Profit-CenterMehrstufigen Deckungsbeitrag und Gewinn berechnen

Besonderheiten der Profit-Center-Rechnung

Mit der Profit-Center-Rechnung wird ermittelt, ob ein Unternehmensbereich, der als Profit-Center organisiert ist, wirtschaftlich arbeitet und welchen Erfolg er erzielt.

Die Profit-Center-Rechnung geht über die Kosten- und Leistungsrechnung hinaus, wie sie für ein Unternehmen insgesamt durchgeführt wird. Denn sie hat einige Besonderheiten:

• Für das einzelne Profit-Center werden nicht nur Kosten betrachtet, die es verursacht. Auch seine Leistungen werden ihm zugerechnet.
• Das gilt zudem für solche Leistungen, die für andere Organisationseinheiten desselben Unternehmens erbracht werden, also interne Leistungen.
• Für die Bewertung und Wirtschaftlichkeitsrechnung eines Profit-Centers werden nicht nur die Kosten betrachtet, die es selbst verursacht. Auch solche Kosten, die von anderen Bereichen oder vom Unternehmen insgesamt verursacht werden, müssen den Profit-Centern zugeordnet werden.
• Da einige der Kosten von den Profit-Centern selbst nicht beeinflusst werden können, muss ein sachgerechter und fairer Schlüssel gefunden und angewendet werden, mit dem alle Kosten im Unternehmen auf die Profit-Center verteilt werden.

Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung

Aus diesen Besonderheiten und Anforderungen an die Profit-Center-Rechnung ergeben sich einige Schwierigkeiten bei der Wirtschaftlichkeitsrechnung und bei der Erfolgsrechnung für Profit-Center. Sie können mit der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung gelöst werden.

Die Merkmale der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung sind:

• Die Kosten des Unternehmens werden in mehreren Schritten (Stufen) auf die einzelnen Profit-Center verteilt.
• Für jeden Schritt kann ein sachlich angemessener Schlüssel für die Kostenverteilung angewendet werden.
• Die Schlüssel müssen genau festgelegt, messbar und eindeutig anzugeben sein. Sie müssen zudem möglichst fair die Kosten verteilen, sodass eine korrekte Bewertung der Profit-Center und ihrer Ergebnisse möglich ist.
• Den Kosten werden die Leistungen und Umsätze gegenübergestellt, die ein Profit-Center erwirtschaftet. Diese müssen ebenfalls sachlich korrekt ermittelt und jedem einzelnen Profit-Center zugerechnet werden.

Welche Kosten werden auf die Profit-Center verteilt?

Die Kosten, die ein Profit-Center unmittelbar selbst verursacht und beeinflussen kann, werden ihm direkt zugeordnet. Das sind die internen Kosten des Profit-Centers und die Kosten für Leistungen, die es von anderen Unternehmensbereichen erhält.

Andere Unternehmenskosten haben mit dem einzelnen Profit-Center zunächst nichts zu tun. Sie resultieren aus den (strategischen) Entscheidungen der Geschäftsleitung und fallen für die unternehmerische Entwicklung insgesamt an. Profit-Center profitieren davon (zunächst) nicht und sie können die Kosten auch nicht beeinflussen.

Die Geschäftsleitung des Unternehmens muss deshalb im Einzelfall entscheiden, welche Kosten eines Unternehmens auf die einzelnen Profit-Center verteilt werden sollen. Möglich ist, sämtliche Kosten zu verteilen. Zu den Kosten des Gesamtunternehmens gehören etwa:

• Personalkosten der Geschäftsleitung
• Kosten für Stabsstellen
• Kosten für die Akquisition anderer Unternehmen

Sie können dort verbleiben und nicht auf Profit-Center verrechnet werden. Wie weit die Kostenverteilung geht, hängt davon ab, nach welchen Kriterien die Geschäftsleitung den Erfolg der Profit-Center bewerten will.

Stufen der Deckungsbeitragsrechnung im Profit-Center

Folgende Stufen der Profit-Center-Rechnung und der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung können unterschieden werden:

1. Stufe: Einzelkosten und variable Kosten des Profit-Centers

Die Einzelkosten und variablen Kosten des Profit-Centers entstehen, wenn es Leistungen erstellt. Diese Kosten können den Produkten oder Dienstleistungen des Profit-Centers direkt zugeordnet werden.

Dazu zählen Materialeinzelkosten, Fertigungseinzelkosten, Vertriebsprovisionen, Sondereinzelkosten im Vertrieb oder in der Verwaltung des Profit-Centers.

Diese Kosten werden vollständig dem einzelnen Profit-Center zugerechnet.

2. Stufe: Gemeinkosten und fixe Kosten, die im Profit-Center anfallen

Unabhängig davon, ob und wie viel ein Profit-Center leistet, können weitere Kosten innerhalb des Profit-Centers anfallen.

Beispiele dafür sind Personalkosten für Mitarbeitende in der Leitung oder Verwaltung des Profit-Centers, Entwicklungs-, Vertriebs- und Marketingkosten für Produkte, die nur das Profit-Center erstellt, Wartungs- oder Instandsetzungskosten für Maschinen, die nur das Profit-Center nutzt.

