ArbeitsorganisationRegeln zum Arbeitsschutz im Homeoffice

Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten dauerhaft ganz oder teilweise von zu Hause aus. Manche Unternehmen erlauben dabei nicht nur die Arbeit von zu Hause aus, sondern lassen die Beschäftigten gänzlich frei entscheiden, von wo aus sie ihre Arbeitsleistung erbringen möchten. Stichwort: mobile Arbeit.

Das Thema Arbeitsschutz kommt bei solchen Überlegungen und der Umsetzung flexibler Arbeitsmodelle in der Praxis oftmals zu kurz. Das kann erhebliche Haftungsrisiken für Unternehmen, deren gesetzliche Vertreter und Führungskräfte zur Folge haben.

Deshalb sollten Führungskräfte wissen, welche Leitlinien für einen effektiven und praxisnahen Arbeitsschutz bei Homeoffice, mobiler Arbeit und Telearbeit gelten.

Grundsatz: Arbeitsschutz gilt auch bei Arbeitsleistung außerhalb des Betriebs

In vielen Betrieben war und ist es üblich, dass die Beschäftigten ihre Arbeitsgeräte (oft Laptop und Handy) erhalten und dann teils monate- oder sogar jahrelang im Homeoffice verschwinden. Die Rahmenbedingungen dafür werden aber nicht konkret geregelt oder überprüft. An Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen wird oft nicht gedacht, zumal in vielen Unternehmen die Arbeit außerhalb des Betriebs mit Beginn der Coronapandemie eher überstürzt eingeführt wurde.

Wenn die Beschäftigten das Büro bereits verlassen haben und nicht unmittelbar sichtbare Probleme auftreten, wie beispielsweise Arbeitsunfälle, dann ist das Interesse am Arbeitsschutz gering. Rechtlich birgt ein solches Vorgehen allerdings einige Risiken, da arbeitsschutzrechtliche Vorgaben auch bei Arbeitsleistung außerhalb des Betriebs gelten.

Arbeitsschutzniveau richtet sich nach dem jeweiligen Arbeitsmodell

Das konkret einzuhaltende Arbeitsschutzniveau ergibt sich aus der Art und den Umständen der jeweiligen Beschäftigung. Deshalb ist bei Arbeitsleistung außerhalb des Betriebs streng zwischen verschiedenen Arbeitsmodellen zu unterscheiden. Dabei gilt: Homeoffice ist nicht gleich Homeoffice. Für die Praxis sind derzeit drei Begriffe relevant:

• Homeoffice
• mobile Arbeit
• Telearbeit

Diese stehen jeweils für ein bestimmtes Arbeitsmodell, für das wiederum jeweils unterschiedliche Anforderungen im Arbeitsschutz gelten. In der Praxis ist die Differenzierung zwischen diesen Arbeitsformen oft mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden, da Homeoffice, mobile Arbeit und Telearbeit nicht immer klar voneinander abgrenzbar sind.

Das klassische Homeoffice

Auch wenn der Begriff Homeoffice im alltäglichen Sprachgebrauch inzwischen sehr geläufig ist, findet er sich (bisher) nicht im Gesetz wieder. Gemeint ist die regelmäßige, gelegentliche oder vorübergehende Verrichtung der Arbeitsleistung von zu Hause.

Dafür braucht es kein eigens eingerichtetes häusliches Arbeitszimmer – Homeoffice ist auch die Arbeitsleistung am Küchentisch, wie viele Beschäftigte aus den letzten zwei Jahren zu berichten wissen. Gerade hieraus ergeben sich auch die arbeitsschutzrechtlichen Schwierigkeiten bei diesem Arbeitsmodell.

Was ist mobile Arbeit?

Die mobile Arbeit gibt den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Vergleich zum Homeoffice noch mehr Flexibilität im Hinblick auf den Arbeitsort. Gemeint ist hier das Arbeiten an jedem Ort außerhalb des Betriebs, zum Beispiel am Flughafen, in der Bahn, im Café oder zu Hause.

Mobile Arbeit umfasst somit auch das Homeoffice, ermöglicht aber darüber hinaus die Wahl anderer Arbeitsorte durch die Beschäftigten selbst. Bei echter mobiler Arbeit gilt aufgrund der Vielzahl möglicher Arbeitsplätze ein geringeres Arbeitsschutzniveau. Es kann dem Arbeitgeber nicht abverlangt werden, die Gefahren jedes möglichen Arbeitsplatzes außerhalb des Betriebs zu antizipieren.

