MeetingsSo leiten Sie eine Besprechung

Als Moderator von Meetings konzentrieren Sie sich auf eine strukturierte und zielführende Steuerung des Prozesses. Sie regen zum Austausch unter den Teilnehmenden an, achten auf Störungen und Konflikte und sichern die Ergebnisse. Hilfreich dabei sind die folgenden Tipps.

Moderierte Besprechungen bringen sehr viel mehr als solche, in der die Anwesenden selbst steuern, wie es vorangeht und wie die Tagesordnung bearbeitet wird. Denn Moderatoren halten sich zurück und konzentrieren sich schwerpunktmäßig auf eine strukturierte und zielführende Steuerung des Prozesses. Die Moderation eines Meetings ist deshalb eine Schlüsselkompetenz für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit den folgenden Tipps verbessern Sie Ihre Moderation.

Stichwort

Moderation

Moderation meint die Leitung einer Veranstaltung wie beispielsweise ein Meeting, eine Besprechung, ein Workshop oder eine Konferenz. Wer die „Moderation hat“, führt durch das Programm der Veranstaltung; daher auch die Begriffe „Radiomoderator“ und „Fernsehmoderator“. Außerdem bedeutet Moderation „Mäßigung“ und „Maß halten“. Das heißt: Die Teilnehmenden sollen sich an festgelegte Regeln halten.

Dafür gibt es Moderationstechniken. Das sind Methoden, Vorgehensweisen und Hilfsmittel zur Planung, Kommunikation, Diskussion, Konfliktbewältigung, Visualisierung und zur Nachbereitung der moderierten Veranstaltung. Der Moderator bringt sich fachlich nicht ein, sorgt aber dafür, dass die Gruppe ihre Ziele erreicht.

Selbstverständnis als Moderator und die eigene Rolle bewusst machen

Neutralität
Verantwortung für die Gruppe und den Verlauf
Ergebnisdokumentation und Ergebnissicherung

Mentales Durchdenken der Moderation

Realistisches und machbares Ziel: Was soll erreicht werden?
Historie: Was ist bisher passiert?
Erwartungen, Einstellungen und Informationsstand der Teilnehmenden
Zeitlichen Rahmen festlegen
Potenzielle Diskussionsverläufe antizipieren
Szenarien durchdenken
Geeignete Interventionen überlegen
Visualisierung und geeignete methodische Schritte überlegen

Vertrauensvolles und konstruktives Arbeitsklima schaffen

Spielregeln festlegen

Maximale Sprechdauer von 30 Sekunden
Zuhören und ausreden lassen
Bei Unklarheit nachfragen
Vorrang von Störungen
Fair und respektvoll miteinander umgehen
Konzentration auf das Thema, das heißt Ablenkungen wie Smartphone oder Notebook vermeiden

Teilnehmerinnen und Teilnehmer in ihren Äußerungen ernst nehmen

Alle zu Äußerungen ermutigen und so Aktivität fördern
Wertschätzendes Verhalten zeigen
Mit entsprechender Sensibilität namentlich ansprechen

Verständnis der Teilnehmenden untereinander fördern und anregen

Unterschiedliche Perspektiven und Sichtweisen zulassen
Selbst nachfragen
Andere zu Fragen anregen
Emotionen, Meinungen und Empfindungen zulassen und bei Bedarf zur Sprache bringen

Bei Konflikten frühzeitig intervenieren

Killerphrasen unterbinden
Auf angemessenen Tonfall hinweisen
Klarer Appell, ungeklärte Konflikte an anderer Stelle zu erörtern

Fragende Haltung einnehmen

Offene Fragen (W-Fragen) stellen und Teilnehmende aktivieren. Mit systemischen Fragen arbeiten:

Hypothetische Fragen

„Angenommen, wir wollen diesen Weg so gehen. Was bedeutet das?”

Konkretisierende Fragen

„Was meinen Sie genau mit …?”

Analytische beziehungsweise klärende Fragen

Woher? Weshalb? Wieso?

Lösungsorientierte Fragen

„Wie wollen wir weiter vorgehen?“

Geschlossene Fragen bringen Dinge auf den Punkt und grenzen ein:

Ja/Nein

„Wollen wir beschließen, dass …?“

Alternativfragen

„Ist Vorschlag A oder B geeignet?”

Struktur und Systematik im Prozess beachten

Unterschiedliche Positionen zusammenfassen und gegenüberstellen
Verbindende Gemeinsamkeiten herausfinden und betonen
Suche nach Konsens oder nach tragfähigen Kompromissen anregen und unterstützen
Unklarheiten beseitigen und unnötige Auseinandersetzungen durch sachliche Klarstellungen vermeiden
Abschweifungen unterbinden und zum Thema zurückführen
Für die Einhaltung der Tagesordnung sorgen
Wichtige Ergebnisse und Zwischenergebnisse zusammenfassen und für alle nachvollziehbar visualisieren

Typische Moderationsfallen vermeiden

Pingpong-Falle

Der Zwang, jeden Wortbeitrag umgehend und persönlich selbst zu kommentieren. Stattdessen:

Pausen aushalten können und Beiträge aus der Gruppe abwarten
Frage weiterreichen: „Wie sehen die anderen das?“
Sachliche Spiegelung oder Kommentierung des Beitrages: „Das wäre ein Argument für …“

Anwaltsfalle

Der Zwang, sich zum Anwalt oder Fürsprecher einer Position oder Meinung zu machen. Stattdessen:

Inhaltliche Meinungsäußerungen als Rollenwechsel verdeutlichen: „Ich verlasse einmal kurz meine Moderatorenrolle und möchte selbst ein Argument einbringen.”
Neugier auf unterschiedliche Positionen entwickeln

Schweigefalle

Der Zwang, bei Diskussionspausen sofort intervenieren zu wollen. Stattdessen:

Pausen als Teil eines kreativen Prozesses begreifen (im Geiste bis 10 zählen)
Gegebenenfalls neuen Impuls setzen, etwa durch die Erweiterung der Frage oder eine Zusammenfassung
Im Extremfall Schweigen thematisieren

Moderation einen sinnvollen Abschluss geben

Klaren Schlusspunkt setzen: „Ich möchte die Diskussion an dieser Stelle beenden.”
Zusammenfassung der Ergebnisse und Diskussionsinhalte mit Bezug auf das Ziel
Ausblick geben: Nächste Schritte, weiteres Vorgehen, Arbeitsaufträge und Verantwortlichkeiten benennen

Nachlesen und Ergebnis sichern

Protokoll oder Zusammenstellung der Ergebnisse zeitnah erstellen und an die betreffenden Personen verteilen
Persönliche Reflexion: Was lief gut? Was war verbesserungsbedürftig?
Eventuell konstruktiv-kritische Rückmeldung einholen