PersonalplanungEntsendung von Mitarbeitern in die Schweiz

Die Entsendung von Mitarbeitenden in die Schweiz ist eine komplexe Aufgabe, die genaue Planung und sorgfältige Vorbereitung erfordert. Von Meldepflichten über Arbeitsbewilligungen bis zu Sozialversicherungs- und Steuerfragen. Erfahren Sie, worauf es ankommt, um Projekte ohne unnötige Verzögerungen oder rechtliche Risiken zu realisieren.

Was bedeutet die Entsendung in die Schweiz genau?

Unter einer Entsendung versteht man den temporären Einsatz einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im Ausland – in diesem Fall in der Schweiz – im Auftrag seines Arbeitgebers. Während des Einsatzes bleibt der Arbeitnehmer beim ursprünglichen Unternehmen angestellt. Ziel ist es, spezielle Aufgaben vor Ort zu erledigen, ohne dass der Lebensmittelpunkt dauerhaft in die Schweiz verlegt wird.

Die Entsendung ist typisch für grenzüberschreitende Projekte in Branchen wie Bau, Maschinenbau, IT oder Beratungsdienstleistungen. Entscheidend ist, dass der Mitarbeiter formell weiterhin im Heimatland angestellt bleibt und von dort auch entlohnt wird.

Welche Vorbereitungen sind erforderlich?

Eine erfolgreiche Entsendung beginnt mit einer detaillierten Vorbereitung. Unternehmen sollten zunächst prüfen, ob der Mitarbeiter die Voraussetzungen für die Tätigkeit in der Schweiz erfüllt, und alle relevanten Dokumente frühzeitig bereitstellen. Hierzu zählen:

  • Arbeitsvertrag: Dieser bleibt während der Entsendung gültig, sollte jedoch Entsendungsbedingungen wie Dauer, Vergütung und Rückkehr klar regeln.
  • Entsendungsvereinbarung: Ein Zusatzdokument, das die spezifischen Modalitäten der Entsendung festhält.
  • Nachweise über Qualifikationen und berufliche Berechtigungen, sofern diese für die Tätigkeit relevant sind.

Welche Rolle spielen die flankierenden Maßnahmen in der Schweiz?

Die Schweiz hat sogenannte flankierende Maßnahmen eingeführt, um den Schutz der in der Schweiz arbeitenden Personen zu gewährleisten und faire Wettbewerbsbedingungen zu sichern. Diese Maßnahmen umfassen insbesondere:

  • Kontrollen der Lohn- und Arbeitsbedingungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die entsandten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die in der Schweiz geltenden Arbeitszeitregeln einhalten und nicht weniger als der schweizerische Mindestlohn bezahlt wird.
  • Kautionen in risikobehafteten Branchen: In Branchen wie dem Baugewerbe müssen Unternehmen manchmal Sicherheiten hinterlegen, um potenzielle Strafen oder Nachzahlungen abzusichern.
  • Sanktionen bei Verstößen: Werden Mindestvorgaben nicht eingehalten, drohen Strafen, wie Bußgelder oder Arbeitsverbote für zukünftige Projekte in der Schweiz.

Welche Meldepflichten bestehen für Unternehmen?

Vor Beginn der Tätigkeit in der Schweiz ist es zwingend erforderlich, die Entsendung den zuständigen Schweizer Behörden zu melden. Die wichtigsten Punkte dabei sind:

  • Spätestens acht Tage vor Arbeitsbeginn muss die Meldung erfolgen.
  • Arbeitgeber müssen Angaben zur Person des Mitarbeiters, zur Tätigkeit, zum genauen Einsatzort und zur voraussichtlichen Dauer machen.
  • In besonders regulierten Branchen wie der Gastronomie oder dem Baugewerbe kann eine frühere Meldung oder zusätzliche Dokumentation erforderlich sein.

Wichtig ist auch die korrekte Erfassung und Bereitstellung von Nachweisen, um die Meldepflicht zu erfüllen.

