KundenbindungKundenerlebnisse am Customer Touchpoint verbessern

Customer-Touchpoint-Projekte bieten die Chance, neue Kundenkontaktpunkte zu finden, bestehende zu optimieren und veraltete loszuwerden. Wie gehen Sie in einem Projektteam vor, um die vielen Customer Touchpoints zu analysieren und zu verbessern? Und wie nehmen Sie dazu die notwendige Kundensicht ein?

Mit dem Customer-Touchpoint-Management soll den Kunden an jedem Interaktionspunkt mit dem Unternehmen und seinen Produkten eine herausragende, verlässliche sowie vertrauenswürdige Erfahrung bieten – ohne dabei die Prozesseffizienz aus den Augen zu verlieren. Ein wesentliches Ziel ist das ständige Optimieren der Kundenerlebnisse an den einzelnen Kontaktpunkten.

Dazu braucht es immer wieder neue Ideen und die konsequente Kundenperspektive auf die Kontaktpunkte. Sie sollten regelmäßig Ihre bestehenden Kundenkontaktpunkte unter die Lupe nehmen und Projekte zur Verbesserung initiieren. Grundlage dafür sind Customer-Touchpoints-Workshops. Wie gehen Sie vor?

Die Planung des Customer-Touchpoint-Projekts

Um das Customer-Touchpoint-Management als solches oder Teile davon als Projekt im Unternehmen erfolgreich einzuführen, sind zunächst folgende Schritte notwendig:

Berufung einer Projektleitung aus dem Produktmanagement, Marketing oder Vertrieb
Zusammenstellung des Projektteams
Definition der Projektziele
Festlegung eines Zeitplans insbesondere für Workshops

Um sich von der bisherigen Sichtweise auf Kunden zu lösen, kann es sinnvoll sein, als Projektleiterin oder Projektleiter eine sachfremde Person auszuwählen. Der Vorteil dabei: Diese Person hat von der Materie selbst keine Ahnung und ist deshalb gezwungen, sich mit allen Teilnehmenden und möglichst auch mit Kunden auszutauschen.

Durch solche Dialoge werden Zusammenhänge klarer, brachliegendes Wissen wird angezapft, Hierarchiebremsen werden ausgehebelt und der Blick durch eine andere Brille lässt oft ganz neue, mutige Ideen entstehen. Das wichtigste ist immer die Akzeptanz der involvierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und eine Vorgehensweise, die einfach und verständlich ist.

Die Zusammensetzung des Projektteams für das Customer-Touchpoint-Management

Im zweiten Schritt wird die Zusammensetzung des Projektteams bestimmt. Dies sollte sich an der Aufgabenstellung orientieren. Deshalb: „Würfeln“ Sie kein Team zusammen, sondern achten Sie auf einen guten Mix aus langjährigen und neuen, jungen und alten sowie männlichen und weiblichen Mitarbeitenden.

Laden Sie Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen ein, um eine mögliche Zuständigkeitsdenke zu beenden und in Zukunft die kundenbezogene Zusammenarbeit jenseits aller Ressort-Egoismen zu realisieren.

Beachten Sie auch, dass es im Verlauf eines Projektes immer zwei Phasen gibt:

Die Phase der Ideenfindung und
die Phase der Überführung in die Realität.

Für beide Phasen werden unterschiedliche Menschentypen benötigt. Zwecks Ideenfindung braucht es Andersdenkende, Chaoten, Visionäre, Zerstörer und Regelbrecher. Diese geben den kreativen Input. Sie stellen die abwegigsten Fragen, denken das Undenkbare und träumen sich in die schönsten Luftschlösser hinein. In der ersten Phase kann man gar nicht genug verrückte Ideen haben.

In der zweiten Phase werden dann die brauchbaren Ideen auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Hierzu muss die Zusammensetzung des Projektteams verändert werden, denn die Überführung auf ein hohes Niveau der Machbarkeit erfordert einen anderen Menschentypus: den detailverliebten Macher, Schützer und Bewahrer. Er wird gebraucht, um die Trittsteine ins Neuland zu legen. Werden sie jedoch zu früh hinzugezogen, ersticken sie jede verrückte Idee im Keim.

Ziehen Sie zu passenden Projektzeitpunkten auch einige – möglichst unbequeme – Kundinnen und Kunden hinzu, die als Ideenlieferant oder Feedback-Geber fungieren. Sollte das nicht möglich sein, setzen Sie einen virtuellen Kundenrepräsentanten mit an den Besprechungstisch.

Einstieg in das Customer-Touchpoint-Projekt

Zum Einstimmen und Warmlaufen kann man den Projektteilnehmern folgende Aufgabe geben:

Sie haben zwei Minuten Zeit. Notieren Sie – jeder für sich – so viele potenzielle Kontaktpunkte wie möglich, die Sie mit einem Kunden X haben könnten!

Erfahrungsgemäß wird bei dieser Übung jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin etwa 10 bis 20 Touchpoints finden. Die Gruppe als Ganzes kommt je nach Teilnehmerzahl auf 50 bis 100 Touchpoints – und das in nur zwei Minuten. Anschließend kann mit folgender Frage fortgefahren werden:

Welches ist der erste Kontaktpunkt, den ein potenzieller Kunde mit Ihrem Unternehmen hat?