Auch diese Kosten werden vollständig dem einzelnen Profit-Center zugerechnet.

3. Stufe: Kosten, die für Einzelleistungen des Unternehmens für das Profit-Center anfallen

Profit-Center nehmen Leistungen in Anspruch, die in zentralen Bereichen oder Stabsabteilungen des Unternehmens erbracht werden. Dabei kann anhand einer Kenngröße berechnet werden, wie viele Leistungen ein einzelnes Profit-Center in Anspruch nimmt.

Beispiele sind: Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch die zentrale Personalabteilung, Anfragen bei der zentralen IT-Abteilung bei Problemen, Zeichnungsänderungen für Produkte, die in der zentralen Konstruktionsabteilung durchgeführt werden, Beratung durch die zentrale Rechtsabteilung in juristischen Fragen.

Diese Kosten werden nach dem Maß der Inanspruchnahme auf das einzelne Profit-Center verteilt.

4. Stufe: Kosten, die für Gesamtleistungen im Unternehmen anfallen

Das Unternehmen erbringt außerdem Leistungen, die dem Unternehmen insgesamt – und damit über kurz oder lang direkt oder indirekt den Profit-Centern – zugutekommen. Allerdings lässt sich keine Kenngröße angeben, die eindeutig sagt, in welchem Maße ein einzelnes Profit-Center von diesen Leistungen profitiert.

Beispiele für solche Unternehmensleistungen sind die Kosten für Forschung und Entwicklung, für strategische Stabsabteilungen, für Sponsoring-Maßnahmen, die dem Unternehmensimage dienen, für die Akquisition und Integration anderer Unternehmen.

Die Geschäftsleitung muss entscheiden, welche dieser Kosten sie dem Profit-Center zurechnet und wie sie diese verteilt.

Schlüssel der Kostenverteilung auf die Profit-Center genau festlegen

Die Kosten der ersten und zweiten Stufe können eindeutig und zu einhundert Prozent dem Profit-Center zugerechnet werden, in dem die Kosten entstehen.

Für die Berechnung des Anteils der Kosten in Stufe drei, der einem Profit-Center zugerechnet wird, braucht es einen sachgerechten Schlüssel. Er leitet sich aus einer Kenngröße ab, die treffend ausdrückt, wie viel Leistung ein Profit-Center in Anspruch nimmt. Beispiele für diese Schlüssel sind:

• Kosten für Miete und Gebäude werden nach dem Anteil der Fläche ermittelt, die ein Profit-Center belegt (in Quadratmetern).
• Kosten der Personalverwaltung werden nach der Anzahl der Beschäftigten eines Profit-Centers verteilt.
• Kosten der EDV-Betreuung werden nach Anzahl der Computer, die ein Profit-Center einsetzt, verteilt.
• Personalkosten der juristischen Abteilung des Unternehmens werden nach dem Zeitanteil verteilt, den ein Profit-Center durch seine Anfragen in Anspruch nimmt. Die Hausjuristen schreiben dazu auf, wie viele Stunden sie für ein Profit-Center gearbeitet haben.

Für die Kosten, die auf der vierten Stufe anfallen, können solche Verteilungsschlüssel nicht angegeben werden. Sie müssen nach einer allgemeinen Kenngröße verteilt werden.

• Oft werden diese Kosten nach dem Umsatzanteil eines Profit-Centers verteilt; umsatzstarke Profit-Center müssen einen höheren Anteil schultern als umsatzschwache.
• Diese Kosten können aber auch nach der Anzahl der Beschäftigten im jeweiligen Profit-Center verteilt werden.
• Schließlich können diese Kosten auch nach der Zahl der Profit-Center verteilt werden; jedes Profit-Center trägt den gleichen Anteil.

Eine solche Kostenverteilung lässt sich mit Steuerzahlungen vergleichen, die ein Profit-Center an die zentrale Unternehmensleitung leistet.

Leistungen der Profit-Center mit Verkaufspreisen und Verrechnungspreisen bewerten

Um den Gewinn (Profit) zu berechnen, müssen neben den Kosten auch die Umsätze ermittelt werden, die ein Profit-Center erzielt. Der Umsatz steht für das, was ein Profit-Center leistet. Er berechnet sich aus der Anzahl der produzierten Güter oder erbrachten Dienstleistungen und dem Preis für diese Leistungen.

Wenn das Profit-Center seine Leistungen an einen externen Kunden verkauft, wird der Umsatz genauso berechnet wie für das Unternehmen: Anzahl der Leistungen multipliziert mit dem erzielten Verkaufspreis pro Leistungseinheit. Preisnachlässe oder Rabatte können den Verkaufspreis reduzieren – oder sie gehen als besondere Vertriebskosten in die Kostenberechnung der Stufe eins ein.