Tipp

Melde- und Informationsplattform in der Schweiz

Die Schweizer Bundesbehörde hat eine Informationsplattform eingerichtet, auf der Sie alle Informationen zur Entsendung von Arbeitskräften finden.

Dort können Sie auch für den Einzelfall mit einem Online-Formular klären, welche Meldepflichten bestehen.

Was müssen Unternehmen über Arbeitsbewilligungen wissen?

Die Dauer des Aufenthalts und die Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters bestimmen, ob eine Arbeitsbewilligung benötigt wird. Es gibt drei relevante Fälle:

Kurzzeitaufenthalt (bis zu 90 Tage pro Kalenderjahr)

Für Einsätze von bis zu 90 Tagen pro Kalenderjahr ist in der Regel keine Arbeitsbewilligung erforderlich. Stattdessen reicht eine ordnungsgemäße Meldung der Tätigkeit aus. Unternehmen sollten jedoch prüfen, ob branchenspezifische Sonderregelungen vorliegen, die zusätzliche Anforderungen stellen könnten.

Beachten Sie: Diese 90-Tage-Grenze gilt sowohl für einzelne Mitarbeitende als auch für das Unternehmen insgesamt.

Beispiel: Will die Müller GmbH ihre Mitarbeiterin Katrin Schulz im Rahmen eines Projekts zehnmal für fünf Tage in die Schweiz entsenden, bleibt alles unter der 90-Tage-Grenze. Wird Frau Schulz bei denselben Terminen von anderen Kollegen der Müller GmbH begleitet, bleibt es bei den 50 Tagen; die Anzahl der Mitarbeitenden, die gleichzeitig für das gleiche Projekt entsendet werden, wird nicht einberechnet.

Entsendet die Müller GmbH neben Frau Schulz weitere Kollegen an anderen Tagen in die Schweiz, dann werden alle Tage aufsummiert. Das 90-Tage-Kontingent der Müller GmbH ist dann bald aufgebraucht. Für die Entsendung braucht es eine Bewilligung.

Langzeitaufenthalt (mehr als 90 Tage)

Für längere Aufenthalte von über 90 Tagen in einem Jahr sind sowohl eine Aufenthaltsbewilligung als auch eine Arbeitsbewilligung erforderlich.

  • EU-/EFTA-Bürger: Sie profitieren von vereinfachten Verfahren (Freizügigkeitsabkommen) und erhalten in der Regel problemlos die benötigte Bewilligung.
  • Drittstaatsangehörige: Hier ist das Verfahren deutlich aufwendiger. Es umfasst oft eine Prüfung der Arbeitsmarktsituation und eine Begründung, warum ein lokaler Kandidat nicht geeignet ist.

Pendlerbewilligung

Eine Pendlerbewilligung kann relevant sein, wenn Mitarbeitende aus grenznahen Regionen regelmäßig zwischen Wohnort außerhalb und Arbeitsort in der Schweiz pendeln. Dies betrifft insbesondere Mitarbeitende aus EU-/EFTA-Ländern.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Kriterien für eine grenzüberschreitende Beschäftigung erfüllt sind, einschließlich der regelmäßigen Rückkehr ins Heimatland.

Wie werden Sozialversicherungsfragen geregelt?

Mitarbeitende, die in die Schweiz entsandt werden, bleiben in der Regel in den Sozialversicherungssystemen ihres Heimatlandes versichert. Hierbei gelten spezielle Regelungen, insbesondere innerhalb der EU/EFTA:

A1-Bescheinigung

Dieses Dokument ist notwendig, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende, die vorübergehend in der Schweiz arbeiten, weiterhin im Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes verbleiben. Es dient als Nachweis für Behörden und Arbeitgeber, dass keine Doppelversicherungen oder unnötigen Beitragszahlungen in der Schweiz anfallen.

Die A1-Bescheinigung muss vor Beginn der Entsendung bei der zuständigen Behörde im Heimatland beantragt werden.

