Missverständnisse im beruflichen Umfeld vermeiden

Inwiefern sind Missverständnisse schädlich?

Missverständnisse bei der Arbeit wirken sich negativ auf die Produktivität und das Betriebsklima aus. Wenn Informationen missverstanden werden, führt das zu Fehlern, die korrigiert werden müssen. Das kostet Zeit und andere Ressourcen. Eine eindeutige Kommunikation sorgt hingegen dafür, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben korrekt erledigen können.

Die Vermeidung von Missverständnissen trägt auch zu einem harmonischen Arbeitsklima bei. Fehlinterpretationen führen zu Spannungen oder sogar zu Konflikten im Team, was das Zusammengehörigkeitsgefühl schwächt, und die Zusammenarbeit erschwert.

Ein gutes Arbeitsklima ist geprägt von einer klaren und offenen Kommunikation. Das fördert nicht nur die Motivation, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, was letztlich zu besseren Ergebnissen führt.

Eindeutige, verständliche E-Mails formulieren

Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail verschicken, achten Sie darauf, dass der Betreff eindeutig formuliert ist. Anstatt „Meeting“ als Betreff zu verwenden, schreiben Sie:

Projekt X: Vorbereitungstreffen am 25. August – Aufgabenverteilung

Die Empfängerin oder der Empfänger versteht sofort, worum es geht und was der Anlass der E-Mail ist. Eine Verwechslung mit einem anderen Meeting ist hier ausgeschlossen, da sowohl das Datum als auch der Grund für den Termin genannt werden.

Beginnen Sie die E-Mail mit einer kurzen Einleitung, die den Kontext erklärt:

Im Hinblick auf unser bevorstehendes Treffen am 25. August möchte ich die Aufgabenverteilung im Projekt X besprechen.

Danach folgen detailliertere Informationen, idealerweise als Aufzählung, damit nichts übersehen wird. Orientieren Sie sich dabei einfach an den W-Fragen: was, wer, wann, wo, wie, warum …

Schließen Sie die E-Mail mit einem klaren Handlungsaufruf ab:

Bitte bestätigen Sie, ob die Aufgaben so verteilt werden können.

Missverständnisse nach Meetings vermeiden

Wenn in einem Meeting Aufgaben verteilt wurden, formulieren Sie zuerst mündlich:

Ich möchte sicherstellen, dass wir alle die gleichen Punkte mitnehmen. Könnten wir kurz durchgehen, wer was übernimmt?

Und nach dem Meeting könnten Sie eine E-Mail senden mit dem Betreff:

Projekt X: Zusammenfassung der Aufgabenverteilung vom 25. August

Und die Punkte noch einmal auflisten:

Zur Bestätigung:
1. Peter übernimmt die Erstellung des Berichts
2. Maria kümmert sich um die Präsentation.

Hören Sie bei Meetings aktiv zu und fassen Sie wichtige Punkte zusammen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie das Gesagte genau so verstehen, wie es gemeint ist. Beispiel:

Lassen Sie mich kurz zusammenfassen, was wir besprochen haben: Ich werde den Bericht bis Freitag vorbereiten und Ihnen die Entwürfe morgen früh zusenden. Ist das korrekt?

So ermöglichen Sie Ihren Gesprächspartnern, Missverständnisse sofort zu korrigieren.

Fachjargon vermeiden

Angenommen, Sie arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammen, die möglicherweise nicht alle Fachbegriffe kennen. Anstatt zu sagen: „Wir müssen die KPIs für das Q3-Reporting anpassen“, sagen Sie:

Wir sollten die Kennzahlen für den Quartalsbericht überarbeiten. Das bedeutet, dass wir die Leistungsindikatoren wie Verkaufszahlen und Kundenzufriedenheit neu bewerten müssen.

Falls Sie per E-Mail kommunizieren, fügen Sie hinzu:

Zur Information: KPIs stehen für Key Performance Indicators, also die wichtigsten Leistungskennzahlen.

Verantwortlichkeiten proaktiv klären

In einem Teammeeting kann die Verteilung von Aufgaben schnell zu Missverständnissen führen. Deshalb ist es sinnvoll, am Ende des Meetings klarzustellen:

Peter, du übernimmst die Recherche für das Projekt. Maria, du bist für die Präsentation verantwortlich. Können wir das so festhalten?

Senden Sie eine kurze Nachfass-E-Mail mit dem Betreff:

Projekt X: Bestätigung der Verantwortlichkeiten

Listen Sie die Aufgaben mit den zugewiesenen Personen auf:

Zur Klarstellung:
Peter – Recherche,
Maria – Präsentation,
Paul – Analyse der Ergebnisse.

Emotionale Intelligenz einsetzen

Falls Sie bemerken, dass eine Kollegin oder ein Kollege gestresst oder verärgert ist, kann es helfen, das Gesprächstempo zu drosseln und ruhig zu fragen:

Ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um dieses Thema zu besprechen, oder sollen wir später noch einmal darauf zurückkommen?

