MeetingsSieben Tipps für erfolgreiche Besprechungen

Besprechungen sind dann erfolgreich, wenn sie lösungsorientiert, effizient und transparent durchgeführt werden. Aber wie erreichen Sie dieses Ziel? Wie bereitet man sich richtig vor? Und wie bereiten Sie die Besprechung sinnvoll nach? Tipps und eine Checkliste für die praktische Umsetzung.

Warum Besprechungen wichtig sind

Viele Führungskräfte verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Im Team, mit den Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen, mit der Geschäftsleitung oder im Vier-Augen-Gespräch. Oft kommt dabei gar nichts raus. Die Betroffenen klagen über Zeitverschwendung.

Dabei sind erfolgreiche Besprechungen essenziell, um Informationen auszutauschen, um:

sich abzustimmen,
die Verteilung von Aufgaben zu klären und
Entscheidungen zu treffen.

1. Prioritäten setzen

Eine Aufgabe, die für Sie essenziell ist, ist für Mitarbeitende oder Kolleginnen und Kollegen vielleicht nicht so wichtig, weil er noch ganz andere Aufgaben zu erledigen hat. Am Ende kommt es zu Missverständnissen und Konflikten, weil etwas nicht richtig eingeschätzt wurde.

Sprechen Sie Prioritäten miteinander ab. Sagen Sie, was für Sie die höchste Priorität hat und fragen Sie die anderen nach ihren Prioritäten. Prüfen Sie, ob das zueinander passt.

2. Kritisches Feedback einholen

Es darf nichts Kritisches vergessen werden. Manche Mitarbeiter haben noch eine gute Idee oder einen kritischen Beitrag, der verhindert, dass alle in eine Falle tappen oder in die falsche Richtung rennen. Sorgen Sie dafür, dass alles auf den Tisch kommt. Das verbessert die Qualität der Ergebnisse.

3. Nächste Schritte explizit planen

Menschen ist sehr viel geholfen, wenn sie wissen, was sie als Nächstes unternehmen sollen. Oft ist ihnen gerade der erste Schritt unklar. Oder andersherum: Ist der erste Schritt gemacht, funktionieren alle weiteren von allein.

Helfen Sie mit, dass andere den richtigen Einstieg finden. Sie erkennen so auch gleich, ob sie die richtige Richtung einschlagen.

4. Aufschieberitis vorbeugen

Schaffen Sie alle Voraussetzungen, damit die anderen mit den Aufgaben und der Umsetzung auch tatsächlich anfangen können. Es darf keine Entschuldigung geben:

„Ich konnte noch nicht beginnen, weil mir noch diese oder jene Information oder Entscheidung gefehlt hat.“

So verringern Sie Aufschieberitis.

5. Mögliche Probleme einplanen

Es kann immer etwas dazwischenkommen. Bereiten Sie sich darauf vor – zumindest gedanklich. Dann können Sie rechtzeitig und schneller eingreifen. Dann gibt es weniger unliebsame Überraschungen. Das entspannt die Situation für alle und macht das Team flexibler.

6. Folgetermine vereinbaren

Damit haben alle einen Termin, bis zu dem sie ein Ergebnis vorweisen müssen. Dann bleibt der Fortgang der Arbeiten nicht im Ungefähren. Jeder weiß: Bis dahin muss ich das erledigt haben. Es unterstreicht: Wir haben eine klare Vereinbarung.

7. Abwesende informieren

Manchmal müssen weitere Personen über das Ergebnis der Besprechung informiert werden. Weil sie davon betroffen sind, aus formalen Gründen oder weil Sie deren Unterstützung noch benötigen. Denken Sie einfach daran, diese Informationen-Bring-Schuld zu erfüllen.

Checkliste

Erfolgreiche Besprechungen durchführen

Bitte diese Fragen in das persönliche Notizbuch, den Terminkalender oder das Smartphone kopieren und zur Hand haben:

Was sind die Prioritäten?
Welche Ideen oder Bedenken haben Sie noch, die wir noch gar nicht angesprochen haben?
Was ist der nächste Schritt, den Sie gehen und bis wann werden Sie das erledigt haben?
Was brauchen Sie noch von mir, um das Besprochene erfolgreich umzusetzen?
Was könnte passieren oder eintreten, auf das wir uns jetzt schon vorbereiten sollten?
Wann sehen wir uns das nächste Mal, um dieses Thema wieder zu besprechen (und um zu sehen, wie weit Sie damit sind)?
Wer muss noch darüber Bescheid wissen, was wir hier besprochen haben und wie informieren wir diese Person oder Gruppe?