Die Antworten fallen über alle Branchen hinweg sehr ähnlich aus. Beispiele:

Interessent kommt vorbei
Interessent ruft an
Interessent mailt
Interessent erhält Unterlagen
Interessent geht auf die Webseite
Interessent betrachtet die Schaufenster
Interessent wird von einem Außendienst-Mitarbeiter besucht

Was die ersten Customer Touchpoints sind

Schon an diesen Antworten lässt sich die immer noch vorherrschend selbstzentrierte Sichtweise in den Unternehmen erkennen. Aus dem Blickwinkel des Kunden betrachtet entstehen die ersten Kontakte zu einem Unternehmen jedoch schon sehr viel früher:

Der potenzielle Kunde hat einen latenten Kaufwunsch. Dazu kommt ihm ein adäquater Anbieter in den Sinn. Dieser allererste Gedanke manifestiert sich je nach Vorerfahrungen beziehungsweise Unternehmensreputation als eher positives oder negatives Gefühl.
In seinem Umfeld oder in den Medien hört oder liest er ganz beiläufig etwas über ein Unternehmen und seine Angebote. Diese Meinung ist positiv oder negativ – und sie wird den ersten Eindruck färben.
Der Interessent befragt Kollegen oder Freunde, was sie zu einem Unternehmen und dessen Angeboten und Services sagen können.
Er durchforstet das Internet und stößt dabei auf zu- oder abratende Einträge in Foren und Blogs oder auf Meinungs- und Bewertungsportale.

Weil dieses vorentscheidende Suchverhalten der Kunden immer noch viel zu wenig beachtet wird, verscherzen Unternehmen es sich oft genug mit ihren Interessenten, noch bevor diese einen ersten direkten Kontaktversuch starten. Spätestens jetzt ist klar, wie notwendig eine intensive Beschäftigung mit solchen allerersten Kontakte im Rahmen eines Touchpoint-Projekts ist.

Customer Touchpoints sichtbar machen

Durch diese Vorübungen ist der Blick durch die Kundenbrille geschärft. Nun erfolgt der nächste Schritt, das Abbilden der Ist-Situation. Hierfür lässt sich beispielsweise eine Collage erstellen, die je nach Branche folgende Titel tragen könnte:

Eine typische Kundenreise durch unser Unternehmen
Die Erlebnisse eines Kunden beim Kauf von Produkt X
Wie es einem typischen Kunden vor, während und nach der Inanspruchnahme unserer Dienstleistung Y ergeht

Dabei wird der Verlauf einer typischen Reise des Kunden durch das Unternehmen bildlich dargestellt. Ausgewählte Geschichten werden zum Besten gegeben und beispielhafte Kundenmeinungen angeheftet. Mitgebrachte Produkte werden in ihre Bestandteile zerlegt oder schriftliche Unterlagen entsprechend aufgedröselt. Plus- und Minuspunkte werden gelistet, Dos and Don'ts per Storyboard oder Video dokumentiert.

Das Ganze lässt sich an Pinnwänden darstellen, die chronologisch nebeneinander stehen und durch den Weg des Kunden miteinander verbunden sind. Diese können im weiteren Verlauf des Projekts in die eigene Abteilung mitgenommen werden, um den Fortschritt zu dokumentieren und die Verbindungsstellen zu anderen Bereichen immer vor Augen zu haben.

Customer Touchpoints optimieren

Auf Basis dieser oder einer ähnlichen Darstellung wird eine Prioritätenliste der zu bearbeitenden Touchpoints erstellt. Nach Erfassung der Ist-Situation werden die jeweils gewünschte oder notwendige Soll-Situation definiert und ein Maßnahmenplan entwickelt. Dieser wird nach einem festgelegten Zeitplan umgesetzt. Dann wird das Ergebnis anhand passender Messgrößen überprüft und optimiert.

Wichtig ist dabei, nicht in das alte Denken der Prozessorganisation zurückzuverfallen und die Touchpoints aus einer Innensicht heraus zu betrachten. Danach sähe das in einem Autohaus anhand des Beispiel-Touchpoints „Reparaturannahme“ fälschlicherweise folgendermaßen aus:

Wir übernehmen das Auto des Kunden.
Wir führen die erforderlichen Reparaturen aus.
Wir informieren den Kunden, dass sein Auto abholbereit ist.
Wir verabschieden den Kunden.

Beispiel: Abläufe konsequent aus Kundensicht betrachten

Im Customer Touchpoint Management wird dieser Vorgang aus Kundensicht betrachtet. Die Formulierungen sehen dann so aus:

Der Kunde ruft zwecks Terminvereinbarung bei uns an.
Der Kunde fährt mit dem Wagen vor.
Der Kunde erhält ein Ersatzfahrzeug.
Der Kunde erhält eine Information, dass die Reparatur durchgeführt ist.
Der Kunde übernimmt sein repariertes Fahrzeug.
Der Kunde wird über die durchgeführten Reparaturen informiert und erhält weitere Hinweise.
Der Kunde wird verabschiedet.
Der Kunde fährt nach Hause.

Dabei werden die zu optimierenden Touchpoints in Ober- und Unter-Touchpoints sortiert und optisch sichtbar gemacht. Danach wird bei den ausgewählten Touchpoints nach Enttäuschungs-, OK- und Begeisterungsfaktoren gefahndet, nach passenden Verbesserungen und schließlich nach Begeisterungsideen gesucht. Oft sind es nämlich emotionalisierende Kleinigkeiten, die den großen Unterschied machen.