Maximale Entsendedauer

Die maximale Dauer von 24 Monaten ist in den meisten Fällen ausreichend für typische Entsendeprojekte. Wenn eine längere Entsendung geplant ist, sind spezielle Ausnahmeregelungen oder eine Verlängerung der A1-Bescheinigung zu prüfen. Nach Ablauf der 24 Monate könnte eine Überführung ins Schweizer Sozialversicherungssystem erforderlich sein, was sorgfältig vorbereitet werden sollte.

Renten-, Kranken- und Unfallversicherung

Für die Zeit der Entsendung bleiben die Versicherungen des Heimatlandes gültig. Es ist jedoch sicherzustellen, dass diese den gesetzlichen Mindestanforderungen in der Schweiz entsprechen. Andernfalls könnten Bußgelder oder Nachforderungen drohen.

Zusätzlich sollten Unternehmen den Versicherungsschutz in Bezug auf die spezifischen Risiken in der Schweiz prüfen. Dazu gehören etwa Deckungen für Berufsunfälle und arbeitsbedingte Krankheiten, die gegebenenfalls durch eine Zusatzversicherung nach Schweizer Recht ergänzt werden müssen.

Wie werden entsandte Mitarbeitende besteuert?

Steuerliche Fragen sind besonders wichtig, da Mitarbeitende je nach Art der Tätigkeit und ihrer Aufenthaltsdauer steuerpflichtig in der Schweiz werden können. Grundsätzlich gilt:

  • Doppelbesteuerungsabkommen (DBA): Die Schweiz hat mit vielen Ländern Abkommen geschlossen, die regeln, in welchem Land das Einkommen zu versteuern ist.
  • kurzfristige Entsendungen: Wenn der Aufenthalt unter 183 Tagen pro Jahr bleibt und der Mitarbeiter weiterhin vom Heimatland aus entlohnt wird, erfolgt die Besteuerung meist im Heimatland.
  • langfristige Entsendungen: Überschreitet die Entsendung 183 Tage oder erfüllt andere Kriterien, kann eine Steuerpflicht in der Schweiz entstehen.

Was ist bei der Wohnsituation zu beachten?

Die Wahl des Wohnorts hat sowohl praktische als auch rechtliche Auswirkungen. Zu berücksichtigen sind:

  • In der Schweiz ist die Anmeldung am Wohnsitz obligatorisch, auch bei kurzfristigen Aufenthalten.
  • Entsendende Unternehmen tragen oft die Verantwortung für die Organisation und Finanzierung der Unterkunft, insbesondere bei kurzfristigen Projekten.
  • Für grenznahe Entsendungen ist es wichtig zu klären, ob Mitarbeiter weiterhin im Heimatland wohnen und nur tageweise in die Schweiz pendeln.

Beispiel: Entsendung eines IT-Beraters aus Deutschland in die Schweiz

Ein deutsches IT-Unternehmen plant, einen erfahrenen IT-Berater für ein anspruchsvolles Projekt in Zürich zu entsenden. Das Projekt ist auf sechs Monate angelegt und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, um sowohl die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland als auch die Vorgaben der Schweizer Behörden zu erfüllen. Die einzelnen Schritte im Detail:

1. Projektplanung und Vorbereitung

Das Unternehmen definiert die genauen Aufgaben des IT-Beraters, die Projektdauer, den Einsatzort und die erforderlichen Qualifikationen.

In Absprache mit einem spezialisierten Arbeitsrechtler oder Berater werden die gesetzlichen Anforderungen für die Entsendung geprüft, einschließlich Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Steuerrecht.

2. Meldung der Entsendung

Gemäß den schweizerischen Vorschriften meldet das Unternehmen die Entsendung mindestens acht Tage vor Arbeitsbeginn bei den zuständigen Behörden (in der Regel über das Online-Meldeverfahren für Kurzaufenthalte). Dabei sind folgende Angaben notwendig:

  • Name und persönliche Daten des Mitarbeiters
  • Angaben zum entsendenden Unternehmen
  • Dauer und Zweck der Entsendung
  • Arbeitsort in der Schweiz
  • Tätigkeitsbeschreibung des Beraters

Je nach Kanton können weitere Dokumente erforderlich sein, wie zum Beispiel der Arbeitsvertrag, Nachweise über die Qualifikation des Beraters oder der Nachweis über die Vergütung.

