SelbstorganisationBessere Organisation durch weniger Komplexität

Durch Weiterentwicklung der eigenen Kompetenzen und Konzentration aufs Wesentliche können wir Komplexität besser beherrschen. Wie gelingt das im Arbeitsumfeld am besten? Und warum funktioniert intuitives Filtern im Beruf nur bedingt? Lernen Sie außerdem 10 Tipps kennen, mithilfe derer Sie Komplexes vereinfachen können.

Komplexität reduzieren durch intuitives Filtern

Ein einfaches Beispiel macht deutlich, was Komplexität ist. Man stelle sich ein Waldstück vor: Bäume, Bäche, Laub, Wege, Beschilderung für Wanderwege, Steine, Pflanzen, Vögel, Tiere etc. Alles findet sich dort in großer Zahl und auf einer weitreichenden Fläche. Das ist Komplexität in Reinform.

Machen Sie jedoch einen Waldspaziergang in diesem Waldstück, so werden Sie trotzdem nicht von der Komplexität des Waldes erschlagen. Denn diese Komplexität beachten Sie de facto beim Spaziergang gar nicht.

Sie nehmen nur einen Bruchteil des komplexen Gebildes Wald da: hier einen schönen Baum, dort einen singenden Vogel oder die Sonne, wie sie durch die Äste scheint. An dieser Stelle filtern wir intuitiv und ganz selbstverständlich.

Warum intuitives Filtern beim Arbeiten nicht gelingt

Im Arbeitsalltag gelingt dieses intuitive Filtern vergleichsweise schwerer. Ein entscheidender Faktor besteht darin, dass wir hier alles im Griff haben wollen. Wir wollen mindestens:

perfekte Arbeit abliefern
als fachkompetent gelten
ein guter und freundlicher Kollege sein
stets auf der Höhe der Zeit mit unserem Wissen sein

Und genau an dieser Stelle schnappt die Komplexitätsfalle zu. Dabei helfen schon einige einfache Methoden, sich wieder aus der Falle zu befreien oder gar nicht erst hineinzugeraten.

Wo begegnet uns Komplexität im Arbeitsalltag?

Gern sprechen wir von der komplexen Welt, in der wir leben. Hierzu zählen wir unsere modernen Errungenschaften wie die Cloud, Arbeitselektronik, Terminverwaltungen, bis ins Detail definierte Prozesse oder auch eine ausgeklügelte Vertriebsstruktur eines internationalen Konzerns.

Gerade Führungskräfte nehmen Komplexität im Arbeitsalltag durch verschiedene Faktoren wahr. Diese können sein:

die große Anzahl von Abhängigkeiten in Unternehmen und Beziehungen
die Vielseitigkeit und Verwobenheit von Aufgaben
Aufgaben- und Verantwortungsbereiche in der Matrix-Organisation
Heterogenität und Diversität bei den Mitarbeitenden im eigenen Team und den Kollegen auf der gleichen Hierarchiestufe
immer wieder neue Situationen und Rahmenbedingungen mit ständig wechselnden Aufgabengebieten
unrealistische Erwartungen an den Arbeitsplatz und fehlendes Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führungskraft
unterschiedliche Erwartungen in Bezug auf Ziele und Zielvereinbarungen

Wie Sie Komplexität reduzieren

Die wahrgenommene Komplexität lässt sich durch verschiedene Faktoren beeinflussen. Es liegt also in unserer Hand, Komplexität beherrschbar zu machen. Empirische Studien haben ergeben, dass wir mit folgenden Faktoren Komplexität positiv oder negativ beeinflussen können:

Ordnung und Chaos am Arbeitsplatz
der individuelle Arbeitsstil
der spezifische Erfahrungshorizont im Fachgebiet
die vorhandenen Arbeits- und Fachkompetenzen
ein effektiver Einsatz von geeigneten Tools und Hilfsmitteln
eine konsequente Konzentration auf die Lösung, statt auf das Problem
Gelassenheit bei Problemen und Herausforderungen im Arbeitsalltag
der Umgang mit Prozessen der eigene Perfektionsanspruch
der Detailgrad in der wechselseitigen Kommunikation
Reduktion aufs Wesentliche
das Maß der Mobilität im Beruf
Stile der Zusammenarbeit
Umgang mit dem Zeitbudget

Je besser Sie diese Faktoren steuern, umso besser beherrschen Sie die Komplexität in Ihrem Arbeitsleben.

So konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Die Reduzierung auf das Wesentliche schafft bei einer hohen Komplexität schnell die größte Erleichterung.

Kommen wir zurück zum Beispiel des Waldes mit einem Jogger: Wenn er im Wald läuft, könnte er auf den Gedanken kommen, alle Bäume zu zählen, sogar deren Blätter, die Vögel. Dies macht er allerdings nicht. Er konzentriert sich bei seinem Sport auf das Wesentliche: auf den Weg, die Beschaffenheit des Bodens, Hindernisse auf dem Boden, Wegweiser etc.

