ZeitmanagementMit Timeboxing das Zeitmanagement im Team verbessern

Was versteht man unter Timeboxing? Welche Vorteile bietet die Methode? Sie erfahren außerdem, inwiefern sich weiches von hartem Timeboxing unterscheidet und welche Variante sich für Ihre Mitarbeitenden besser eignet. Mit einem Beispiel für die praktische Anwendung von Timeboxing.

Wie Timeboxing funktioniert

Timeboxing ist eine Methode, die zum besseren Zeitmanagement beiträgt. Aufgaben einzelner Personen oder ganzer Teams werden in zeitliche Blöcke unterteilt, sogenannte Timeboxen.

Wie groß eine Timebox ist, hängt vom Aufwand der zu erfüllenden Aufgabe ab. Gängig ist die Zeiteinheit „Stunden“; die Timebox kann alternativ ganze oder halbe (Arbeits-) Tage umfassen. Diese Einheit bietet sich bei großen Aufgaben an, die in fixe Etappen mit eigenen Zwischenzielen unterteilt werden.

Timeboxing lässt sich mit einem Stundenplan vergleichen: Jeder Aufgabe teilen Sie ein bestimmtes zeitliches Kontingent zu, in dem die Aufgabe erledigt werden sollte. Dadurch entsteht ein fester Zeitplan für den ganzen Arbeitstag. Das fördert die Konzentration und die Motivation.

Tipp

Ziele für Timeboxen festlegen

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden Timeboxing nutzen, sollte notiert werden, welches Ziel am Ende der Timebox erreicht sein oder welches Ergebnis vorliegen muss. Beispiele sind: Text liegt vor, Analyse für X durchgeführt, alle Kundenanfragen vom „Datum“ sind beantwortet. Für andere Teammitglieder muss das Ziel nicht sichtbar sein; die Festlegung dient vielmehr der Selbstkontrolle.

Warum Sie Timeboxing anwenden sollten

Wer mit agilen Ansätzen arbeitet – etwa nach der Scrum-Methode –, sollte Timeboxing zumindest ausprobieren. Vorteile sind:

Sie kommen mit Ihren Aufgaben voran – und schieben Wichtiges nicht ständig vor sich her.
Timeboxing kann im Kontext Scrum und unabhängig davon genutzt werden.
Die Methode ist geeignet für Teams und einzelne Teammitglieder.
Timeboxing ist einfach zu verstehen und anzuwenden.
Sie sparen Zeit – dank eines guten Überblicks und einer gesteigerten Motivation durch das Abschließen von Aufgaben.
Tätigkeiten werden dokumentiert und bleiben nachvollziehbar.
Ihr Team erkennt im Rückblick: Schätzen wir den zeitlichen Aufwand richtig ein?
Stress wird durch die bessere Übersichtlichkeit gemindert.
Es entsteht weniger Konfliktpotenzial, weil klar definiert wird: Wer sollte in welcher Zeit welche Aufgaben erledigen? (Dieser Vorteil besteht, wenn alle Teammitglieder und Führungskräfte Einsicht in den Tagesplan der anderen Personen erhalten.)

Was hartes und weiches Timeboxing unterscheidet

Weiches Timeboxing eignet sich für Aufgaben, bei denen noch nicht feststeht, wie aufwendig und komplex die Aufgabe ist. Man wird am Ende einer Timebox lediglich daran erinnert: Jetzt ist die Zeit abgelaufen; Sie sollten eine neue Timebox starten.

Bei der harten Variante gibt es hingegen feste Fristen, die nicht überschritten werden dürfen. Sie eignet sich besser, wenn sicher abgeschätzt werden kann, wie lange die Erfüllung einer Aufgabe dauern wird.

Tipp

Hartes Timeboxing für Teamarbeit nutzen

In der Teamarbeit bietet hartes Timeboxing einen besonderen Vorteil: Kolleginnen und Kollegen können sich darauf verlassen, dass sie mit einer anschließenden, auf dem Arbeitsergebnis aufbauenden oder daran anschließenden Tätigkeit zu einem festen Zeitpunkt beginnen können.

Wie Sie Timeboxing im Team anwenden

Eine Timebox wird behandelt wie ein fester Besprechungstermin. Sie wird entsprechend in einen Kalender eingetragen. Nutzen Sie dazu Outlook oder ein anderes Kalender-Tool. Wichtig: Timeboxen dürfen nicht – oder nur in absoluten Ausnahmefällen – verschoben oder gelöscht werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen die Timeboxen in einen vom Team einsehbaren Kalender ein. So kann jede Kollegin, jeder Kollege und Sie als Vorgesetzter sehen:

Womit ist derjenige gerade/ heute beschäftigt?
Ist er ausgelastet?
Hat er (kurzfristig) Zeit für einen Termin?
Wann kann ich mit Ergebnissen rechnen?

Beispiel: Timeboxing nutzen

So funktioniert Timeboxing im Berufsalltag:

Morgens um 8 Uhr startet die erste Timebox: Das Meeting dauert 30 Minuten.
Die nächste Timebox wird für 8:30 Uhr eingetragen und dauert eine Stunde: In dieser Zeit werden E-Mails geschrieben, Anfragen beantwortet und Telefonate geführt.
Die nächste Timebox startet um 10 Uhr: Zweieinhalb Stunden lang wird an einem Entwurf für den nächsten Newsletter gearbeitet. (Bei der Kollegin oder dem Kollegen, der den Entwurf kommentiert, ergänzt und überarbeitet, startet die Timebox „Überarbeitung Newsletter“ entsprechend im Anschluss.)
Pause (30 Minuten)
Ein einstündiges Meeting folgt.
Projektarbeit gemeinsam mit zwei weiteren Kollegen (1,5 Stunden)
Planung und Vorbereitung einer Präsentation (1 Stunde)

Abbildung: Beispiel für Timeboxing im Beruf (Wochenplan)

Die Abbildung verdeutlicht: Timeboxing basiert auf dem vertrauten Schema eines Kalenders oder Stundenplans. Auf einen Blick erfasst der Ersteller, die Teamkollegen und Sie als Führungskraft, was aktuell getan wird oder noch zu erledigen ist.

Außerdem erkennbar: Pausen lassen sich fest einplanen, sodass kein Stress aufkommt. Zeitpuffer für kurze Erholungspausen sind vorhanden, ohne dass sie versehentlich stark ausgeweitet werden.

Was gehört noch in eine Timebox?

Wenden Sie Timeboxing im Team an, tragen Sie weitere Details ein. Zum Beispiel:

Welches Projekt wird bearbeitet?
Mit wem wird zusammengearbeitet?
Wessen Arbeit wird überarbeitet?

Wann sich Timeboxing nicht für Teams eignet

Nicht geeignet ist diese Zeitmanagement-Methode, wenn Ihre Mitarbeitenden kreativ arbeiten und sich zeitlicher Druck daher negativ auf das Ergebnis auswirken kann.

Generell gilt: Qualität ist wichtiger als Quantität. Beim kreativen Arbeiten können Sie dennoch auf eine Variante des weichen Timeboxings setzen – dann umfasst eine Timebox etwa „Am ersten Entwurf arbeiten“ anstelle von „Aufgabe X abschließen“.

Zwei weitere Einschränkung gibt es noch: Fühlen sich einzelne Teammitglieder im Arbeitsalltag überfordert oder sind anderweitig vorbelastet (Burnout …), sollten das Timeboxing nicht anwenden.

Timeboxing eignet sich ebenfalls nicht für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die während der Einarbeitungsphase mehr Zeit für Aufgabenpakete benötigen als erfahrene Mitarbeitende.