EinkaufWelche spannenden Aufgaben ein Einkäufer hat

Warum ist das Arbeiten im Einkauf anspruchsvoll?

Kein Unternehmen kann sich Fehlbesetzungen im Einkauf erlauben. Schließlich sitzen an der anderen Seite des Verhandlungstischs häufig hochqualifizierte Vertriebsprofis. Erfolgreiche Einkaufsabteilungen sind klar strukturiert, mit ausreichend bemessener Personaldecke und hochkarätigen Experten in ihrem Job.

Einkäuferinnen und Einkäufer verfügen über eine fundierte Ausbildung, sehr gute Kenntnisse des eigenen Unternehmens und der Beschaffungsmärkte sowie umfangreiche einschlägige Berufserfahrung. Einkaufen können also durchaus nicht alle.

Was ist ein erfolgreicher Einkäufer?

Einkaufstätigkeit wirkt sich in vielen Bereichen auf den Unternehmenserfolg aus. Gerade das macht die Arbeit interessant und motiviert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf. Insgesamt sollte ein Einkäufer etwa das Fünf- bis Siebenfache seiner Stellenkosten einspielen. Und das nicht nur über Verhandlungserfolge bei Vertragsabschlüssen.

Zur erfolgreichen Arbeit von Einkäuferinnen und Einkäufern gehört

• die Minimierung laufender Kosten,
• die Schaffung von Versorgungssicherheit bei gleichzeitiger Flexibilität sowie
• ein stetiges Monitoring der Kernlieferanten und Zuliefermärkte.

Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen häufig hohe Ansprüche an Führung und Entlohnung. Hier sind passende Instrumente wie etwa Zielvereinbarungen gefragt.

Wichtige Aufgabe des Einkäufers: Koordination juristischer Fragen

Nach erfolgter Verhandlung mit dem Lieferanten muss die Beauftragung sach- und rechtskonform erstellt werden. Die juristische Dimension des Einkaufs muss der Einkäufer koordinieren. Der Einkäufer muss eine Vielzahl von rechtlich relevanten Fragen beachten:

• Welche Vertragsart ist die richtige?
• Gelten die eigenen AGB oder die des Lieferanten?
• Gibt es Bonus- oder Malus-Regelungen?
• Wurde der Geltungsbereich des Abschlusses auf ausländische Tochtergesellschaften ausgedehnt?
• Ist es ratsam, den Lieferanten durch eine Rahmenvereinbarung längerfristig einzubinden oder gar einen Kooperationsvertrag zu formulieren?

Dokumentation und Monitoring im Einkauf

Nach erfolgter Bestellung erstreckt sich Einkaufsverantwortung weit über den Vertragsabschluss hinaus in die Lieferphase. Üblicherweise enthalten Verträge Daten, wie beispielsweise Gewährleistungs- oder Kündigungsfristen. Ein guter Einkauf dokumentiert transparent und gibt seinen internen Kunden rechtzeitig Hinweise auf wichtige Termine.

Er informiert andere Unternehmensteile aktiv über neue Verträge und deren Gültigkeiten, damit zum Beispiel auch Tochtergesellschaften günstige Abschlüsse nutzen können. Wird diese Nachbereitung nicht oder nicht sorgfältig durchgeführt, drohen Doppelarbeit und höhere Beschaffungskosten.

In die normale Lieferüberwachung (Tagesgeschäft) wird der Einkauf dann einbezogen, wenn es über die vertraglichen Vereinbarungen hinaus um markante Änderungen von Inhalten, Mengen, Terminen oder Preisen geht. Ihm obliegt es, mit den belieferten Fachbereichen den sachlich-inhaltlichen Rahmen neu abzustecken und gleichzeitig die Unternehmensinteressen gegenüber dem Lieferanten zu wahren.

Sollte ein Lieferant durch nachlassende Qualität, Mängel oder haftungsrelevante Umstände auffallen, ist die schnelle und reibungslose Zusammenarbeit mit dem Einkauf Voraussetzung dafür, möglichst frühzeitig adäquat zu reagieren und Schaden vom eigenen Unternehmen abzuwenden.

Ein weiterer Schwerpunkt: Lieferantenmanagement und Risikomanagement

Kernlieferanten sind für den Unternehmenserfolg besonders wichtig, weil das Liefervolumen hoch ist oder eine starke Abhängigkeit von den Zulieferprodukten besteht. Die Abhängigkeit bedeutet ein Risiko für das Unternehmen und macht ein Lieferantenmanagement und Risikomanagement erforderlich.

Wesentliche Lieferparameter werden im Einkauf regelmäßig erhoben, rückmeldet und verbessert. Einzelne Fachabteilungen müssen dazu ihr Wissen und die Erfahrungen mit dem Lieferanten einbringen. Der Einkauf führt die Wahrnehmungen der Unternehmensbereiche zusammen, bildet Schwerpunkte und vertritt sie mit Nachdruck gegenüber einem Kernlieferanten.

Hierdurch können die Beteiligten eine Win-win-Situation erzeugen, in der Abweichungen vom Soll frühzeitig erkannt und durch Gegensteuern minimiert werden. Voraussetzung dafür ist die Bereitstellung von Personal, auch wenn die Effekte davon nicht direkt budgetwirksam sind. Auf längere Sicht jedoch erhält das Unternehmen einen Return on Invest.

Was für Einkäufer in puncto Risikomanagement zählt

Wichtig ist auch ein qualifiziertes Risikomanagement im Zusammenhang mit Lieferanten. Um welche Risiken es inhaltlich geht, kann ein Einkauf zusammen mit Fachbereichen anhand von Checklisten ermitteln. Im nächsten Schritt wird ein guter Einkauf zum Beispiel über Portfolio-Technik die möglichen Folgen bei Eintritt eines Risikos mit dessen Eintrittswahrscheinlichkeit verknüpfen, um die wesentlichen Handlungsfelder zu erkennen.