ArbeitsgesundheitMitarbeiter entlasten – zehn Maßnahmen gegen Überlastung

Wie fördern Unternehmen die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeitenden? Überlastung am Arbeitsplatz führt zu Stress. Doch was können Arbeitgeber tun, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten? Mit zehn praktischen Maßnahmen erhalten Arbeitgeber die Gesundheit, Motivation und Zufriedenheit der Belegschaft.

Warum Mitarbeitende entlastet werden müssen

Die Arbeitswelt bringt vielerorts eine kontinuierlich steigende Zahl psychisch belasteter Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit sich. Daraus resultieren steigende Fehlzeiten, geringere Produktivität und sinkende Innovationskraft.

1. Klare Strukturen festlegen

Wenn unklar ist, wer wofür verantwortlich ist, oder die Arbeitsverdichtung nur einzelne Bereiche besonders stark betrifft, ist eine Überlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorprogrammiert. Daher sollten Unternehmen bei häufigen Ausfällen im selben Bereich die internen Strukturen, Abläufe und Organisationsrichtlinien unter die Lupe nehmen.

Im nächsten Schritt sollten Abläufe und Prozesse über die bislang vorgegebenen Strukturen hinausgehend

neu gestaltet,
Schnittstellen reduziert und
Verantwortungen eindeutig personifiziert werden.

2. Arbeitszeit gestalten

Belastungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entstehen oft schleichend durch

regelmäßige Mehrarbeit,
rigide Pausenregelungen,
nicht vorhandene räumliche Möglichkeiten zum Abschalten und Erholen sowie
die tatsächliche oder gefühlte Einforderung permanenter Erreichbarkeit.

Hier sind Unternehmens- und Personalleitung gefordert, Mehrarbeit auf das notwendige Minimum zu reduzieren und bei ständigem Bedarf zusätzliche Arbeitskräfte zu beschäftigen. Auch für die Erreichbarkeit über das dienstliche Smartphone außerhalb der normalen Geschäftszeiten sollten restriktive Regeln eingeführt und durchgesetzt werden.

3. Auszeiten ermöglichen

Auszeiten dienen der Erholung. Während dieser Zeit können Mitarbeitende ihre Leistungsfähigkeit erhalten, neue Impulse aufnehmen und Energie sammeln. Dieser Erkenntnis widersprechen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihre Pausen nicht zur Unterbrechung ihrer Arbeit nutzen. Ebenfalls schlecht für die Erholung: Räumlichkeiten, in denen wirkliches Abschalten nicht möglich ist sowie Urlaubslängen, in denen Erholung nicht stattfinden kann.

Unternehmen sollten ihren Führungskräften und Mitarbeitenden diese Auszeiten ermöglichen. Durch die Bereitstellung von zur Kommunikation anregenden Pausenzonen abseits der Schreibtische, Bereitstellung von Kaffee und Kaltgetränken oder Obst und den Abbau von einengenden Pausenregularien.

Einen Schritt weiter geht die Möglichkeit, Mitarbeitenden Sabbaticals zu ermöglichen. Diese begrenzte Auszeit ermöglicht es nicht nur, einmal über einen längeren Zeitraum abzuschalten und sich von Grund auf zu erholen. Oft bringen Rückkehrer neben mehr Motivation auch eine Menge neuer Ideen mit, von denen das Unternehmen profitieren kann.

4. Mitarbeitende durch Qualifizierung stärken

Die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen in unserer digitalen und globalisierten Arbeitswelt zunehmend. Trotz vielfältiger Bemühungen ist eine deutliche Trennung oft nicht möglich.

Daher bleibt ein Teil der Verantwortung auch immer bei den Mitarbeitenden. Um diese dabei zu unterstützen, sich selbst besser und selbstbestimmt zu organisieren, sollten Firmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf ein ausgewogenes Zeit- und Selbstmanagement qualifizieren.

5. Gesundheitsangebote unterbreiten

Neben Angeboten im Rahmen der körperlichen Prävention sollten Unternehmen erwägen, ihren Angestellten Angebote zur Burnout-Vorsorge zu unterbreiten. Innere Entschleunigung kann auf vielfältige Weise angeboten und gefördert werden. Dabei können auch eigene, kompetente Mitarbeiter tätig werden und sich mit Kenntnissen einbringen, die Kollegen helfen.

6. Mitarbeiter kollegial begleiten

Oft können sich Mitarbeitende nur schwer überwinden zu ihrem Vorgesetzten zu gehen und ihn mit ihren Sorgen und Nöten zu konfrontieren. Sie haben Angst davor, als zu schwach dazustehen, wenn sie auf das Thema Überlastung zu sprechen kommen.

Deshalb fällt es leichter, sein Anliegen auf Augenhöhe anzusprechen. Genau dies geschieht täglich am Arbeitsplatz, in den Fluren oder der Kantine. Doch Probleme werden so nur selten gelöst. Im Gegenteil: Durch Solidarisierungseffekt steigt die Anzahl (vermeintlich) Belasteter im Betrieb weiter an.

Daher sollten Unternehmen sogenannte „Belastungslotsen“ auswählen und qualifizieren. Dies sind ehrenamtlich tätige Ansprechstellen für überlastete Kollegen. Mit professioneller Gesprächsführung geben sie ihren Kollegen Hilfe zur Selbsthilfe und Orientierung für Unterstützungsmöglichkeiten. Bei Bedarf vermitteln sie klärende Gespräche mit dem Vorgesetzten und Personalverantwortlichen, damit Belastungen zeitweise reduziert werden können.

7. Führungskräfte sensibilisieren

Führungskräfte stehen aufgrund ihrer Position auch in der Verantwortung ein Arbeitsklima zu schaffen, welches hilft, psychische Erkrankungen durch Überforderung und Arbeitsbelastung zu vermeiden. Doch häufig selbst bis an die Grenzen belastet, nehmen sie Überlastungssignale ihrer Mitarbeitenden nicht wahr oder reagieren bei entsprechenden Hinweisen nicht angemessen.

Im Gegenteil: Sie steigern den Stress des Teams sogar noch. Um dies zu vermeiden, müssen Führungskräfte für Überlastungssignale sensibilisiert und qualifiziert werden, um mit betroffenen Mitarbeitern lösungsorientierte Gespräche auf Augenhöhe zu führen.

8. Thema „Arbeitsbelastung“ enttabuisieren

Obgleich davon betroffen, sind in vielen Unternehmen psychische Belastungen und daraus entstehende Folgen nach wie vor ein Tabuthema. Das hat zur Folge, dass betroffene Mitarbeiter weniger produktiv sind und später ausfallen. Wird es darüber hinaus auch noch hingenommen, wenn über diese Mitarbeiter ironisch gesprochen wird, entsteht ein Klima noch größerer Bedrängnis und Belastung.

Deshalb ist es notwendig, das Thema Belastung aktiv aus der Tabuzone herauszuholen. Dies geschieht am besten dadurch, dass es in Meetings und anderen Besprechungen offen und vorbehaltlos behandelt wird. Nur so kommen Teams zu geeigneten Konsequenzen.

9. Mitarbeitende mit Problemen ernstnehmen

Regelmäßige Befragungen zum Thema Belastung zeigen frühzeitig an, an welchen Stellen im Unternehmen Überlastung droht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ein gutes Frühwarnsystem, um systematische Überforderung ausfindig zu machen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Belastung ist immer ein subjektives Empfinden, das von Belegschaft zu Belegschaft variieren kann.

Nimmt man die erfragten Belange ernst und setzt um, was den Mitarbeitern am Herzen liegt, beugt man nicht nur Überlastung vor. Es zeigt den Mitarbeitenden auch, dass man sie und ihre Bedürfnisse ernst nimmt. Vorausgesetzt, die Ergebnisse der Befragung werden offen kommuniziert und Lösungsschritte sichtbar gemacht.

10. Tragfähige Unternehmenskultur schaffen

Eine Arbeitsumgebung, in der Werte wie Orientierung, Vertrauen, Toleranz und Beteiligung (vor)gelebt werden, verhindert viele psychosoziale Belastungen und bietet Betroffenen dennoch schnelle und wirksame Hilfe.

Dabei ist es wichtig, dass sich die Unternehmenskultur vorwiegend durch die Förderung abteilungsübergreifender Kooperation mit Kundenfokussierung auszeichnet.

Informationen werden transparent kommuniziert und Wertschätzung ist kein Fremdwort, sondern eingeforderter Umgang ist. Systematische Personal- und Organisationsentwicklung sowie mitarbeiterorientierte Führung tragen diese Kultur in alle Ebenen hinein.