Arbeiten die Beschäftigten allerdings de facto nur oder weit überwiegend von zu Hause aus, können arbeitsschutzrechtliche Pflichten in der Praxis nicht dadurch ausgehebelt werden, dass das Homeoffice als mobile Arbeit deklariert wird. Vorrangig ist hier stets die praktische Umsetzung.

Was sind Telearbeitsplätze?

Neben Homeoffice und mobiler Arbeit gibt es noch den sogenannten Telearbeitsplatz. Er ist gesetzlich definiert in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Bei einem Telearbeitsplatz handelt es sich um einen vom Arbeitgeber fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Beschäftigten.

Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt sind und die benötigte Ausstattung durch den Arbeitgeber bereitgestellt und installiert ist. In der Praxis gilt es daher herauszuarbeiten, ob die Arbeit von zu Hause aus nur als Homeoffice zu qualifizieren ist oder ob es sich um Telearbeit im Sinne der ArbStättV handelt.

Diese Differenzierung ist insbesondere für den Arbeitsschutz relevant, da sich der Arbeitsschutz bei Telearbeitsplätzen zusätzlich nach den Vorgaben der ArbStättV richtet.

Arbeitsschutz im Homeoffice

Für Homeoffice-Arbeitsplätze, die nicht als Telearbeitsplätze zu qualifizieren sind, findet die ArbStättV nach derzeitiger Rechtslage keine Anwendung. Auch für das Homeoffice ergeben sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) folgende Pflichten:

• Gefährdungsbeurteilung durchführen
• Beschäftigte zum Thema Arbeitsschutz unterweisen

Um mögliche Gefährdungen zu ermitteln, bieten sich Fragebögen oder (virtuelle) Begehungen der Homeoffice-Arbeitsplätze an.

Die zusätzlichen Vorgaben zur Bildschirmarbeit aus der ArbStättV sind im Homeoffice jedoch nicht zwingend einzuhalten. Dies gilt nach derzeitiger Rechtslage sogar selbst dann, wenn Arbeitgeber überhaupt keine oder nur noch wenige Arbeitsplätze im Betrieb bereitstellen, sodass die Arbeitnehmer faktisch im Homeoffice arbeiten müssen.

Arbeitsschutz bei mobiler Arbeit

Auch bei mobiler Arbeit gelten die Vorgaben der ArbStättV nicht. Erbringen die Beschäftigten ihre Arbeitsleistung ortsunabhängig am Laptop, sind sie für die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes grundsätzlich selbst verantwortlich.

Arbeitgeber müssen nach dem Arbeitsschutzgesetz dennoch eine Gefährdungsbeurteilung anfertigen. Sie ist hier aber eher allgemeiner Natur und befasst sich beispielsweise mit:

• psychischen Belastungen, die durch die Arbeit an wechselnden Arbeitsplätzen außerhalb des Betriebs entstehen und mit
• erwartbaren physischen Belastungen; zum Beispiel durch fehlende Ergonomie oder Störungen durch Umgebungsgeräusche.

Arbeitsschutz bei Telearbeit

Für Telearbeitsplätze ist das einzuhaltende Arbeitsschutzniveau im Vergleich zu Homeoffice und mobiler Arbeit höher:

• Gemäß § 3 ArbStättV besteht die Pflicht, eine Gefährdungsbeurteilung bei der erstmaligen Errichtung eines Telearbeitsplatzes durchzuführen; allerdings muss diese – anders als bei betrieblichen Arbeitsplätzen – nicht regelmäßig wiederholt werden.
• Aufgrund der Gefährdungsbeurteilung hat nach § 6 ArbStättV eine Unterweisung der Beschäftigten zu erfolgen.
• Außerdem müssen für Telearbeitsplätze die Vorgaben zur Bildschirmarbeit eingehalten werden. Sie betreffen zum Beispiel Neigungswinkel und minimale Beinfreiheit.

Eine praktische Herausforderung stellt naturgemäß die Einhaltung und Kontrolle dieser detaillierten Vorgaben dar, denn der Telearbeitsplatz befindet sich nicht im unmittelbaren Zugriffsbereich des Arbeitgebers.

Überprüfung elektronischer Betriebsmittel

Eine arbeitsschutzrechtliche Anforderung, die in der Praxis oft übersehen wird, ist die Pflicht zur regelmäßigen Überprüfung der elektronischen Betriebsmittel durch eine Fachkraft nach der DGUV-Vorschrift 3. Es gilt insoweit für die gängigen elektronischen Arbeitsmittel wie PC und Bildschirm eine Höchstfrist von 24 Monaten, unabhängig davon, ob die jeweiligen Betriebsmittel im Rahmen der Telearbeit, des Homeoffice oder der mobilen Arbeit zum Einsatz kommen.

