PersonalmanagementFreelancer beschäftigen – Tipps für Unternehmen

Wie gelingt Unternehmen die Zusammenarbeit mit Freelancern? Welche rechtlichen Hürden gibt es? Inwiefern wird der HR-Prozess beeinflusst? Und wie werden Selbstständige ins Team integriert? Der Autor nennt Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz externer Mitarbeiter.

Freelancing als Karriereweg wird im hybriden Arbeitsumfeld zunehmend interessant. Viele Unternehmen öffnen sich für diese Form des Personaleinsatzes, um wichtige Digitalexpertise zu gewinnen.

Doch wo liegen die Chancen und Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit unabhängigen Expertinnen und Experten?

Durch die Beschäftigung von Freelancern dem Fachkräftemangel begegnen

Der Fachkräftemangel im Bereich IT bremst das Unternehmenswachstum. Neben Software-Entwicklern fehlen Agile Coaches, UX/IX Designern, Blockchain-Experten, Content-Manager und Social-Media-Manager.

Zu klein ist das Angebot an Digitalexpertise, zu groß die Konkurrenz zwischen ambitionierten Start-ups, etablierten Mittelständlern und internationalen Großkonzernen. Grund genug, das konventionelle Personalmanagement zu überdenken.

Freelancer beschäftigen – die Vorteile für Unternehmen

Freelancer verfügen über viel Erfahrung aus Festanstellungen, bringen Digitalkenntnisse mit und bilden sich weiter.

Externe Mitarbeiter arbeiten effizient und selbstständig. Sie sind es gewohnt, durch eine gute bis überdurchschnittliche Leistung überzeugen zu müssen. Schließlich genießen Sie keinen klassischen Kündigungsschutz und gelten als deutlich teurer als Festangestellte.

Welche Herausforderungen müssen Entscheiderinnen und Entscheider meistern, um flächendeckend durch die Unterstützung von Freelancern zu profitieren?

Drei Voraussetzungen für die Beschäftigung von Freelancern

Insbesondere die drei folgenden Voraussetzungen müssen Unternehmen und Politik schaffen, um im Zuge der digitalen Transformation langfristig von Freelancern zu profitieren:

1. HR-Prozesse anpassen

Der traditionelle Einstellungsprozess ist nicht auf unabhängige Mitarbeitende ausgerichtet. Stattdessen wird zu oft versucht, Expertise mit der Besetzung einer Vollzeitstelle an Bord zu holen. Das Unternehmen erstellt eine Anforderungsanalyse, formuliert und veröffentlicht eine Stellenanzeige und lernt Bewerberinnen und Bewerber kennen. Nicht selten vergehen Monate, bis die benötigte Unterstützung in das Team integriert ist.

Die Option Freelancing wird hingegen seltener berücksichtigt, da es oftmals keine ausgearbeiteten Prozesse und unterstützenden digitalen Tools für die Einstellung gibt.

Über Freelancer-Marktplätze finden die verantwortlichen Personaler gewünschte Profile, können Freelancer für Projekte anfragen und den kompletten Ablauf von Vertragsabschluss bis zur Bezahlung einfach abbilden. Dabei besteht die Möglichkeit, erst im kleinen Rahmen mit Freelancern zu experimentieren und das Gelernte abteilungsübergreifend anzuwenden.

Dadurch lassen sich Erkenntnisse für den HR-Prozess gewinnen:

Welche Hürden bestehen im Onboarding?
Wie viele Ressourcen benötigen unsere Personaler für die neue Art des Recruitings?
Welche Best Practices lassen sich für das Gesamtunternehmen ableiten?

2. Freelancing in der Unternehmenskultur etablieren

Unternehmen sollten eine Kultur schaffen, in der Freelancer schnell und effizient in Teams integriert und von den angestellten Teammitgliedern wohlwollend aufgenommen werden. Das funktioniert, wenn der Konkurrenzgedanke ad acta gelegt wird.

Stattdessen müssen Führungspositionen den Projekterfolg in den Vordergrund stellen und klarmachen, dass Freelancer das bestehende Team ergänzen. Für Mitarbeitende entsteht die Chance, eine neue Perspektive auf Herausforderungen zu bekommen und in den Ideenaustausch mit erfahrenen Expertinnen und Experten zu gehen.

Mithilfe von Mentoren werden Freelancer in Projekte integriert. Mit einer ständigen Ansprechperson können elementare Fragen, die bei jedem Unternehmen und Projekt unterschiedlich sind, geklärt werden.

Beginnend vom „Way of Work“ bis hin zu den Zuständigkeiten schaffen die neu aufgesetzten Projektteams die Grundlage für optimale Kollaboration. Unterschiedliche Ansichten in der Arbeitsweise werden dadurch früh im Prozess adressiert und aus der Welt geschafft.

3. Scheinselbstständigkeit ausschließen

In rechtlicher Hinsicht ist die „Scheinselbstständigkeit“ ein häufiges Problem. Gemeint ist Freelancing ohne echte Selbstständigkeit. Diese entsteht beispielsweise, wenn Beschäftigte zwar auf dem Papier unabhängig sind, aber nach dem gleichen Muster wie ihre fest angestellten Kolleginnen und Kollegen arbeiten.

Das äußert sich in Details, wie zum Beispiel:

Abstimmung von Urlaubstagen
festgelegte Arbeitszeiten
örtliche Gebundenheit

Um neue Regeln auszuarbeiten, sollte im ersten Schritt der Dialog gesucht und konkrete Kritikpunkte sollten adressiert werden – wie zum Beispiel die Scheinselbstständigkeit. Welche rechtlichen Herausforderungen gibt es auf Unternehmensseite? Und welche Änderungswünsche sind in der Freelancing-Community vorhanden?

Darauf aufbauend kann ein Umfeld entwickelt werden, von dem Unternehmen und unabhängige Expertinnen und Experten gleichermaßen profitieren. Und mit dem schlussendlich die Innovationskraft von Unternehmen maximiert werden kann.

Arbeitsvertrag mit Freelancer abschließen

Beim Arbeitsvertrag mit freien Mitarbeitenden kommen folgende Varianten infrage:

Honorarvertrag
Dienstvertrag
Werkvertrag

Dabei achten Sie auf:

Art der Arbeitsleistung

Sie legen mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter fest, in welcher Art und in welchem Umfang gearbeitet wird. Arbeitszeit und Arbeitsort dürfen frei bestimmt werden – auch das steht im Vertrag.

Vergütung für den Freelancer

Sie legen ein Honorar fest. Handelt es sich um einen Dienstvertrag oder um einen Honorarvertrag, wird der Stundenlohn festgelegt. Die Stunden werden vom Freelancer erfasst und dem Auftraggeber in Rechnung gestellt.

Handelt es sich um einen Werkvertrag, bezahlen Sie eine pauschale Vergütung.

Dauer des Vertrags mit einem Freelancer

Sie bestimmen vertraglich, wie lange mit der freien Mitarbeiterin oder dem freien Mitarbeiter zusammengearbeitet werden soll. Gekündigt werden darf trotzdem jederzeit – auch ohne die Angabe von Gründen. Sie können mit dem Freelancer eine Kündigungsfrist festlegen, sofern das bei Seiten wünschen. Machen Sie das nicht, gilt die gesetzliche Kündigungsfrist (§ 621 BGB).

Verschwiegenheitsklausel bei der Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitenden

Schützen Sie Ihre Betriebsgeheimnisse, indem Sie eine Verschwiegenheitsklausel in den Vertrag aufnehmen.