Compliance-RegelnDiensthandy nutzen – 6 Tipps von der Rechtsexpertin

Dürfen Arbeitgeber die E-Mails und SMS auf den Diensthandys der Mitarbeitenden lesen? Welche Absprachen zur Erreichbarkeit werden getroffen? Wie schützt man Betriebsgeheimnisse auf dem Firmenhandy? Und sind Arbeitnehmer dazu überhaupt verpflichtet? Wer haftet beim Verlust des Diensthandys? Antworten auf diese Fragen haben die Autoren.

Wann sind Diensthandys steuerfrei?

Werden mobile Geräte den Mitarbeitenden vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, dürfen Smartphones und Co. meistens auch privat genutzt werden. Ihre Überlassung für private Zwecke ist in der Regel steuerfrei, denn der Gesetzgeber sieht darin keinen geldwerten Vorteil und verzichtet für die private Verwendung auf die Zahlung der Einkommenssteuer.

Gleiches gilt für die Nutzung von Zubehör, wie Drucker oder der dazugehörigen Software.

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist allerdings, dass der Arbeitgeber der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer nicht das wirtschaftliche Eigentum an dem überlassenen Gerät überträgt. Das heißt, der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für Reparatur, Entsorgung oder ein neues Gerät, falls das Handy zu Schaden kommt. In § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes (EkStG) heißt es dazu:

„Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.“

Auf die folgenden Punkte sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten, wenn ein Diensthandy zur Verfügung gestellt wird.

Tipp 1: Recht auf das Lesen von E-Mails und SMS prüfen

Unternehmen haben keinen Anspruch darauf, Verbindungdaten zu kontrollieren oder die Inhalte von SMS oder E-Mails zu lesen, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer das Mobiltelefon auch privat nutzen darf. Allerdings kann der Arbeitgeber jederzeit die Herausgabe des Handys fordern.

Wenn die private Nutzung ausdrücklich untersagt ist, darf der Arbeitgeber in der Regel auch auf E-Mails zugreifen, sofern diese nicht erkennbar, doch privater Natur sind. Darüber hat bereits der Europäische Gerichtshofs für Menschenrechte entschieden (EGMR, Urteil vom 12.01.2016, Az. 61496/08).

Problematisch kann es sein, wenn es im Betrieb gar keine Regelung zur Privatnutzung gibt oder eine solche sogar geduldet wird. Ist die Privatnutzung erlaubt oder geduldet, ist der Arbeitgeber in der Regel Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen und unterliegt gemäß § 88 Telekommunikationsgesetz (TKG) dem Fernmeldegeheimnis.

Das heißt, er darf regelmäßig ohne Einwilligung des Arbeitnehmers – unter Umständen genügt eine entsprechende Gestattung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung – keine E-Mails einsehen.

Tipp 2: Absprachen zur Erreichbarkeit treffen

Viele Mitarbeitende mit Diensthandy fühlen sich verpflichtet, jederzeit und außerhalb ihrer gewöhnlichen Arbeitszeiten erreichbar zu sein. Der Arbeitgeber hat zwar das Recht seine Mitarbeiter jederzeit anzurufen, diese müssen den Anruf aber nicht entgegennehmen.

Eine Erreichbarkeit außerhalb der jeweiligen Arbeitszeiten kann der Arbeitgeber regelmäßig nur bei Vereinbarung einer zu vergütenden oder in Freizeit auszugleichenden Rufbereitschaft oder eines entsprechenden Bereitschaftsdienstes verlangen. Unternehmen und Mitarbeitende sollten vor der Vergabe des Firmenhandys genau festlegen, wann die Erreichbarkeit verpflichtend ist und wann nicht.

Tipp 3: Apps nicht eigenmächtig downloaden

Laden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eigenmächtig eine App auf das Diensthandy, die das Telefon mit einem Virus befällt und somit unbrauchbar macht, könnte dieses Verhalten zu Schadensersatzzahlungen und auch zu einer Abmahnung führen. Die Installation von Apps sollte deshalb vorher mit dem Arbeitgeber besprochen werden.

Tipp 4: Betriebsgeheimnisse auf dem Diensthandy schützen

Wenn der Arbeitnehmer sensible Firmendaten auf dem Diensthandy gespeichert hat, muss er dafür sorgen, dass diese nicht in die falschen Hände gelangen.

Private und dienstliche E-Mail-Konten sollten beispielsweise nicht miteinander verknüpft werden. Dadurch wird vermieden, dass eine vertrauenswürdige E-Mail an den falschen Empfänger gesendet wird.

Tipp 5: Haftung bei Verlust des Diensthandys klären

Handeln Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur leicht fahrlässig, müssen sie in der Regel nicht für Schäden am Diensthandy haften. Dies ist etwa dann der Fall, wenn das Diensthandy versehentlich auf den Boden fällt oder es trotz entsprechender Vorkehrungen gestohlen wird.

Anders sieht das bei grober Fahrlässigkeit aus, wenn Mitarbeitende das Diensthandy unbeaufsichtigt liegen lassen und damit einen Diebstahl begünstigen. Durch dieses Verhalten ermöglichen sie fremden Personen den Zugriff auf sensible Daten.

Sichern Arbeitnehmer darüber hinaus das Handy nicht mit einem Passwort oder einer PIN, vergrößern sie unter Umständen den durch den Diebstahl verursachten Schaden. Sie müssen dann anschließend nicht nur für den entstandenen Schaden aufkommen, sondern müssen in der Regel auch mit einer Abmahnung rechnen. Deshalb empfiehlt es sich, das Handy zumindest mit einem Passwort zu sichern.

Tipp 6: Bedingungen zu privater und beruflicher Nutzung schriftlich abklären

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können die Überlassung und Nutzung eines Diensthandys nicht ablehnen. Der Arbeitgeber kann erwarten, dass seine Mitarbeitenden während der gewöhnlichen Arbeitszeit auch außerhalb des Betriebs erreichbar sind. Außerhalb seiner Arbeitszeit kann der Arbeitnehmer das Gerät aber ausschalten.

Generell gilt: Unter welchen Bedingungen das Handy auch privat genutzt werden darf, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestenfalls schriftlich festhalten, um Probleme zu vermeiden.