ProjektleitungSchwierige Projektverhandlungen als Team führen

Wichtige oder schwierige Verhandlungen sollte die Projektleitung nicht alleine führen. In solchen Situationen ist es besser, als Team aufzutreten. Voraussetzung: Die Rollen der Teammitglieder sind vorab besprochen und festgelegt.

Warum Projektleiter im Team verhandeln sollten

Es ist riskant, eine wichtige Projektverhandlung als Projektleiterin oder Projektleiter allein zu bestreiten. In einer schwierigen Verhandlungssituation kann es leicht passieren, die Übersicht zu verlieren. Vielleicht reagiert man auch zu hitzig und zu emotional – mit entsprechend negativen Folgen für das Verhandlungsergebnis.

Ratsam ist es daher, im Team am Verhandlungstisch zu sitzen. Doch wenn das Verhandlungsteam nicht abgestimmt handelt, kann der Schuss leicht nach hinten losgehen. Deshalb sollten die Rollen der Teammitglieder und die Verhandlungsstrategie im Vorfeld gemeinsam vorbereitet und klar abgesprochen werden.

Verhandeln Sie nicht alleine, sondern wie das FBI

In einem Verhandlungsteam müssen die Rollen klar verteilt sein. Der Verhandlungsexperte Matthias Schranner nimmt sich das Vorgehen des FBI zum Vorbild. Schwierige Verhandlungen werden dort grundsätzlich nicht von einer Person alleine geführt – aus einem einfachen Grund: Wer alleine verhandelt, ist auf sein Verhandlungsziel fixiert und konzentriert sich auf seine Strategie und seine Argumente. Er verhandelt zwar sehr zielgerichtet, vernachlässigt aber das analytische Zuhören und Beobachten.

In einer angespannten oder schwierigen Verhandlungssituation können dem einzelnen Projektleiter oder der Projektleiterin so wichtige Beobachtungen entgehen. Bei FBI-Verhandlungen wird der Verhandlungsführer deshalb durch eine zweite Person unterstützt, die vor allem die Aufgabe hat, die Gegenseite zu beobachten, ihr zuzuhören und ihre Reaktionen zu registrieren.

Die Rollen bei schwierigen Projektverhandlungen

In Anlehnung an die FBI-Methode empfiehlt Matthias Schranner drei verteilte Rollen. Den drei Rollen werden jeweils klare Aufgaben zugeordnet. Diese Rollenverteilung kann auch in Projekten die Verhandlungsführung erleichtern. Die drei Rollen sind:

Negotiator

Er übernimmt den Part des Verhandlungsführers, der die Agenda setzt und Forderungen stellt.

Commander

Er hört hauptsächlich zu, denkt strategisch mit und achtet darauf, dass man auf der zuvor abgesprochenen Verhandlungslinie bleibt.

Decision Maker

Er verantwortet das Ergebnis und entscheidet in letzter Instanz über das weitere Vorgehen.

Aufgaben des Negotiators bei Projektverhandlungen

Der Negotiator ist der nach außen sichtbare Verhandlungsführer und damit alleiniger Ansprechpartner für die Gegenseite. Allerdings trifft er Entscheidungen nicht alleine. Der Negotiator versucht, in der Verhandlung emotionale Nähe und Vertrauen zu seinem Gegenüber aufzubauen.

Deshalb hat es sich bewährt, dass nicht er selbst über Ergebnisse entscheidet, sondern ein Dritter darüber befindet. Zu Beginn der Verhandlung weist der Negotiator deshalb darauf hin, dass wichtige Entscheidungen der Rücksprache bedürfen.

Damit ist klar: Als Projektleiterin oder Projektleiter überlassen Sie die Rolle des Negotiators besser Ihrem Fachexperten, der über einen klaren (fachlichen) Verantwortungsbereich verfügt und die Verhandlung führen sollte. Falls Ihr Verhandlungsführer scheitert, können Sie ihn leicht austauschen, ohne dass die Entscheidungskette bricht oder strategische Nachteile entstehen.

Aufgaben des Commanders zur Verhandlungsstrategie

Der Commander hält sich in der Verhandlung im Hintergrund und verfolgt die Diskussion aus der Distanz. Er analysiert das Gespräch, hört zu und unterstützt den Negotiator. Es bietet sich an, als Projektleiterin oder Projektleiter diese eher beobachtende Rolle zu übernehmen.

Als Commander verantworten Sie die Verhandlungsstrategie und greifen möglichst nicht direkt in die Verhandlung ein. Wichtig ist, die Rolle des Negotiators zu respektieren und auch niemals in seinen fachlichen Verantwortungsbereich hineinzureden. Andernfalls würden Sie seine Autorität als Fachexperte demontieren – und das nicht nur für die Dauer der Verhandlung, sondern auch für den weiteren Verlauf des Projekts.

Dass Sie nicht selbst reden, antworten und argumentieren müssen, kann ein großer Vorteil sein. Sie können zuhören und beobachten und nehmen so vieles wahr, was dem Negotiator entgeht. Außerdem bewahren Sie sich den Freiraum, um die Verhandlung aus der Perspektive der Projektleitung zu verfolgen. So bewahren Sie einen kühlen Kopf und behalten auch in einer chaotischen Situation den Überblick.

Aufgaben des Decision Makers als kritische Entscheidungsinstanz

Der Decision Maker hat das letzte Wort. Er entscheidet in letzter Instanz über das weitere Vorgehen. Er kann Ja sagen, wenn alle anderen Nein sagen. Und er kann Nein sagen, wenn alle anderen Ja sagen. Bei einer wichtigen Projektverhandlung übernimmt diese Rolle der Geschäftsführer oder eine Abteilungsleiterin.

In anderen Fällen, bei kleineren Entscheidungen, braucht es das natürlich nicht. Ein Decision Maker sollte nur dann in eine Verhandlung einsteigen, wenn die Gegenseite ebenfalls einen Decision Maker mitbringt oder hinzuzieht.

Schwierige Projektverhandlungen nicht ohne Probelauf

Um in der Projektverhandlung Widersprüche und Ungereimtheiten zu vermeiden, ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Es gilt, die Beteiligten sorgfältig einzuweisen – jeder muss seine Rolle beherrschen. Bewährt hat es sich, die anstehende Verhandlung in einer Generalprobe durchzuspielen.

Survival-Tipps für schwierige Projektverhandlungen und die Projektleitung

Denken Sie daran: Der Schlüssel zum Verhandlungserfolg liegt oft darin, die Verhandlung im Team zu führen.
Reservieren Sie genügend Zeit für die Vorbereitung. Eine Verhandlung im Team ist aufwendiger vorzubereiten als die Verhandlung eines Einzelkämpfers.
Legen Sie Ziele, Strategie und Taktik gemeinsam mit Ihrem Projektteam und gegebenenfalls mit der Geschäftsleitung fest – nur so lässt sich im Team erfolgreich verhandeln.
Sorgen Sie dafür, dass jeder im Team eine definierte Rolle einnimmt und jeder ganz klar seinen Verantwortungsbereich hat.
Führen Sie eine Probeverhandlung durch. So erreichen Sie, dass alle Mitglieder des Verhandlungsteams auch wirklich aufeinander eingespielt sind.
Verzichten Sie auf allzu durchsichtige Verhandlungstaktiken wie zum Beispiel das Good-Guy-Bad-Guy-Spiel. Wenn Sie damit auffliegen, machen Sie sich lächerlich.