ZusammenarbeitBereichsübergreifende Zusammenarbeit fördern

Die Zusammenarbeit zwischen Teams funktioniert oft nicht. Die Teammitglieder kommen dann mit ihrer Arbeit nicht voran und fühlen sich gebremst. Die Mitarbeiter leisten weniger, als sie eigentlich könnten. Konfliktpotenzial und Frustration nehmen zu.

Wie lassen sich die Rahmenbedingungen der täglichen Arbeit ändern, damit die Kommunikation und die Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen verbessert wird?

1. Führungskräfte müssen Barrieren abmildern

Doch wie lassen sich die Barrieren abbauen? Damit alle Mitarbeiter der einzelnen Teams gerne zusammenarbeiten, kommt es zunächst auf die Führungskräfte an. Sie müssen sich miteinander abstimmen und Entscheidungen schnell und klar treffen.

Bei der Zusammenarbeit mit Abteilungen weiß dann jeder, was zu tun ist. Man hilft sich gegenseitig. Auch Alters- und Kulturunterschiede spielen keine Rolle; sie befruchten die Arbeit, indem jeder seine Stärken einbringt. Die Prozessketten zu Lieferanten und Kunden sind klar definiert und alle halten sich daran.

Damit dies gelingt, müssen die Führungskräfte geeignete Rahmenbedingungen schaffen. Die Mitarbeiter brauchen ein klares Selbstverständnis von sich, ihren Aufgaben und ihrem Team. Damit jeder weiß, wofür er und die anderen da sind und damit es Gelegenheiten zum Austausch gibt. Die Führungskräfte müssen dies dem eigenen Team immer wieder vermitteln.

2. Aufgabenstellung und Rollenverteilung klar machen

Vorgesetzte schützen ihr Team. Sie sorgen vor allem dafür, dass es ein klares Profil hat, das es von allen anderen innerhalb und außerhalb des Unternehmens unterscheidet. Dazu zählt ein gemeinsames Selbstverständnis über den Zweck und die Ziele, eine klare Aufgabenstellung und Rollenverteilung.

Die Führungskraft muss vermitteln: „Dafür tragen wir in unserem Team die Verantwortung im Unternehmen.“ Damit schafft der Vorgesetzte die notwendige Sicherheit, die jedes Team braucht.

3. Aufgaben und Verantwortung anderer Teams sichtbar machen

Wenn jedes Team ein eigenes Selbstverständnis hat, kann es auch die anderen Teams sowie Kunden und Lieferanten besser verstehen. Klare Profile schaffen Einsicht. Der Vorgesetzte muss dafür sorgen, dass jeder weiß, was die anderen tun, wofür sie Verantwortung tragen und welche Aufgaben sie haben. Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Teams werden sichtbar und verständlich.

Hilfreich ist, wenn sich die Mitarbeiter dazu in das andere Team, mit dem sie zu tun haben, hineinversetzen, in gemeinsamen Besprechungen ein Verständnis für die jeweiligen Probleme, Ziele und Anforderungen herstellen. So respektieren sich die Teams gegenseitig.

4. Freiräume zum Austausch schaffen

Zunächst sind es nur einzelne Mitarbeiter, die den geschützten Innenbereich ihres Teams verlassen und sich mit einem Mitarbeiter eines anderen Teams verbinden. Sie kommunizieren häufig, stimmen sich ab, definieren gemeinsame Regeln und Prozesse, sodass die Aufgaben und die Abläufe in beiden Teams besser zueinanderpassen.

Der Vorgesetzte schafft dafür die notwendigen Freiräume. Oft sind das tatsächlich Räume für Besprechungen oder die Kaffee-Ecke, in der sich Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen treffen, über ihre Arbeit sprechen, sich abstimmen, offene Punkte klären oder gemeinsam Ideen entwickeln. So entsteht gegenseitiges Vertrauen.

5. Gemeinsame Ziele entwickeln

Wer seine Kollegen aus anderen Abteilungen, den Logistiker des Zulieferers und den Einkäufer des Kunden persönlich kennt, wer ein Verständnis für dessen Aufgaben, Anforderungen und Probleme entwickelt, kann sich auf die Suche nach gemeinsamen Zielen machen und entwickelt eine übergreifende Identität.

Wenn Probleme auftauchen, werden sie gemeinsam gelöst. Erfolgserlebnisse und Geschichten über eine gelungene Zusammenarbeit über die Teamgrenzen hinweg verdeutlichen und stärken das. Es entwickelt sich eine übergreifende Gemeinschaft.

6. Sich gegenseitig befruchten und gemeinsam lernen

Die Zusammenarbeit der Teams wird gefestigt und dauerhaft. Immer mehr Aufgaben und Prozesse werden aufeinander abgestimmt. Regeln, Organisationsstrukturen, Entscheidungsabläufe und Technik werden kompatibel. Dabei weiß jedes Team, was seine Kompetenzen sind und was die anderen machen.

In gleicher Weise erkennen die Mitarbeiter, wie diese unterschiedlichen Kompetenzen (und ihre jeweiligen Kulturen) zusammenspielen und sich befruchten können. Das fördert auch gemeinsame Lernprozesse. Es entsteht ein Gebilde mit einem gemeinsamen Ziel und Selbstverständnis.

7. Teams neu erfinden

Was für ein einzelnes Teammitglied gilt, lässt sich auch auf Teams insgesamt übertragen. Jeder benötigt Sicherheit und Respekt, den er dann auch anderen gegenüber zeigt. Von dieser sicheren Basis aus kann sich das Team öffnen für die Ziele der Mitarbeiter aus anderen Teams und Abteilungen, für deren Befindlichkeiten, Anforderungen und Interessen.

Es knüpft Kontakte, baut diese aus, richtet seine Tätigkeit und am Ende auch sein Selbstverständnis auf das der anderen aus. Eine solche Zusammenarbeit über die Abteilungsgrenzen hinweg kann nicht verordnet werden. Die Menschen müssen zueinanderfinden. Dabei handelt es sich um einen längeren Prozess, den die Führungskräfte anstoßen, begleiten und fördern müssen.