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, die potenziell kritisch aufgenommen werden könnte, lesen Sie diese laut vor, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Ton trifft. Vermeiden Sie Formulierungen, die als Vorwurf verstanden werden könnten. Anstatt „Sie haben den Bericht nicht rechtzeitig geliefert“, schreiben Sie:

Der Bericht ist noch offen. Gibt es Hindernisse, bei deren Überwindung ich helfen kann?

Absprachen nachverfolgen

Nach einem Gespräch, in dem wichtige Entscheidungen getroffen wurden, schicken Sie eine kurze Follow-up-E-Mail:

Projekt X: Bestätigung der heutigen Besprechungsergebnisse

Danke für das Gespräch heute. Um sicherzustellen, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind, fasse ich hier noch einmal die beschlossenen Punkte zusammen …

In der E-Mail listen Sie die Punkte und nächsten Schritte auf, mit klaren Verantwortlichkeiten und Terminen:

Peter wird bis Freitag den Bericht fertigstellen.
Maria überprüft die Daten bis Dienstag.

Kritik formulieren

Konstruktive Kritik sollte immer respektvoll und sachlich formuliert sein. Anstatt „Ihr Bericht war ungenau“, schreiben Sie:

Im Bericht fehlen einige Details. Können wir gemeinsam überprüfen, welche Informationen ergänzt werden sollten?

Es ist auch hilfreich, positive Aspekte hervorzuheben, bevor man auf Verbesserungsmöglichkeiten eingeht, zum Beispiel:

Der Bericht gibt einen guten Überblick über das Thema, jedoch fehlen einige Details.

Der Empfänger fühlt sich im Beispiel weniger angegriffen und eher motiviert, die Vorschläge umzusetzen. Wichtig ist außerdem:

• Unterbreiten Sie konkrete Vorschläge zur Verbesserung,
• ermöglichen Sie Ihrem Gegenüber, Fragen zu stellen
• und Feedback zu geben.

Unangenehme Themen ansprechen

Um Missverständnisse bei der Arbeit zu vermeiden, sollten Sie unangenehme Themen erst dann besprechen, wenn Sie sich gründlich vorbereitet haben.

Überlegen Sie im Vorfeld, welche Aspekte des Themas besonders sensibel sind und wie Sie diese formulieren, ohne dass Missverständnisse oder Konflikte entstehen. Sammeln Sie Fakten und Beispiele, die Ihre Bedenken stützen, um das Gespräch auf eine sachliche Basis zu stellen.

Den richtigen Zeitpunkt zu wählen, ist ebenfalls wichtig. Ein ruhiger Moment, in dem alle Beteiligten aufnahmefähig sind und keine dringenden Aufgaben anstehen, eignet sich am besten. Vermeiden Sie es, heikle Themen in stressigen oder angespannten Situationen anzusprechen. Sagen Sie zum Beispiel:

Ich möchte ein Thema ansprechen, das uns sicherlich allen am Herzen liegt: Wie können wir sicherstellen, dass unsere Projektziele realistisch bleiben?

Durch diese Formulierung wird das Thema offen und ohne Vorwürfe angesprochen, was zu einer konstruktiven Diskussion einlädt. Zusätzlich kann es hilfreich sein, das Gespräch mit einer positiven Bemerkung einzuleiten:

Ich sehe, dass wir in letzter Zeit viele Fortschritte gemacht haben. Gleichzeitig denke ich, dass es wichtig ist, dass unsere Projektziele weiterhin erreichbar bleiben. Wie können wir das sicherstellen?

Mit dieser Kommunikationsweise schaffen Sie eine respektvolle Atmosphäre. Alle Beteiligten werden ermutigt, ihre Sichtweisen zu teilen.

Missverständnisse in internationalen Teams vermeiden

Wenn Sie auf internationaler Ebene mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten, berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede bei der Kommunikation mit den folgenden Vorgehensweisen:

• Verwenden Sie eine einfache, klare Sprache und vermeiden Sie regionale Redewendungen, die möglicherweise nicht verstanden werden.
• Nutzen Sie, wenn nötig, visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Präsentationen, um Ihre Botschaft zu verdeutlichen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die Unternehmenssprache (Corporate Language) kennen und nutzen.

Mit den Regeln zur Corporate Language legen Unternehmen fest, welche Sprache gesprochen wird (meist Englisch). Außerdem geben sie den Kommunikationsstil im Hinblick auf die Benutzung von Fachbegriffen, die Markensprache und standardisierte Formulierungen vor.

Standardisiert werden häufig Begrüßungen, Abschiedsformeln sowie häufige Formulierungen in E-Mails, Berichten und anderen Dokumenten.

Sie können für entsprechende E-Mails auch KI-Tools nutzen und Inhalt, Form und Tonalität der E-Mail im Entwurf oder in Form von Textbausteinen automatisch erstellen lassen. Hier ein Beispiel:

Danach:

1. Prüfen Sie, was Sie zur Konfliktbewältigung unternehmen können.
2. Klären Sie, wie der Konflikt in Ihrem Team ausgetragen wird.
3. Erkunden Sie mögliche Konfliktursachen.
4. Suchen Sie nach möglichen Lösungen und beachten Sie dabei, welche Rahmenbedingungen durch die kulturellen Hintergründe der Teammitglieder gegeben sind.