ControllingWichtige Kennzahlen von unwichtigen unterscheiden

Warum werden wichtige Kennzahlen im Controlling nicht erkannt?

Was Vorgesetzte regelmäßig geliefert bekommen, können sie oft nicht richtig einordnen. Die wichtigen Fragen werden nicht beantwortet. Die Gründe dafür sind:

• Die Informationen sind nicht ausreichend auf die Strategie und die Ziele des Unternehmens ausgerichtet.
• Die Auswertungen und Berichte sind für den durchschnittlichen Leser schwer verständlich und nicht anschaulich.
• Vorgesetzte erkennen nicht, wann sie die Kennzahlen für welche Entscheidungen brauchen.

Was sind Kennzahlen im Controlling?

Kennzahlen sind verdichtete Kenngrößen oder Messwerte, die über einen zahlenmäßig erfassbaren Sachverhalt berichten. Es handelt sich um numerische Informationen, die die Struktur eines Unternehmens oder Teile davon sowie die sich in diesem Unternehmen vollziehenden Prozesse und Entwicklungen beschreiben.

Die Kennzahlen sollen ein Bild vermitteln, was in der Realität passiert, sodass die Manager eingreifen und steuern können, wenn sie meinen, dass das Unternehmen von seinem Weg und Ziel abkommt. Dazu werden Ist-Werte der Kennzahlen mit Soll-Vorgaben zu diesen Kennzahlen verglichen.

Auf wichtige Kennzahlen beschränken

Beschränken Sie sich auf die Kennzahlen, die für Ihren Arbeitsbereich wirklich wichtig sind. Wenn Sie für einen größeren Bereich oder für das gesamte Unternehmen verantwortlich sind, können Sie Ihre Kennzahlen beispielsweise in Form einer Balanced Scorecard (BSC) zusammenstellen.

Sie bestimmen die strategischen Ziele und überprüfen, mit welchen Kennzahlen Sie messen können, inwieweit Sie ein Ziel erreicht haben. Mit der BSC und ihren vier Dimensionen „Finanzen“, „Kunden“, „Prozesse“ und „Lernen“ stellen Sie sicher, über ein Instrumentarium für Ihre Planung und Steuerung zu verfügen. Hier gilt: Mehr als zwanzig Kennzahlen braucht es für die BSC im Allgemeinen nicht.

Noch weiter abspecken können Sie Ihr Kennzahlensystem, wenn Sie sich auf Ihre zentralen Erfolgsfaktoren fokussieren. Das sind die sogenannten Key Performance Indicators (KPI). Sie sind für alle Manager auf allen Ebenen im Unternehmen wichtig und werden von jedem individuell für den eigenen Verantwortungsbereich definiert.

Die beiden Schlüsselfragen dazu lauten:

• Woran werden die Leistungen und der Erfolg unseres Bereichs und unseres Teams festgemacht?
• Woran erkennen wir, ob ein Ziel oder ein Erfolgsfaktor erreicht wird?

Geben Sie sich Mühe, die Kennzahl herauszuarbeiten, die zu dem wirklich wichtigen Ziel und zum zentralen Erfolgsfaktor möglichst gut passt. Sie sollten Messgrößen hinterfragen und relativieren sowie einschätzen können, was sie wirklich damit aussagen können. Erst wenn im Team Klarheit und Konsens herrscht, wird eine Kennzahl zur Schlüsselkennzahl.

Kennzahlen bestimmen, berechnen und verwenden

Am Anfang der Arbeit mit Kennzahlen und der Analyse der Leistung steht häufig ein konkretes Problem oder ein Erkenntnisinteresse. Analysieren Sie deshalb dort, wo Sie ein wirkliches Problem erkennen.

Oft resultiert das daraus, dass vorgegebene Ziele nicht erreicht werden. Dann entsteht Handlungsdruck, etwas zu ändern oder die Leistungen zu verbessern.

Benennen Sie die Ziele für Ihren Verantwortungsbereich. Woran wird Ihr Erfolg gemessen? Wo erkennen Sie Probleme? Wo gibt es Handlungsdruck?

Weitere notwendige Schritte:

• Bestimmen Sie die Kennzahlen, um die Erreichung eines Ziels zu messen.
• Legen Sie fest, wie die Daten für die entsprechenden Kennzahlen gemessen werden (Messverfahren, Messrhythmus, Messverantwortlicher).
• Berechnen Sie die Kennzahlen aus diesen Daten und erklären Sie allen Mitarbeitern, was die Kennzahl bedeutet.
• Es muss Klarheit und Einverständnis darüber herrschen, was die Kennzahl aussagt – und was nicht.
• Erheben Sie die entsprechende Kennzahl über den für Sie relevanten Zeitraum.
• Arbeiten Sie regelmäßig mit diesen Kennzahlen. Leiten Sie Maßnahmen ab, indem Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber sprechen.
• Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Sie die Kennzahl für die Planung und Steuerung Ihres Verantwortungsbereichs noch brauchen.

In manchen Fällen müssen einzelne Sachverhalte genauer überprüft werden. Auch dabei können Kennzahlen helfen, indem sie Zusammenhänge aufdecken. Stellen Sie anhand der Kennzahlen konkrete Hypothesen auf und überprüfen Sie dann durch entsprechende Messungen und Berechnungen, ob Ihre Vermutung richtig ist.