MitarbeiterverwaltungWas in die Personalakte hineingehört und was nicht

Inhalt der Personalakte von Prozessen und Ablagesystem abhängig

Eine Personalakte enthält mindestens die Daten der Entgeltabrechnung, aber auch weitere Daten sollten in der Personalakte vorgehalten werden. Welche hier sinnvoll sind, muss ein Unternehmen individuell entscheiden, denn es hängt von der Rolle und den Prozessen der Personalarbeit ab.

Die meisten Prozesse in der Personalarbeit münden in einem Dokument. Das Ablagesystem der Dokumente entscheidet, ob es in die Personalakte kommt oder in eine andere Ablagestruktur.

Was aus rechtlicher und datenschutzrechtlicher Sicht wichtig ist

Laut Datenschutzgesetz ist es erlaubt, notwendige Daten der Beschäftigten zu erfassen, speichern und verarbeiten. Aber was ist notwendig? Unstrittig wird sein, dass die Daten für eine Entgeltabrechnung notwendig sind.

Aber was ist mit Leistungsbeurteilungen oder Personalentwicklungsdaten? Auf der sicheren Seite sind Personalabteilungen, wenn sie die Beschäftigten und den Grund für das Erfassen, Speichern und Verarbeiten der Daten mitteilen und die Zustimmung schriftlich einholen. In einigen Unternehmen gibt es Betriebsvereinbarungen zu diesem Themenbereich, denn die Arbeitnehmervertretung hat hier die volle Mitbestimmung.

Hinzu kommt, dass aufgrund der Verjährungsfristen und Fürsorgepflichten es notwendig ist, ein Teil der Personalakten auch nach dem Ausscheiden von Beschäftigen aufzubewahren, insbesondere dann, wenn es eine betriebliche Altersversorgung gibt.

Wie ist die Personalakte aufgebaut?

Eine Personalakte beinhaltet typischerweise mindestens

• Bewerbungsunterlagen,
• Vertragsunterlagen,
• Gehaltsveränderungen und Beförderungen,
• Schriftverkehr und
• arbeitsrechtliche Unterlagen

in dieser Reihenfolge.

Beispiele für weitere Inhalte einer Personalakte

Typische Beispiele für relevante Inhalte in der Personalakte sind:

• Regelungen für Firmenwagen
• Regelungen zur Aus- und Weiterbildungen innerhalb der Personalentwicklung

Nicht in der Personalakte aufbewahrt werden sollten Krankmeldungen, sonst könnte der Umfang der Akten zu schnell ansteigen. Arbeitsrechtlich ist es wichtig, Krankheitsunterlagen – zum Beispiel über eine Suchterkrankung – besonders vor Zugriff zu schützen. Dies ist bei einer digitalen Personalakte durch Zugriffsrechte einfacher zu gestalten als bei händischen Personalakten.

Wer erhält Einblick in die Personalakte?

Laut § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) darf jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer die eigene Personalakte einsehen. Die einzige Voraussetzung: Die Einsicht muss beim Vorgesetzten vorher beantragt werden.

Auch hier spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle: Die Mitarbeitenden müssen die Personalakte in einem separaten Raum ansehen dürfen. Sowohl das Einsehen als auch die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass Unberechtigte die Inhalte der Personalakte nicht sehen können.

Was bei der digitalen Personalakte zu beachten ist

Bei einer digitalen Personalakte muss der Aufbau, in Register und Unterkategorien umfangreicher sein und benutzerfreundlich, damit zum einen die Unterlagen nach Stichworten schnell gefunden werden und die Führungskräfte und Mitarbeiter sich im System zurechtfinden.

Gerade bei der Einführung einer digitalen Personalakte ist es sinnvoll, mit Führungskräften in Workshops die Anforderungen an eine digitale Personalakte zu erarbeiten, damit diese anwenderfreundlich gestaltet wird. Oft haben Personalabteilungen eine andere Vorstellung als die Führungskräfte, sodass zur Sicherung der Akzeptanz ein gemeinsames Verständnis über die Inhalte einer Personalakte wichtig ist.