönlich vorgebracht werden. Lassen Sie Ihren Kollegen einige Stunden Zeit, um auf Ihre E-Mail zu reagieren.
11. Erstellen Sie ein Experten-Netzwerk
Entwickeln Sie systematisch ein Expertennetzwerk: Schreiben Sie sich eine Liste mit Themen (spezielle Fachthemen, Computer, interne Organisation, Arbeitsrecht, Vertragsrecht, Personal) und notieren Sie sich die Experten, die Sie schon kennen und die sich im jeweiligen Gebiet perfekt auskennen.
Versuchen Sie nach und nach, bestehende Lücken zu füllen und damit für jede schwierige Situation einen kompetenten Ansprechpartner zu haben.
12. Verbessern Sie Ihr Know-how
Effizient sein heißt nicht immer, den leichtesten Weg zu gehen. Investieren Sie Zeit, um Ihr eigenes Know-how zu verbessern. Arbeiten Sie sich etwa intensiv in die Software ein, die Sie regelmäßig nutzen (E-Mail-Programm, Textverarbeitung, Planungssoftware). Legen Sie dabei die Schwerpunkte so, dass Sie anschließend einen möglichst großen Effizienzgewinn mithilfe der Technik erzielen können.
Investieren Sie auch Zeit, um Muster, Vorlagen und Checklisten zu entwickeln. Einmal erstellt, können Sie diese immer wieder nutzen. Schärfen Sie die Säge, bevor Sie mit stumpfem Sägeblatt mühevoll dicke Bretter sägen.
