KaskadierungSo werden Geschäftsprozesse vereinfacht

Warum werden Geschäftsprozesse kaskadiert?

Bei komplexen Produkten, zum Beispiel im Anlagen- oder Sondermaschinenbau, gibt es sehr viele und voneinander abhängende Geschäftsprozesse. Der Abstimmungsaufwand an den Schnittstellen ist entsprechend hoch.

Die Gefahr von Intransparenz, langen Liege- und Wartezeiten sowie von häufigen Rückfragen ist hoch. Das kann im Ergebnis viel „Blindleistung“ erzeugen, also Arbeit ohne direkte Wertschöpfung für den Kunden.

Das Grundprinzip der Kaskadierung von Prozessen

Das Grundprinzip bei der Kaskadierung von Prozessen ist: klare, einfache und möglichst wenig Schnittstellen, um die Geschäftsabwicklung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Dabei ist die saubere Gestaltung der Schnittstelle zwischen einem Auftrag erteilenden und einem Auftrag nehmenden Geschäftsprozess ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Ein Beispiel für die Prozesskaskadierung und die Schnittstelle:

• Prozess A, die Auftragsabwicklung, bestellt eine Leistung beim Prozess B, dem Engineering.
• Prozess B führt im Auftragsverhältnis die entsprechenden Aufgaben durch, liefert das Ergebnis und gibt Rückmeldung.
• Der Auftraggeber der Leistung ist gleichzeitig Leistungsempfänger; das heißt, er erhält die Leistung des Auftragnehmers oder die Rückmeldung dazu.
• So hat der Auftragnehmer es eine klare Verantwortung dem Auftraggeber gegenüber.
• Der Auftragnehmer wiederum ist bei der Auftragsausführung autonom.

Dies wirkt sich wegen der Spezialisierung auf die Kernaufgabe des Auftragnehmers, das Engineering, positiv auf Qualität und Durchlaufzeit aus.

Kaskadierung reduziert die Wertschöpfungskette

Horizontale oder serielle Prozessketten sind oft lang. Zum Beispiel: Vertrieb - Auftragsabwicklung - Engineering - Beschaffung - Produktionsplanung - Produktion - Lager - Versand. Anders ist das bei der Kaskadierung. Hier handelt es sich um eine vertikale zwei- oder mehrstufige Prozesskaskade. Die Folge: die Wertschöpfungslänge wird reduziert. Das führt unter anderem zu einer Reduzierung der Prozessdurchlaufzeit, mithin zu einer Beschleunigung.

Der übergeordnete Prozess ist jeweils der Auftraggeber und Leistungsempfänger, der untergeordnete Prozess der Auftragnehmer. Das kann nach unten in mehreren Stufen so weitergehen, bis hin zu externen Lieferanten.

Doch Vorsicht: Eine Prozesskaskadierung darf nicht mit der Gliederung eines Prozesses in mehrere Sub- oder Teilprozesse verwechselt werden! Denn Teilprozesse bleiben auf derselben horizontalen Wertschöpfungsebene. Es gibt bei der Teilung von Prozessen kein wirkliches Kunden-Lieferanten-Verhältnis, da es keine Lieferung an den vorgelagerten Teilprozess gibt.

Wenn Unternehmen die folgenden fünf Prinzipien beherzigen, können sie eine Prozesskaskadierung erfolgreich aufbauen. Durch die Abarbeitung dieser Prinzipien beziehungsweise der damit verknüpften Fragen können sie so eine funktionierende Prozesskaskade gestalten.

Prinzip 1: Aufteilung der Gesamtwertschöpfung

Aufteilung der Gesamtwertschöpfung durch Gestaltung von vertikalen Wertschöpfungsstufen. Abwicklung der einzelnen Stufen durch Spezialisten. Fragen dabei:

• Welche Prozesskette wollen wir untersuchen?
• Ist diese Prozesskette derzeit zu lang oder zu komplex?
• Können wir in der Prozesskette interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen definieren?

Prinzip 2: Transparenz durch nur eine Schnittstelle

Es gibt nur eine Schnittstelle bei der Auftragserteilung. Dort vermittelt der Auftraggeber: die Bestellung, seine Anforderung, wichtige Informationen und Input für den Auftragnehmer. Umgekehrt erhält der Auftragnehmer über diese eine Schnittstelle bei Auftragslieferung den Output des Auftragnehmers. Dadurch entstehen Transparenz und Einfachheit. Es gibt also keine weiteren Schnittstellen, etwa für Abklärungen, Rückfragen oder Steuerung während der Auftragsbearbeitung. Fragen dabei:

• Wie sind die Schnittstellen jetzt definiert?
• Wie müssen wir diese neu definieren, um keine weiteren Schnittstellen mehr im Prozessverlauf zu erhalten?

Prinzip 3: Aufträge und die Art der Übermittlung klären

Die Kaskadierung der Prozesse setzt voraus, dass die Aufträge genau geklärt sind. Dazu gehören: das Medium, über das ein Auftrag erteilt wird, die Form der Auftragserteilung und der Zeitpunkt der Auftragsübergabe. Außerdem müssen die Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt werden: Wer macht was? Und wer macht was nicht? Fragen dabei:

• Welche Informationen braucht der Lieferprozess vom Kundenprozess?
• Was muss der Auftrag beinhalten?
• Was ist das geeignete Medium?
• Ist geklärt, wer was zu tun hat?

Prinzip 4: Durchgängige Prozessverantwortung

Für einen Prozess muss eine durchgängige Verantwortung bestehen. Dabei geht es um den gesamten Prozess vom Input bis zum Output. Zum Beispiel von der Auftragsakquisition bis zum Inkasso, von der Detaillierung des Pflichtenhefts bis zur Inbetriebnahme oder von der Baugruppendisposition bis zum Baugruppentest.

Die durchgängige Verantwortung gilt auch für die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten. Die Kaskadierung ist also nicht auf den Prozess im eigenen Unternehmen beschränkt. Für einen Systemlieferant könnte das heißen: durchgängige Verantwortung von Angebots- und Auftragsbearbeitung bis zur Inbetriebnahme beim Kunden. Fragen dabei:

• Haben die betrachteten Prozesse derzeit eine durchgängige Verantwortung oder gibt es Brüche?
• Wer bräuchte welche Informationen, Befugnisse oder Hilfsmittel, um seine durchgängige Prozessverantwortung wahrzunehmen?

Prinzip 5: Autonomie des auftragnehmenden Prozesses

Durch die Kaskadierung erhält der Auftragnehmer die Autonomie über den Prozess. Die Autonomie fehlt, wenn in den Prozess laufend vom Kundenprozess (Auftraggeber) eingegriffen wird. Fragen dabei:

• Haben die Mitarbeiter im betrachteten Auftragnehmerprozess die Qualifikationen und Kompetenzen, um ihre Aufgaben weitgehend autonom wahrzunehmen?
• Was ist noch notwendig?
• Was könnte den Auftraggeber davon abhalten, in den Auftragnehmerprozess einzugreifen?
• Welche Sicherheit müsste er haben?