Excel-TippVergleich von Umsätzen aus zwei Monaten mit Power Query

Mit Power Query lässt sich ein Monatsvergleich einfach durchführen, auch wenn keine eindeutige Kundennummer vorhanden ist. Durch die Verknüpfung mehrerer Spalten können Sie sicherstellen, dass die richtigen Datensätze zusammengeführt werden.

Die Datengrundlage für den Umsatzvergleich

Grundlage sind in diesem Beispiel zwei Tabellen mit Umsätzen aus unterschiedlichen Monaten, die wie folgt aufgebaut sind.

Den Februar-Umsätzen sollen nun die Januar-Umsätze gegenübergestellt werden, sodass ein direkter Vergleich erfolgen kann.

Laden Sie Februar-Daten in Power Query, indem Sie im Menüband die Befehlsfolge Registerkarte Daten > Befehlsgruppe Daten abrufen und transformieren > Befehl Aus Tabelle.

Da es sich bei der Aufstellung um einen Bereich handelt, wandelt Excel diese Daten zuerst in eine intelligente Tabelle um, damit die Daten in Power Query hochgeladen werden können. Es öffnet sich das Dialogfeld Tabelle erstellen.

Excel hat den Bereich richtig erkannt. Die Einstellung Tabelle hat Überschriften ist richtig erkannt, da die erste Zeile in der Aufstellung eine Überschriftenzeile ist.

Bestätigen Sie Ihre Einstellung, indem Sie das Dialogfeld durch Klick auf OK schließen.

Die Daten werden daraufhin in Power Query geladen.

Daten in Power Query prüfen

Überprüfen Sie anschließend die jeweiligen Datentypen je Spalte und korrigieren Sie diese bei Bedarf. Klicken Sie hierzu einfach am linken Rand der jeweiligen Spalte auf das entsprechende Symbol (zum Beispiel ABC) und wählen dann in der Liste den entsprechenden Datentyp aus; für das Geburtsdatum beispielsweise den Datentyp Datum.

Zur besseren Übersichtlichkeit sollten Sie den Tabellennamen, der von Excel automatisch vergeben worden ist (Tabelle1), umbenennen. Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Namen Tabelle1 am linken Rand und benennen Sie die Abfrage um in Februar.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Januar-Daten, indem Sie diese ebenfalls in Power-Query hochladen.

Datentabellen in Power Query zusammenführen

Nachdem Sie die Januar-Daten in Power Query hochgeladen haben, können Sie diese nun in die Februar-Abfrage übernehmen. Dann können Sie die jeweiligen Umsätze in einer Tabelle zusammenführen und miteinander vergleichen.

Markieren Sie hier zunächst die Februar-Abfrage und aktivieren Sie anschließend die folgende Befehlsfolge im Menüband von Power Query:

Start > Kombinieren > Abfragen zusammenführen.

Es öffnet sich das Dialogfeld Zusammenführen.

Als erste (linke) Tabelle ist automatisch die Tabelle Februar ausgewählt. Wählen Sie jetzt als zweite Tabelle Januar aus. Da beide Tabellen über keine eindeutige Spalte verfügen, haben Sie auf den ersten Blick keine Möglichkeit, die beiden Tabellen zu matchen.

Mit Power Query können Sie eine Verknüpfung auch über mehrere Spalten durchführen. Durch diese Technik lassen sich auch eindeutige Verweise erzeugen.

Die Kombination aus Name, Geburtsdatum, Straße, PLZ und Ort ergibt in diesem Beispiel einen eindeutigen Schlüssel. Markieren Sie daher in beiden Tabellen diese Spalten, indem Sie bei gedrückter Strg-Taste die Spalten der Reihe nach anklicken.

Als Join-Art wählen Sie Linker äußerer Join aus. Bei dieser Join-Art werden alle Datensätze aus der Februar-Tabelle angezeigt und die zutreffenden Daten aus der Januar-Tabelle ergänzt.

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen, indem Sie das Dialogfeld durch Klick auf OK schließen.

Daraufhin wird die Februar-Tabelle um eine weitere Spalte erweitert, in welcher die dazugehörigen Januar-Daten als Table dargestellt werden.

Klicken Sie dann bei der neuen Spalte am rechten Rand auf die zwei Pfeile.

Sie erhalten daraufhin alle verfügbaren Spalten der Januar-Abfrage eingeblendet.

Sie wollen nur die Umsatzdaten übernehmen. Aktivieren Sie daher nur das Kontrollkästchen bei Umsatz_Januar.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Ursprünglichen Spaltennamen als Präfix verwenden.

Kombinierte Tabellen in das Excel-Arbeitsblatt übernehmen

Sie bekommen jetzt die entsprechenden Umsatzdaten für den Monat Januar in der neuen Spalte angezeigt. Klicken Sie nun auf die Befehlsfolge Start > Schließen & laden, um die Abfrage in einem Excel-Arbeitsblatt anzeigen zu lassen.

Excel erstellt ein neues Tabellenblatt und gibt die aufbereiteten Daten mit den Januar-Umsätzen als intelligente Tabelle aus.

Jetzt können Sie analysieren, welche Kunden im Vergleich zum Vormonat mehr oder weniger Umsatz generiert haben.