3. Sozialversicherung und A1-Bescheinigung

Beim deutschen Sozialversicherungsträger wird eine A1-Bescheinigung beantragt, die bestätigt, dass der Mitarbeiter während der Entsendung weiterhin in Deutschland sozialversichert bleibt.

Wichtig: Diese Bescheinigung muss vor Beginn der Tätigkeit vorliegen, da sie bei Kontrollen in der Schweiz vorgelegt werden muss.

Optional kann das Unternehmen für den IT-Berater eine zusätzliche private Kranken- oder Unfallversicherung abschließen, um länderspezifische Risiken abzudecken.

4. Prüfung der Arbeitsbedingungen in der Schweiz

Nach Schweizer Recht wird geprüft, ob die Vergütung des Beraters mindestens dem branchenüblichen Mindestlohn entspricht. Dafür wird häufig auf den Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder kantonale Mindestlohnbestimmungen zurückgegriffen.

Das deutsche Unternehmen erstellt einen Zusatzvertrag, der die spezifischen Bedingungen des Einsatzes in der Schweiz regelt. Dazu gehören:

  • Arbeitszeiten und Überstundenregelungen
  • Vergütung und Spesen (zum Beispiel: Verpflegung, Transport)
  • Regelungen zur Unterbringung

5. Organisation der Unterkunft

Das Unternehmen organisiert eine möblierte Wohnung in der Nähe des Einsatzortes in Zürich. Dabei wird darauf geachtet, dass die Unterkunft den Schweizer Standards entspricht und dem Berater eine angenehme Wohnumgebung bietet. Optional unterstützt der Arbeitgeber den Berater bei der Eingewöhnung, etwa durch Tipps zum Leben in der Schweiz, Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln oder lokale Kontaktstellen.

6. Steuerliche Regelungen

Da der Aufenthalt sechs Monate dauert, muss geprüft werden, ob der Berater in der Schweiz steuerpflichtig wird. Bei einem Aufenthalt von mehr als 183 Tagen in einem Kalenderjahr könnte eine beschränkte Steuerpflicht entstehen.

Deutschland und die Schweiz haben ein DBA, das regelt, wie Einkünfte aus unselbständiger Arbeit besteuert werden. Das Unternehmen klärt in Zusammenarbeit mit Steuerberatern die korrekte Abführung der Steuern.

7. Kontrolle und Einhaltung der Vorschriften

Während der Projektlaufzeit kann das Schweizer Arbeitsinspektorat eine Kontrolle vor Ort durchführen, um sicherzustellen, dass die Vorschriften, insbesondere in Bezug auf Mindestlohn, Arbeitszeit und Arbeitsschutz, eingehalten werden.

Der Berater führt alle relevanten Dokumente mit sich, darunter:

  • A1-Bescheinigung
  • Entsendeunterlagen
  • Nachweise über die Qualifikation und Vergütung

8. Rückkehr und Nachbereitung

Bei Abschluss des Projekts wird eine interne Auswertung durchgeführt, um Erfahrungen und Erkenntnisse für zukünftige Entsendungen festzuhalten. Nach Beendigung des Aufenthalts wird der Berater bei den Schweizer Behörden abgemeldet.

Alle anfallenden Spesen und zusätzlichen Vergütungen werden dokumentiert und abgerechnet.

Zusätzliche Aspekte für eine reibungslose Entsendung

Außerdem wichtig:

  • Kommunikation mit dem Berater: Regelmäßige Meetings zwischen dem Unternehmen und dem entsendeten Berater gewährleisten, dass dieser gut informiert und betreut wird.
  • Compliance-Management: Das Unternehmen etabliert interne Prozesse, um alle rechtlichen Anforderungen bei zukünftigen Entsendungen systematisch zu erfüllen.

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