UnternehmensberatungIn 6 Schritten einen Unternehmensberater auswählen

Der Einsatz von Unternehmensberatern kann von Vorteil sein, wenn es im Unternehmen an speziellem Know-how fehlt oder wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit anderen Aufgaben ausgelastet sind. Außerdem sind externe Berater nicht betriebsblind. Sie hinterfragen Prozesse, Aufgaben, Rollen und Rituale, die im Unternehmen selbstverständlich erscheinen.

Dennoch sind Unternehmen oft unzufrieden mit den angeheuerten Beratern. Wer einige Grundsätze beachtet, kann die Erfolgsquote seiner Unternehmensberater erheblich steigern.

Schritt 1: Beratungsaufgabe genau formulieren

Eine der wichtigsten Voraussetzungen bei der Auswahl des Unternehmensberaters ist die Kenntnis des eigenen Problems. Um das Problem zu erkennen und den richtigen Berater dafür zu finden, hilft im ersten Schritt eine Zuordnung zu typischen Beratungsfeldern.

Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) unterteilt dazu in:

• IT-Beratung
• Strategieberatung
• Organisationsberatung
• Personalberatung

Diese Zuordnung hilft beim Einstieg in die Suche nach der passenden Unternehmensberatung. Danach sollten das Problem und die Aufgaben möglichst genau geklärt und beschrieben werden. Diskutieren Sie vor der Wahl der Beratungsfirma die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens. Grenzen Sie Ihr Problem so genau wie möglich ein und identifizieren Sie Beratungsbedarf und Ziele.

Klären Sie die Ergebnisse, die Sie erreichen wollen. Etwa anhand folgender Fragen:

• Was genau soll am Ende funktionieren?
• Was wollen Sie wissen?
• Welche Situation wollen Sie ändern?

Ob Ihre Frage an dieser Stelle genau das Problem trifft, sei zunächst dahingestellt. Es hilft aber bei der Recherche nach der richtigen Unternehmensberatung. Je besser Sie Ihr Problem kennen und formulieren, desto eher finden Sie die richtige.

Schritt 2: Spezialisierte Unternehmensberater suchen

Wie in jeder Branche gibt es auch im Beratungsgeschäft Spezialisten für verschiedene Beratungsfelder. Nur wenige bekennen sich dabei zu ausgewählten Kernkompetenzen. Die meisten versuchen, sich als Allround-Consulter zu präsentieren und Kunden mit den verschiedensten Problemen zu akquirieren.

Schaut man genauer hin, so lassen sich die Kernkompetenzen einiger Berater bestimmen: Die Boston Consulting Group zum Beispiel gilt als reine Strategieberatung, während McKinsey sich den Ruf eines Kosten-Killers erarbeitet hat.

Horvath & Partner hat sich als Experte für Controlling positioniert und Simon Kucher & Partners sind die erste Wahl, wenn es ums Preismanagement geht.

Aber auch kleinere Unternehmensberatungen können sich durch spezielles Wissen, Kompetenzen und Erfahrungen auszeichnen. Recherchieren Sie in den einschlägigen Beraterdatenbanken und auf den Webseiten der Anbieter:

• Welche Projekte hat das Unternehmen bereits durchgeführt?
• Welche Referenzen kann es nachweisen?
• Wer empfiehlt das Unternehmen wofür?

Schritt 3: Liste der Berater-Kandidaten erstellen

Um diejenige Unternehmensberatung zu finden, die Ihr Problem am besten lösen kann, sollten Sie sich aber nicht nur auf die üblichen Verzeichnisse innerhalb der Beraterbranche verlassen. Berufsverbände, Interessenvertretungen, Banken, aber auch Ihre Geschäftspartner und Kollegen können ihre Erfahrungen mit Unternehmensberatungen beisteuern.

Kleine und mittlere Unternehmen können bei ihren Kammern und Verbänden nachfragen. Zur Unterstützung können sie manchmal sogar Fördermittel der öffentlichen Hand beantragen.

Erstellen Sie so eine erste Liste von etwa zehn Unternehmensberatungen, die infrage kommen. Tragen Sie Informationen über diese Unternehmen zusammen. Lassen Sie sich Informationsmaterial zuschicken und werten Sie es aus. Markieren Sie, warum Sie den jeweiligen Berater in die engere Auswahl nehmen – und warum nicht.

Wählen Sie anschließend maximal drei Favoriten aus. Lassen Sie sich von diesen Kandidaten nachprüfbare Referenzen vorweisen und achten Sie auf den Erfahrungshintergrund. Der BDU rät, bei Bedenken die Arbeitsmethodik zu hinterfragen: „Ein Berater sollte wissen, warum er was tut.“ Vereinbaren Sie dann ein erstes Gespräch.

