DatenschutzNutzerauthentifiziertes Drucken

Wer kennt es nicht? Im Ausgabeschacht des Druckers liegen Dokumente, die nicht für jeden sichtbar sein sollten. Gehaltsnachweise oder Bewerbungsunterlagen sind vertrauliche Dokumente, die dem Datenschutz unterliegen. Das ist ein Sicherheitsrisiko, das kein Unternehmen eingehen sollte.

Doch was kann man dagegen tun, dass die Ausdrucke in die falschen Hände geraten?

Nutzerauthentifizierung am Drucker

Die Antwort ist: Nutzerauthentifizierung am Drucker, auch Secure Printing, Pull Printing oder Follow me printing genannt.

Konkret bedeutet dieses Secure Printing: Der Nutzer oder die Nutzerin will ein Dokument drucken, klickt an seinem PC, Laptop oder mobilen Gerät auf den Drucken-Button. Der Druckjob landet nun digital in einer Warteschleife.

Erst, wenn der Mitarbeiter an den Drucker seiner Wahl geht und sich am Gerät authentifiziert, startet die Druckausgabe auf Papier. Der Ausdruck kann dann direkt dem Druckerschacht entnommen werden und gelangt damit direkt in die richtigen Hände.

Warum ist Secure Printing wichtig?

Diese Absicherung von gedruckten Dokumenten gewinnt vor dem Hintergrund an Bedeutung, dass Menschen zunehmend nicht mehr jeden Tag an einem festen Arbeitsplatz sitzen. Viele Mitarbeitende teilen sich Schreibtische und Infrastruktur und damit auch Drucker.

Besonders deutlich wird dies in Co-Working-Spaces. Niemand möchte, dass ein ihm unbekannter Co-Worker die Ausdrucke am Gerät abholt und diese liest – ob absichtlich oder versehentlich.

Druckprozesse ohne Sicherheitskontrollen können eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen:

• Datenlecks und Sicherheitsrisiken: Unbeaufsichtigte Dokumente auf gemeinsam genutzten Druckern bergen das Risiko, dass vertrauliche Informationen von unbefugten Personen eingesehen oder sogar mitgenommen werden.
• Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die DSGVO oder andere regulatorische Anforderungen einhalten. Ohne geeignete Druckkontrollen ist dies oft nicht gegeben.

Methoden zur Nutzerautorisierung beim Drucken

Welche Verfahren zur Authentifizierung gibt es? Die Wahl der passenden Methode und Technik hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab:

• PIN-Code oder Passwort: Der Benutzer gibt an einem Drucker oder über eine Drucksoftware einen persönlichen Code ein, um den Ausdruck freizugeben. Diese Methode ist einfach umzusetzen, erfordert aber von den Nutzern das Merken und sichere Aufbewahren der Zugangsdaten.
• Chipkarte oder RFID: Viele Unternehmen nutzen bereits Mitarbeiterausweise mit RFID-Chips oder Magnetstreifen, die sich auch zur Drucker-Authentifizierung eignen. Ein einfaches Vorhalten der Karte am Drucker genügt, um den Druckauftrag freizugeben. Diese Methode ist besonders nutzerfreundlich und reduziert die Fehleranfälligkeit.
• Single-Sign-on (SSO) und Identitätsmanagement: Moderne IT-Systeme bieten Single-Sign-on-Lösungen, bei denen sich Nutzer einmal zentral anmelden und diese Authentifizierung auch für Druckdienste nutzen können. Dadurch wird der Druckprozess nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integriert.
• Mobile oder biometrische Authentifizierung: Einige Unternehmen setzen auf moderne Identifikationsmethoden wie mobile Apps, in denen Nutzer Druckaufträge bestätigen, oder biometrische Verfahren wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungstechnologien. Diese Verfahren bieten höchste Sicherheit und Komfort.

Nicht nur Sicherheit, sondern auch Sparpotenzial

Neben dem Sicherheitsaspekt spielt auch das Thema Kosten eine große Rolle, wenn es um Nutzerauthentifizierung am Drucker geht. Fehl- oder Doppel-Ausdrucke, verwaiste Druckaufträge und unnötige Ausdrucke treiben den Papier- und Tonerverbrauch unnötig in die Höhe.

Die Zahl der am Ende doch nicht benötigten Ausdrucke, die im Schacht verbleiben, kann reduziert werden.

• Reduzierung unnötiger Ausdrucke: Mitarbeitende drucken bewusster, wenn sie ihre Druckaufträge aktiv freigeben müssen.
• Vermeidung von Fehldrucken: Ungültige oder versehentlich doppelte Druckaufträge entfallen.
• Weniger Papier- und Tonerverbrauch: Durch gezieltes Drucken sinken die Materialkosten erheblich.
• Längere Lebensdauer der Drucker: Weniger Ausdrucke bedeuten weniger Wartung und geringeren Verschleiß der Geräte.

Fazit

Die Implementierung von nutzerauthentifiziertem Drucken ist ein entscheidender Schritt, um Sicherheitsrisiken zu minimieren, Kosten zu senken und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten. Unternehmen sollten die für sie passende Authentifizierungsmethode wählen, um ihre Druckprozesse sicherer und effizienter zu gestalten.

Durch den Einsatz moderner Technologien wie PIN-Codes, Chipkarten oder Single Sign-On lassen sich unkontrollierte Ausdrucke vermeiden und die gesamte Druckinfrastruktur optimieren. So wird sichergestellt, dass sensible Dokumente nur von den Personen eingesehen werden, für die sie bestimmt sind – und gleichzeitig werden erhebliche Kosten eingespart.