Schwieriger wird es, wenn ein Profit-Center seine Leistungen für eine andere Einheit des gleichen Unternehmens erstellt. Zum Beispiel kann das Profit-Center „Motorenfertigung“ seine Leistungen an das Profit-Center „Endmontage“ verkaufen.

In diesem Fall wird der Verkaufspreis nicht durch den Markt und Wettbewerb festgelegt; er muss vom Unternehmen als sogenannter Verrechnungspreis festgelegt werden. Dafür gibt es verschiedene Methoden zur Ermittlung der Verrechnungspreise:

• Marktpreise: Der Verrechnungspreis entspricht dem Preis, den das Unternehmen bezahlen würde, wenn es die gleiche Leistung von einem externen Lieferanten bezieht.
• Herstellkosten: Das leistende Profit-Center ermittelt die Herstellkosten oder Selbstkosten, addiert einen Gewinnzuschlag und berechnet daraus den Verrechnungspreis.
• Frei aushandeln: Das leistende und das empfangende Profit-Center handeln den Verrechnungspreis selbst aus.

Gewinn eines Profit-Centers berechnen

Wenn die Kosten und die Umsätze eines Profit-Centers mit der hier dargestellten Vorgehensweise ermittelt sind, kann der Gewinn berechnet werden. Grundlage dafür ist die klassische betriebswirtschaftliche Formel zur Gewinnberechnung:

Gewinn = Umsatz - Kosten

Um die Besonderheiten der Profit-Center-Rechnung deutlich zu machen, wird diese Formel differenziert. Der Gewinn des Profit-Centers lässt sich dann folgendermaßen berechnen:

Umsatz = Summe aus

• Umsatz mit externen Kunden: Anzahl Leistungen × Verkaufspreis pro Leistungseinheit
• Umsatz mit internen Kunden: Anzahl Leistungen × Verrechnungspreis pro Leistungseinheit

Kosten = Summe aus

• Anzahl Leistungen × variable Kosten oder Einzelkosten pro Leistungseinheit
• Fixkosten oder Gemeinkosten des Profit-Centers
• Kosten für verrechenbare Unternehmensleistungen: (Anzahl der Leistungen, die das Profit-Center empfängt ÷ Anzahl der Leistungen des Unternehmens insgesamt) × Kosten pro Leistungseinheit
• Kosten für nicht direkt verrechenbare Unternehmensleistungen: (Umsatz des Profit-Centers ÷ Umsatz des Unternehmens) × Gemeinkosten des Unternehmens

Das Ergebnis aus der Summe für den Umsatz minus der Summe aller verteilten Kosten ist der Operating Profit oder Gewinn des Profit-Centers.

Diese Formel kann noch weiter differenziert werden, wenn beispielsweise fertige und unfertige Leistungen, Eigenleistungen oder kalkulatorische Leistungen berücksichtigt werden oder wenn einzelne Kostenarten gesondert ausgewiesen werden, wie zum Beispiel Kapitalkosten oder kalkulatorische Wagnisse.

Beispiel: Gewinnberechnung eines Profit-Centers

Ein Profit-Center des Unternehmens stellt Elektromotoren her. Diese werden sowohl an externe Kunden als auch an interne Profit-Center verkauft. Es wird nur eine Standardvariante des Motors produziert. Folgendes wurde ermittelt:

Gesamtumsatz des Unternehmens: 100.000.000 EUR
Anzahl der produzierten Elektromotoren für externe Kunden: 12.000 Stück
Anzahl der produzierten Elektromotoren für interne Profit-Center: 10.000 Stück
Verkaufspreis an externe Kunden: 200 EUR pro Stück
Verrechnungspreis für interne Profit-Center: 200 EUR pro Stück

Variable Kosten für produzierte Elektromotoren: 50 EUR pro Stück
Fixkosten im Profit-Center: 1.250.000 EUR

Anzahl Mitarbeitenden im Profit-Center: 50
Kosten Lohnabrechnung (aus Prozesskostenrechnung für das Shared-Service-Center Personalverwaltung): 60 EUR pro Lohnabrechnung und pro Jahr

Anzahl IT-Endgeräte im Profit-Center: 100
Kosten EDV-Betreuung (aus Prozesskostenrechnung für das Shared-Service-Center EDV): 100 EUR pro Computer und pro Jahr

genutzte Fläche des Profit-Centers: 2.500 qm
Kosten Gebäudenutzung (aus Prozesskostenrechnung für das Shared-Service-Center Gebäudemanagement): 100 EUR pro Quadratmeter und pro Jahr

Anzahl Stunden für Produktentwicklung und Konstruktion für das Produkt Elektromotor (nach Stundenaufschreibung der zentralen Entwicklungsabteilung): 300 Stunden
Kosten für Entwicklungsleistungen: 100 EUR pro Stunde

Kosten für Unternehmensleitung (zum Beispiel Marketing, Forschung und allgemeine Entwicklung, Verwaltung, Gebäude, Geschäftsleitung): 30.000.000 EUR

Aus diesen Angaben ergibt sich für das Profit-Center Elektromotoren die Gewinnermittlung, wie in der folgenden Tabelle dargestellt.