Schritt 4: Prüfen, ob die „Chemie“ stimmt

Das erste Kontaktgespräch ist meistens kostenfrei und sollte von Ihnen dazu genutzt werden, einen ersten persönlichen Eindruck von den Unternehmensberatern zu gewinnen. Dabei sollten diese erklären, wie sie die Aufgabe verstehen, welche Ziele sie sehen, welche Methoden sie einsetzen und wie sie sich den Verlauf vorstellen.

Für den Erfolg des Beratungsprojekts ist aber nicht nur das Know-how wichtig. Im Verlauf der Zusammenarbeit ist der ständige Austausch zwischen Unternehmen und Beratern essenziell für das Gelingen. Bedenken Sie, dass Sie über einen längeren Zeitraum mit diesen Personen auskommen müssen, dass dabei auch heikle Themen angesprochen und vertrauliche Informationen ausgetauscht werden.

Außerdem müssen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Berater akzeptieren. Achten Sie deshalb darauf, dass die „Chemie“ zwischen Ihnen und den Beratern stimmt.

Die Berater-Ikone Roland Berger hat das so formuliert:

„Manche Berater glänzen durch elitäres Auftreten und Arroganz, andere durch persönliche Bescheidenheit und Kompetenz. Die einen differenzieren sich durch intellektuellen Dünkel, die anderen durch ‚Hands-on-Beratung‘. Manche erarbeiten ihre Empfehlungen nahezu ohne Rückkopplung mit dem Klienten, andere wiederum formulieren sie in engem Austausch.“

Schritt 5: Qualität des Beraters im ersten Gespräch einschätzen

Durch die Fragen, die ein Berater im Verlauf eines solchen Gesprächs stellt, lässt sich seine Qualität zumindest abschätzen:

• Erfasst er das geschilderte Problem?
• Stellt er konkrete, auch unangenehme Fragen?
• Sieht er Ansatzpunkte, um das Problem genauer zu analysieren?

Schildern Sie im Erstgespräch mit dem Berater die identifizierte Schwachstelle in Ihrem Unternehmen möglichst so, dass er sich ein umfassendes Bild machen kann. Seien Sie auch auf übergreifende Fragen gefasst:

• Dürfen Organisationsstrukturen im Unternehmen verändert werden?
• Wo sind Leistungskontrollen erwünscht, wo nicht?
• Inwieweit kann Personal versetzt werden?

Erwarten Sie keine Patentlösungen, sondern achten Sie darauf, ob der Berater auf Ihre individuelle Situation eingeht und dabei auch unangenehme Fragen stellt.

Schritt 6: Inhalt des Berater-Angebots analysieren

Holen Sie sich von den drei Anbietern auf Ihrer Shortlist kostenfreie, schriftliche Angebote ein. Darin sollten der Ablauf des Beratungsprojekts, eingesetzte Methoden, ein realistischer Zeitplan sowie ein Kostenvoranschlag für Honorare, Reisekosten und Spesen enthalten sein.

Ein Wegweiser zur Beurteilung der Angebote können die folgenden W-Fragen sein:

• Was soll erreicht werden?
• Welche Meilensteine sind auf diesem Weg vorgesehen?
• Wann soll welcher Meilenstein erreicht sein?
• Wie viel Zeit steht für das gesamte Projekt zur Verfügung?
• Wie sollen die Veränderungen bewirkt werden?
• Welche Methoden setzt der Berater ein?
• Wo entstehen Schnittstellen zwischen Beratern und Unternehmen?
• Wie viel kostet das Projekt, und welche Zahlungsziele und Konditionen sind vorgesehen?
• Wie werden die Zwischenschritte dokumentiert und kontrolliert?
• Wo gibt es Risiken, und wie kann vorgesorgt oder reagiert werden?
• Wer bildet das Projektteam, und welche Fähigkeiten bringen die Mitglieder in das Team ein?

Besonders der letzte Punkt ist wichtig. Ist der Projektauftrag erteilt, kommen oft nur Juniorberater ins Unternehmen. Die bringen zwar Methodenkompetenz mit, haben aber wenig Erfahrungen mit umsetzbaren Problemlösungen und Teamarbeit. Sie sprechen eine akademische Sprache, die Ihre Mitarbeiter vielleicht gar nicht verstehen.

Achten Sie deshalb auf ein gemischtes Projektteam, in dem sowohl erfahrene Manager als auch jüngere Berater sitzen, die einen unverbrauchten Blick auf das Geschehen werfen können. Vergleichen Sie schließlich die Angebote und wählen Sie die Unternehmensberatung aus, die Sie wirklich überzeugt.