EinkaufsmanagementWie Unternehmen vorgehen, um Einkaufskosten zu senken
„Wie können wir beim Einkauf Kosten sparen?“ – vor dieser Herausforderung stehen viele Unternehmen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, wenn ihre Kassen immer leerer werden und die Kredite bei Banken immer teurer werden.
Viele Firmen führen dann, oft mithilfe von Unternehmensberatern, Materialkostenoptimierungsprogramme („Strategic Sourcing“) durch. Wegen welcher Fehler scheitern diese Vorhaben trotz aller Anstrengung? Und wie lassen sich wirklich Einkaufskosten einsparen?
Kosteneinsparungsmaßnahmen abteilungsübergreifend umsetzen
Viele Unternehmen meinen: Nach den Verhandlungen ist der schwierigste Teil der Arbeit getan. Das Gegenteil ist der Fall. Der schwierigste Teil der Arbeit beginnt erst mit der Umsetzung, insbesondere, wenn neue Lieferanten getestet und freigegeben werden müssen.
Während des Materialkostenoptimierungsprogramms fließen alle Ressourcen in die Projektarbeit. Und nach den Verhandlungen wird die mühsam etablierte Zusammenarbeit der Abteilungen oft wieder eingestellt. Die Umsetzung soll dann vom Einkauf allein bewältigt werden. Ein Fehler!
Um bei der Einführung neuer Lieferanten Qualität zu sichern und Einsparungen zu garantieren, ist eine dauerhafte abteilungsübergreifende Teamarbeit notwendig. Außerdem sind die Einkäufer meist so stark ins Tagesgeschäft eingebunden, dass ihnen für das Umsetzen zu wenig Zeit bleibt.
Um Einsparungen langfristig sicherzustellen, muss die Arbeit daher auf alle Abteilungen verteilt werden. Die Verantwortlichen müssen dafür von der Geschäftsleitung oder dem Vorstand in die Pflicht genommen werden.
Einsparungen GuV-orientiert messen
Einsparungen tauchen oft nicht in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) auf, weil die Wahl der Messlatte nicht eindeutig ist. Nur wenn ein Vergleich zwischen dem bisher gezahlten Preis und dem neu verhandelten Preis möglich ist, kann eine eindeutige GuV-Wirksamkeit nachgewiesen werden.
Manchmal wird behauptet, der Einsparerfolg ließe sich nicht mit den alten Preisen messen, sondern nur mit den aktuell eingeholten Preisangeboten, weil sich das Produkt verändert habe. Um den Einsparerfolg zu messen, wird beispielsweise bei Fahrzeugen, bei denen ein Nachfolgemodell am Markt existiert, nicht der Preis des Vorgängermodells als Vergleichsmaßstab herangezogen, sondern der Angebotspreis des neuen Modells.
Eine GuV-Wirksamkeit ist jedoch auch hier möglich, indem man die Kosten pro gefahrenen Kilometer des alten Modells mit denen des neuen Modells vergleicht.
Messlatte für Kosteneinsparung definieren
Damit der Einkauf die Auswirkungen seiner Arbeit auf die GuV nachweisen kann, müssen die Einsparungen an einer historischen „Baseline“ (Messlatte) gemessen werden. Es muss nachgewiesen werden, dass sich die Kostenposition des Unternehmens durch die Einkaufsarbeit verbessert hat. Nur in Ausnahmefällen, wenn keine historischen Vergleichsdaten zur Verfügung stehen, sollte eine andere Messlatte herangezogen werden.
Sofern die Preise für die Einzelkomponenten des Produktes oder der Dienstleistung bekannt sind, kann die Messlatte analytisch hergeleitet werden. Ist auch eine analytische Herleitung der Messlatte nicht möglich, so muss auf das günstigste Erstangebot zurückgegriffen werden.
Wie Sie ganzheitliche Kostenperspektiven einnehmen
Einsparungen werden manchmal auch nur auf Basis des vom Lieferanten angebotenen Preises berechnet, obwohl noch weitere Kosten anfallen (zum Beispiel für Wartung und Lagerung). Damit der Einkauf glaubwürdig bleibt, muss er die Einsparungen immer aus einer ganzheitlichen Kostenperspektive berechnen. Er muss die sogenannten Total Cost of Ownership ermitteln und vergleichen.
Bei jeder Materialgruppe oder Dienstleistung ist zu prüfen, welche Kostenarten entlang der Wertschöpfungskette anfallen. Zur Wertschöpfungskette gehören zum Beispiel:
- Einkaufspreis
- Prozesskosten
- Lagerungskosten
Für jede Kostenart muss bei der Einsparungsberechnung dann mithilfe von spezifischen Kalkulationsregeln geprüft werden, wie sie sich verändert hat. Nur wenn die Gesamtsumme aller Kosten niedriger ist als in der Vorperiode, wurde eine Einsparung erzielt.
Wie Sie die Compliance zur Kosteneinsparung messen
Ein wesentlicher Knackpunkt beim erfolgreichen Umsetzen von Einsparungen liegt im Realisierungsprozess. Im Vordergrund steht hierbei das Einhalten von Verträgen (Compliance), die man anhand der folgenden drei Fragen messen kann:
- Lieferanten-Compliance: Werden die ausgehandelten Verträge genutzt oder kaufen die Bedarfsträger vorbei an den Verträgen bei anderen Lieferanten (sogenanntes „Maverick-Buying“)?
- Produkt-Compliance: Werden ausschließlich die im Vertrag vereinbarten Produkte eingekauft?
- Preis-Compliance: Stellen die Lieferanten die richtigen Preise und Konditionen in Rechnung?
Ein schwacher oder nicht vorhandener Compliance-Messprozess kann dazu führen, dass die Einsparungen nicht realisiert werden und der Einkauf deshalb an Glaubwürdigkeit verliert.
Warum Einsparungen aus den Budgets gekürzt werden müssen
Auch wenn Einsparungen GuV-wirksam gemessen und tatsächlich realisiert werden, wird oft behauptet, dass Einsparungen aus Materialkostenoptimierungsprogrammen direkt in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung einfließen.
Das stimmt nicht ganz: Die Einsparungen finden nur dann den Weg in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung, wenn die Budgets entsprechend gekürzt werden. Eine notwendige Bedingung für das Kürzen der Budgets ist, dass die erzielten Einsparungen richtig berechnet und nachweislich realisiert werden.
Es muss daher eine eindeutige und definierte Prozedur geben, mithilfe derer die Einsparungen von den Budget-Verantwortlichen abgesegnet und einvernehmlich aus den Budgets gekürzt werden.
Drei-Punkte-Programm für die Kosteneinsparung beim Einkauf
Möchte der Einkauf sicherstellen, dass seine Leistung in Form von erfolgreich ausgehandelten Einsparungen auch eine Auswirkung auf den Unternehmenserfolg hat, muss er sich auf folgende Punkte konzentrieren:
- Konsequente Umsetzung der Einsparungen durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Verantwortung in der Umsetzungsphase.
- Glaubwürdige Messung der Einsparungen im Materialeinkauf durch GuV-orientierte Messlatten und eine ganzheitliche Kostenbetrachtung.
- Konsequente Compliance-Messung und Einführung eines von den Budget-Verantwortlichen akzeptierten Prozesses zur Abstimmung der Einsparungen und Streichung aus den Budgets.
Nur wenn diese drei Aspekte beachtet werden, können sich die verhandelten Einsparungen auch erfolgswirksam in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung niederschlagen. Und der Einkauf? Er kann auf diese Weise seine Positionierung im Unternehmen deutlich verbessern.
