RechnungswesenBuchhaltung digitalisieren – umsteigen in sechs Schritten

Mit der digitalen Buchhaltung spart man Kosten und vereinfacht Prozesse. Aber wie funktioniert die Umsetzung reibungslos? Welche Vorschriften sind wichtig? Und wie plant man Abläufe zeitlich ein? Führen Sie die Digitalisierung am besten Schritt für Schritt durch – von der Planung bis zur Testphase.

Der Umstieg auf die papierlose Buchführung sollte systematisch geplant werden, mit den wichtigsten Fehlerquellen im Blick. So können Verantwortliche gewährleisten, dass das neue System effizient arbeitet und böse Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung ausbleiben.

Vorteile der digitalisierten Buchhaltung

Alle relevanten Daten lassen sich wesentlich effizienter erfassen, verarbeiten, auswerten und archivieren. Abläufe wie etwa Buchungen oder die Rechnungserstellung gehen schneller vonstatten, betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung.

Cloudbasierte Lösungen ermöglichen einen Einstieg in die Digitalisierung zu moderaten Kosten. Denn: Firmen müssen Buchhaltungssoftware, Server und Backupmedien gar nicht erst anschaffen. Damit wird die digitalisierte Buchführung auch für kleinere Unternehmen eine Option.

Verwaltungsvorschriften beachten für mehr Rechtssicherheit

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat eine Neuauflage der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht (Az. IV A4 – S 0316/19/10003:001).

Wer gegen die die GoBD verstößt, kann mit den Vorwürfen der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfrontiert werden. Schon kleine Fehler bei der Systemkonfiguration haben weitreichende Konsequenzen. Sind etwa Originalbelege nicht mehr vorhanden, können Finanzbeamte womöglich den Vorsteuerabzug versagen.

Welche Sicherheitsaspekte sind bei der Digitalisierung der Buchhaltung zu beachten?

Maßnahmen zum Schutz vor Datenverlust und Cyberangriffen sollten implementiert werden. Dazu gehören:

regelmäßige Software-Aktualisierungen,
Verwendung starker Verschlüsselungstechnologien,
sichere Passwörter,
Mehrfaktor-Authentifizierung sowie
regelmäßige Sicherheitsaudits und -schulungen für Mitarbeitende, um sie für potenzielle Sicherheitsrisiken zu sensibilisieren.

In 6 Schritten die Buchführung digitalisieren

Schritt 1: Mit Steuerberater abstimmen

Firmen sollten mit ihrem steuerlichen Berater vorab klären, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind.

Schritt 2: Zeit- und Ablaufplan erstellen

Zudem sollten sich Verantwortliche einen realistischen Überblick verschaffen, wie viel Zeit, Personal und Unterstützung durch externe Dienstleister notwendig ist und die entsprechenden Ressourcen in ausreichendem Umfang vorhalten. Die Umstellung sollten Unternehmen in kleinen Schritten nacheinander vornehmen, nicht auf einmal. So lassen sich einzelne Komponenten nach und nach an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten anpassen und Fehler leichter korrigieren.

Schritt 3: Passende Buchhaltungssoftware wählen

Firmen stehen vor der Herausforderung, dass die Buchhaltungssoftware genau zu ihren Bedürfnissen passt und beispielsweise nicht über- oder unterdimensioniert ist.

Schritt 4: Schnittstellen zu anderen Systemen einrichten

Entscheidend ist vor allem eine fehlerfreie Integration aller Vorsysteme wie Warenwirtschafts-, Fakturierungs- oder Lohnprogramme. Sie werden über Schnittstellen an das Hauptsystem angebunden und gewährleisten möglichst eine digitale Datenübernahme ohne Informationsverluste. Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Buchführung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket.

Schritt 5: GoBD-Konformität sicherstellen

Auch die Vorsysteme müssen GoBD-konform sein. Das bedeutet etwa, dass sie einen Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format zulassen.

Schritt 6: Testphase einplanen

Wichtig sind umfassende Testläufe, um das fehlerfreie Funktionieren der Schnittstellen und Zusammenspiel der einzelnen Komponenten zu gewährleisten. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, dass im Buchhaltungsprozess laufend aufwändige manuelle Korrekturen erforderlich sind. Die gewünschten Effizienzgewinne bleiben dann womöglich auf der Strecke.