Die Prüfung kann am Betriebssitz durchgeführt werden – dann müssen die Arbeitnehmer ihre Arbeitsmittel dorthin bringen. Die Prüfung kann auch zu Hause bei den Arbeitnehmern oder an Sammelpunkten in bestimmten Regionen stattfinden.

Zugangsrecht für Arbeitgeber zum häuslichen Arbeitsplatz

Ob die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben außerhalb des Betriebs eingehalten werden, kann in der Praxis nur vor Ort geprüft werden. Dazu müssen Arbeitgeber Zugang zum häuslichen Arbeitsplatz erhalten.

Da ein generelles Zugangsrecht für Arbeitgeber nicht besteht, muss dieses vertraglich eingeräumt werden.

Erst dann können Arbeitgeber überprüfen, ob die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben im Homeoffice oder bei Telearbeit tatsächlich eingehalten werden. Das sollte jedenfalls stichprobenartig möglich sein. Auch dies verdeutlicht die praktische Bedeutung und Notwendigkeit vertraglicher Vereinbarungen.

Vertragliche Vereinbarungen als wichtiges Instrument für den Arbeitsschutz

Um Homeoffice, mobile Arbeit und Telearbeit rechtssicher zu gestalten, sind in der Praxis vor allem die entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen von ganz wesentlicher Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um Arbeitsschutz und Arbeitszeitschutz, sondern auch um Datenschutz und die Voraussetzungen sowie Modalitäten für die Rückkehr der Beschäftigten an den betrieblichen Arbeitsplatz.

Eine gut gestaltete vertragliche Regelung kann späteren Streit und bestehende Risiken auf ein Minimum reduzieren. Hier können auch Themen wie die Aufzeichnung von Arbeitszeiten und der Ablauf der Prüfung der elektronischen Arbeitsmittel vorausschauend bedacht werden.

Regelungen zur Arbeitszeit außerhalb des Betriebs

Der gesetzliche Arbeitszeitschutz gilt bei Telearbeit, mobiler Arbeit und Homeoffice gleichermaßen. Die Höchstarbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeiten des Arbeitszeitgesetzes sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit sind auch bei diesen Arbeitsformen stets einzuhalten.

Deshalb kann eine generelle Verpflichtung der Beschäftigten zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten im Homeoffice, bei mobiler Arbeit und am Telearbeitsplatz sinnvoll sein. Überstunden sind ohnehin aufzeichnungspflichtig.

Hierdurch wird Arbeitgeber die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erleichtert. Auf Seiten der Beschäftigten können feste und nachvollziehbare Arbeitszeiten die Trennung von Arbeit und Privatem bei Erbringung ihrer Arbeitsleistung außerhalb des Betriebs erleichtern.

Wer muss auf die Einhaltung des Arbeitsschutzes achten?

Grundsätzlich müssen die Arbeitgeber für die Einhaltung des Arbeitsschutzes sorgen. Die Arbeit ist so auszugestalten, dass eine Gefährdung für die physische und psychische Gesundheit möglichst vermieden wird (§ 4 Nr. 1 ArbSchG). Neben Arbeitgeber sind aber auch die Beschäftigten verpflichtet, an der Einhaltung des Arbeitsschutzes mitzuwirken (§§ 15-17 ArbSchG).

Diese Mitwirkungspflicht kann insbesondere durch vertragliche Vereinbarungen zu Homeoffice, mobiler Arbeit oder Telearbeit ausgestaltet und konkretisiert werden.

Bei arbeitsschutzrechtlichen Verstößen drohen Bußgelder, Geld- und Freiheitsstrafen

Bei der Nichteinhaltung arbeitsschutzrechtlicher Vorgaben im Homeoffice, bei mobiler Arbeit oder bei Telearbeit sieht der Gesetzgeber für Arbeitgeber Bußgelder, Geld- und im Extremfall sogar Freiheitsstrafen vor.

Im Falle eines Schadensereignisses können Schadensersatzansprüche der Beschäftigten und Regressansprüche der Unfallversicherungsträger noch hinzukommen. Daher sollten Arbeitgeber die wesentlichen Instrumente des Arbeitsschutzes nicht vernachlässigen. Das gilt insbesondere für die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung.