MitarbeitervergütungCorona-Prämie verstehen und wirkungsvoll einsetzen
Update: Die Frist für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit für eine Corona-Prämie wurde abermals verlängert. Die Corona-Prämie kann Beschäftigten bis spätestens 31. März 2022 ausgezahlt werden, ohne dass Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Allerdings bleibt es bei einem Höchstbetrag der Prämie von 1500 Euro für die gesamte Zeit von 2020 bis 2022.
Europäische Union, Bund, Länder und Kommunen haben zahlreiche Maßnahmen auf den Weg gebracht, um die negativen Folgen der Corona-Pandemie zu mildern. Eine dieser Maßnahmen ist die Einführung einer Corona-Prämie für Menschen, die Besonderes in der Krise leisten. Schon hier können die ersten Missverständnisse auftreten. Wichtig ist es daher, das Thema Corona-Prämie richtig zu verstehen und anzuwenden, damit dem Unternehmen unliebsame Überraschungen erspart bleiben und der Nutzen für alle Beteiligten möglichst hoch ist.
Wer darf die Corona-Prämie ausreichen?
Die beste Nachricht zuerst: Es gibt keine Einschränkungen sowohl für die Art der Betriebe, die eine Corona-Prämie ausreichen, wie auch der Mitarbeiter, die diese Prämie erhalten.
Vermutet wurde zunächst, dass nur diejenigen Betriebe die Prämie ausreichen können, die besonderen Pandemie-Anstrengungen unterworfen sind. Schnell wurde aber klargestellt: Die Gesamtwirtschaft – und damit alle Unternehmen unabhängig von ihrer Branche – sollen von positiver wie negativer Krisenbetroffenheit oder anderen Faktoren als Betroffene von der Prämie profitieren können.
Wer darf die Corona-Prämie erhalten?
Auf der Arbeitnehmerseite gibt es ebenso keine Einschränkung. Die grundsätzliche Prämien-Empfangsberechtigung aus steuerrechtlicher Sicht umfasst sogar Empfänger von Kurzarbeitergeld und Geringfügig Beschäftigte. Darüber hinaus ist unmissverständlich geregelt, dass die Prämie je Beschäftigtenverhältnis ausgereicht werden kann. Somit können Beschäftigte, die in mehr als einem Arbeitsverhältnis stehen, von jedem ihrer Arbeitgeber eine Prämienzahlung erhalten. Eine nachträgliche Kumulierung im Rahmen der Einkommensteuererklärung wird definitiv nicht erfolgen.
Wie hoch ist die Corona-Prämie?
Die Prämie kann einen Betrag von bis zu 1.500 Euro umfassen. Wichtig für die Anerkennung als Corona-Prämie ist dabei, dass die Auszahlung unter Pandemiebezug erfolgt.
Bis zu welchem Zeitpunkt kann die Corona-Prämie gewährt werden?
Zunächst war der Zeitraum für die steuerfreie Corona-Prämie auf den Zeitraum vom 1. März bis spätestens 31. Dezember 2020 befristet. Der Zeitraum wurde verlängert: Die Corona-Prämie muss bis spätestens 31. März 2022 dem Mitarbeiter zufließen. Allerdings gilt die Steuerfreiheit nur einmalig. Wer im Jahr 2020 eine Corona-Prämie gewährt hat, kann diese 2021 oder 2022 nicht noch einmal steuerfrei gewähren.
Tipp
Sparen Sie nicht mit Worten im Rahmen der Gewährung. Begründen Sie lieber ausführlicher als zu knapp, warum Ihr Betrieb und Ihre Mitarbeiter Corona-Belastungen ausgesetzt sind. Dies erleichtert die Anerkennung durch den Lohnsteuerprüfer erheblich und dient letztendlich beiden Seiten.
Der Arbeitgeber ist in der Wahl der Höhe der Prämie frei in seiner Entscheidung. Dieser Grundsatz wurde Anfang September durch die Tarifeinigung im Baugewerbe durchbrochen, in der unter anderem eine Corona-Prämie von 500 Euro pro Mitarbeiter vereinbart wurde. Hier gelten also die tariflichen Bestimmungen für die betroffenen Betriebe und Mitarbeiter. Weitere Tarifvereinbarungen werden mit Sicherheit folgen.
Wie wirkt die Corona-Prämie steuerlich?
Für die Beschäftigten ist die Prämienauszahlung vollkommen steuer- und sozialversicherungsfrei bis zur oben genannten Höhe. Die Prämie unterliegt auch nicht dem Progressionsvorbehalt.
Der genannte Prämienhöchstbetrag versteht sich steuerlich als Freibetrag und nicht als Freigrenze. Dies bringt mit sich, dass eine höhere, den Betrag von 1.500 Euro übersteigende Prämie des Arbeitgebers die Steuerfreiheit des Sockelbetrages nicht gefährdet, wie es beispielsweise bei Überschreiten der Freigrenze bei Sachbezügen der Fall ist. Somit können auch tarifgebundene Bauunternehmen eine Prämienaufstockung um weitere 1.000 Euro steuerfrei vornehmen.
Der Arbeitgeber verbucht die Prämie als Lohn- und Gehaltsaufwand im Rahmen seiner Kostenrechnung.
Grundsätzlich ist die Corona-Prämie ein eigenständiger Posten im Rahmen des Steuerrechts. Ihre Gewährung hat demnach keinen Einfluss auf die Verwendung anderer Freibeträge und Freigrenzen.
Wie kann die Prämie wirkungsvoll verwendet werden?
Wie kann die Prämie so ausgereicht werden, dass sie bei den Mitarbeitern ankommt, die eine Prämie wirklich verdient haben, und sie entsprechend positiv und nachhaltig wirkt? Wie können mit der Prämie Anreizeffekte gesichert werden? Arbeitsrechtlich ist im Rahmen der Prämiengewährung der Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Somit ist die eine objektive Abgrenzung zwischen den in voller Höhe berechtigten, teilweise berechtigten und nicht berechtigen Prämienempfängern zu definieren, wenn es unterschiedlich hohe Prämien geben soll.
Tipp
Geeignete Abgrenzungskriterien können zum Beispiel die Leistungsfähigkeit oder die Leistungsbereitschaft der Beschäftigten oder die Unternehmenszugehörigkeit sein. In der Gestaltung sollte aber gleichzeitig berücksichtigt werden, dass eine zu scharfe Abgrenzung die Prämie bei den weniger Begünstigten in ein schlechtes Licht rückt. Letztendlich wollen Sie als Unternehmer vermutlich insgesamt etwas Positives erreichen. Daher antizipieren Sie sorgfältig, wie Ihre Maßnahme bei unterschiedlichen Mitarbeitergruppen aufgenommen wird.
Darüber hinaus sollten Sie davon Gebrauch machen, dass das die Rahmenbedingungen der Corona-Prämie regelnde BMF-Schreiben keine Einschränkung in der Verwendung der Prämie trifft. In diesem Rahmen ist auch eine Auszahlung in Sachwerten oder eine Buchung in ein Altersvorsorgekonto möglich. Optimal, aber administrativ aufwendiger ist es, wenn Sie Ihren Beschäftigten unterschiedliche Optionen anbieten und die Beschäftigten selbst entscheiden können.
Hier können Sie mit Multiplikatoren arbeiten, in dem Sie zum Beispiel den Betrag, den Sie in die Altersvorsorge überführen, mit einem Faktor multiplizieren, wenn Ihnen dieser Weg besonders am Herzen liegt. Bei der Wahl eines Multiplikators sollten Sie aber immer im Hinterkopf haben, dass insgesamt die Obergrenze der Prämiengewährung nicht überschritten wird.
Tipp
Besonders wirkungsvoll ist die – teilweise oder vollständige – Bildung einer Mitarbeiterbeteiligung aus der Prämie. Eine Beteiligung stärkt in besonderer Weise das mit-unternehmerische Bewusstsein der Beschäftigten und trägt zur Eigenkapitalbildung bei. Darüber hinaus wird für das kommende Jahr der Freibetrag auf die Gewährung von Beteiligungsmodellen auf 720 Euro steigen. Dies ist noch nicht offiziell beschlossen, aber von der Bundesregierung angekündigt.
Keine Verrechnung mit anderen Entgeltverpflichtungen
Für eine korrekte Umsetzung und steuerunschädliche Gewährung einer Corona-Prämie ist wichtig, dass die Prämienleistung nicht mit vertraglichen Entgeltverpflichtungen verrechnet werden darf, die bereits vor Eintritt des Pandemiezustands im März 2020 bestanden. Hierzu zählt beispielsweise die Verrechnung mit einer Gewinnbeteiligung für das Vorjahr, die zwar noch nicht ausgeschüttet wurde, auf die aber bereits Rückstellungen gebildet wurden.
Tipp
Wenn Sie sich im Bereich der Aufrechnung unsicher sind, sollten Sie im Vorfeld einen Experten zurate ziehen, um Steuernachforderung im Nachhinein auszuschließen.
Prämienzahlung dokumentieren
Es ist zu beachten, dass die Prämiengewährung im Lohnkonto des Mitarbeiters aufgezeichnet werden muss. Es empfiehlt sich grundsätzlich, die Prämiengewährung schriftlich zu fixieren. Dies kann im Rahmen einer freiwilligen Zusage erfolgen, die automatisch zum Jahresende ihre Wirksamkeit verliert und keiner Nachwirkung unterliegt.
Sonderregelungen für Pflegeeinrichtungen
Pflegeeinrichtungen haben die einzigartige Möglichkeit der Refinanzierung der Prämienzahlung aus der Pflegeversicherung in Höhe von bis zu 1.000 Euro. Die Höhe der Prämienleistung je Mitarbeiter orientiert sich dabei an mehreren Faktoren. In vielen Bundesländern besteht die Möglichkeit der Aufstockung um weitere 500 Euro aus öffentlichen Mitteln. Ebenso ist eine Aufstockung durch Arbeitgeberleistung denkbar. Hierzu sind die Krankenkassen geeignete Ansprechpartner.
Fazit: Nutzen Sie die Gunst der Stunde!
Im Ergebnis sollten die Unternehmen, die sich die Ausreichung einer Corona-Prämie finanziell leisten können, ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun – und darüber entsprechend reden. Vielleicht ist dieses Instrument der Einstieg in eine neue Vergütungsform, zum Beispiel die Einführung einer Erfolgs- oder Gewinnbeteiligung? Dann hätte die Krise dazu beigetragen, positive Veränderungen mit langfristiger Wirkung im Bereich des Vergütungsmanagements herbeizuführen.