Wir konzentrieren uns auf das, was uns in der jeweiligen Situation als wesentlich erscheint. Typologien der Bäume, die verschiedenen Grünabstufungen der Blätter, die Anzahl der Steine, die einzelnen Buchstaben auf den Wegweisern, all das nimmt der Jogger nicht wahr.

Auf das Selbstmanagement am Arbeitsplatz übertragen, bedeutet das auch hier, dass wir uns für die jeweils komplex empfundene Arbeitssituation stets fragen sollten, was die für den Erfolg wesentlichen Faktoren sind.

Dinge vereinfachen: 10 Tipps

Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, die Ihnen helfen können, dies in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen.

Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Picken Sie sich die drei Tipps heraus, die am besten zu Ihnen passen. Versuchen Sie gar nicht erst, alle zehn gleichzeitig zu beherzigen.

1. Entwickeln Sie Ihre Kompetenzen

Je kompetenter Sie sind, desto einfacher meistern Sie Ihre Aufgaben. Stärken Sie gezielt die Kompetenzen, die Sie bei Ihrer Tätigkeit benötigen und die Sie auf Ihrem Karrierepfad voranbringen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Dinge, die Sie bereits gut können und notieren Sie auch diejenigen Kompetenzen, bei denen noch Potenzial in Ihnen schlummert.

2. Entwickeln Sie einen einfachen Lebensstil

Je einfacher Sie Ihr Arbeitsleben gestalten, desto leichter fällt es Ihnen, das Wesentliche Ihrer Arbeit herauszufiltern. So haben Sie weniger Ablenkungen und können stets Schritte unternehmen, die dem Ziel dienlich sind. Nutzen Sie beispielsweise nur diejenigen elektronischen Hilfsmittel, die Sie auch wirklich benötigen.

3. Konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche

Bevor Sie eine Aufgabe oder ein Projekt übernehmen: Halten Sie vorher kurz inne und fragen Sie sich: Was sind die Schlüsselinformationen, die ich dafür benötige? Welche Faktoren sind wesentlich zur Zielerreichung? Trennen Sie die notwendigen Schritte vom Unnötigen, suchen Sie in jeder weiteren Teilaufgabe diese Informationen und konzentrieren Sie sich auf diese.

4. Lernen Sie von den Erfolgreichen

Wenn Sie sich verbessern möchten, dann müssen Sie nicht die gleichen Dinge falsch machen, die schon viele vor Ihnen falsch gemacht haben. Beobachten Sie Ihre Kollegen und Vorbilder und lernen Sie von denen, die einmal in einer ähnlichen Situation standen wie Sie. Übernehmen Sie so bewährte Vorgehensweisen.

5. Schaffen Sie den Perfektionismus ab

Bekämpfen Sie Ihren inneren Drang nach Perfektion. Erledigen Sie Ihre Arbeiten mit einer bedarfsgerechten Qualität. Perfektion kostet Zeit, die in den seltensten Fällen zur Verfügung steht und oft auch gar nicht honoriert wird.

6. Vermeiden Sie destruktive Ordnung

Ordnung ist ein Mittel zum Zweck und nicht ein Gut an sich. Starre Ordnungsregeln und festgefahrene Strukturen wirken sich lähmend auf Ihre Arbeit aus und kosten unnötig viel Zeit. Halten Sie so viel Ordnung wie nötig, lassen Sie aber auch Flexibilität und kreative Unordnung in den passenden Bereichen zu.

7. Vermeiden Sie destruktives Chaos

Vermeiden Sie aber auch destruktives Chaos. Hektik und destruktives Chaos behindern Ihre Arbeit massiv. Produktives Chaos dagegen beflügelt Ihre Kreativität und fördert die Flexibilität.

8. Üben Sie sich in Gelassenheit

Arbeiten Sie daran, den Überblick auch in Stresssituationen zu behalten. Wenn Ihnen das nicht immer gut gelingt, setzen Sie das Hauptaugenmerk Ihrer persönlichen Weiterentwicklung auf die Stärkung Ihrer Gelassenheit und Stressresistenz. Entspannungstechniken können Sie dabei unterstützen, gelassener zu werden und permanenten Stress zu vermeiden. Versuchen Sie es zum Beispiel mit autogenem Training, progressiver Muskelentspannung, Tai-Chi oder Yoga.

9. Machen Sie die „Lösematik“ zu Ihrem Ziel

Konzentrieren Sie sich in Ihrem Denken nicht mehr auf die Probleme, sondern konsequent auf die Lösungen. Eine Antwort auf die Komplexität unseres Alltags kann „Lösematik“ heißen. Gehen Sie mit der Überzeugung an Ihre Aufgaben heran, dass eine Lösung existiert. Setzen Sie Ihre Bemühungen daran, genau die richtige Lösung zu finden, statt die Gedanken um das Problem kreisen zu lassen.

10. Entwickeln Sie „Operative Faulheit“

Reduzieren Sie Ihre operativen Tätigkeiten auf das Minimum, indem Sie eine gesunde „operativen Faulheit“ pflegen. Überlegen Sie sich vor jedem Schritt oder jeder Tätigkeit, ob sie wirklich notwendig ist. Die zentrale Frage lautet: „Was passiert, wenn ich nichts tue?“