MitarbeiterzufriedenheitWie funktioniert digitales Benefit-Management

Mit Corporate-Benefit Konzepten können Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langfristig binden und sich als attraktives Unternehmen vom Wettbewerb abheben. Doch wie gelingt es Unternehmen, Mitarbeiter-Benefits anzubieten, die nicht nur direkt auf die Mitarbeiterbindung und Motivation einzahlen, sondern gleichzeitig auch den Verwaltungsaufwand, den Ressourceneinsatz und die Kosten gering halten?

Eine attraktive Lösung ist eine digitale Plattform für Benefit-Management. Sie ermöglicht die einfache, flexible und rechtskonforme Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits.

Was ist eine digitale Benefit-Management-Plattform?

In einer digitalen Benefit-Management-Plattform sind alle verfügbaren Zusatzleistungen aufgeführt, die das Unternehmen seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anbietet. Die digitale Benefit-Management-Plattform ist damit ein erster Schritt in Richtung Cafeteria-System. Sie ist Teil eines flexiblen Vergütungssystems im Personalwesen, das den Beschäftigten individuelle Wahlmöglichkeiten zu zusätzlichen Benefits bietet.

Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ermöglicht sie eine flexible und aufwandoptimierte Nutzung von freiwilligen Zusatzleistungen. Dabei sind für beide Seiten vor allem die steuerbefreiten oder steuerbegünstigten Benefits besonders interessant.

Welche Leistungen bietet die digitale Management-Plattform an?

Eine gute digitale Benefit-Management-Plattform bündelt die attraktivsten Benefit-Angebote im Markt und stellt sie Unternehmen und Beschäftigten in einem modularen System zur Auswahl. Folgende Leistungen können auf einer Benefit-Management-Plattform zur Verfügung stehen:

• 44-Euro-Sachbezug (ab 01.01.2022: 50-Euro-Sachbezug)
• Sachbezug zu persönlichen Anlässen
• Verpflegungszuschuss
• Job Goodies, wie zum Beispiel Obstkorb, Wasserspender, Fahrräder für die Mittagspause, bewegte Pausen 
• Betreuungskostenzuschuss
• Fahrtkostenzuschuss
• Betriebliche Altersvorsorge
• Dienstrad
• Erholungsbeihilfe
• Internetkostenzuschuss
• Telefonkostenzuschuss
• Werbeflächenkostenzuschuss
• Sachleistungen § 37b EStG

Arbeitgeber können aus solchen Angeboten ihr individuelles Benefit-Konzept zusammenstellen. Dadurch, dass alle Leistungen digital und zentral erfasst und präsentiert werden, lassen sich auch rechtliche Änderungen und Produktinnovationen einfach und schnell implementieren.

Wie funktioniert eine digitale Benefit-Management-Plattform?

Der Einsatz einer Plattform für digitales Benefit-Management ist einfach: Im ersten Schritt stellt sich ein Arbeitgeber aus allen angebotenen Zusatzleistungen sein individuelles Paket zusammen, das er seinen Mitarbeitenden anbieten möchte. Dies könnte beispielsweise einen Sachbezug, einen Verpflegungszuschuss und ein Gehaltsextra in Form eines Dienstfahrrads beinhalten.

Einmal auf der digitalen Plattform integriert, lässt sich auswählen, wann welcher Benefit-Baustein den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeteilt werden soll. Über eine App haben diese dann eine Übersicht über alle angebotenen Benefits und können sie direkt nutzen. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern ermöglicht auch schlanke Prozesse.

Wie kommuniziert HR die Leistungen der digitalen Benefit-Management-Plattform?

Das beste System ist nutzlos, wenn niemand davon weiß. Es ist deshalb wichtig, dass die Personalabteilung eines Unternehmens ausführlich und verständlich auf die Möglichkeiten der digitalen Plattform hinweist und die Vorteile benennt. Ankündigungen auf Firmenveranstaltungen oder bei Teamevents sorgen dafür, dass diese Leistung wahrgenommen wird.

Außerdem können zum Start beispielsweise Gutscheinkarten verteilt und bei dieser Gelegenheit noch einmal die Funktionsweisen des Systems vorgestellt werden. Das zeigt den Mitarbeitenden, dass es sich um eine wichtige und langfristige Neuerung handelt.

Nach der Einführung sorgen regelmäßige Updates dafür, dass das System nach und nach bei allen Beschäftigten bekannt und angenommen wird. Visualisierungen der Benefits, etwa über monatliche Auswertungen, zeigen der Belegschaft die Vielfalt des Angebots auf. Zusätzlich hilft die Verbreitung über interne Kanäle wie Intranet oder Firmen-Newsletter.

Welche Vorteile bietet die digitale Benefit-Management-Plattform?

Grundsätzlich profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von einer digitalen Verwaltung der Mitarbeiter-Benefits.

Vorteile für Arbeitgeber

Da sich die Beschäftigten eines jeden Unternehmens nach Merkmalen wie Alter, Wohnort, Lebenssituation und Interessen unterscheiden, war es bisher ein enormer Aufwand für Führungskräfte und Personalabteilung, stets rechtskonform und flexibel auf die verschiedenen Mitarbeiterbedürfnisse einzugehen. Durch den Einsatz einer digitalen Benefit-Management-Plattform können Arbeitgeber nun den einzelnen Bedürfnissen in ihrer Belegschaft gezielter nachkommen.

Musste bislang jede Zusatzleistung mit den Vorgesetzten abgestimmt, einzeln beauftragt und verwaltet werden, lassen sich alle Aufgaben rund um die Mitarbeiter-Benefits gebündelt auf einer digitalen Plattform abbilden – von der Beauftragung über die gesamte Organisation bis hin zur Umsetzung.

Die Rechtskonformität ist gewahrt und die Lohnbuchhaltung und Administration sowie letztendlich das gesamte Handling für die Mitarbeitenden sind einfacher. HR-Abteilungen können dadurch in Zukunft ressourcenschonender und effizienter arbeiten.

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Wahl zwischen attraktiven Benefits ermöglichen, steigern damit nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit durch gelebte Wertschätzung. Gleichzeitig hat dies einen positiven Einfluss auf das Engagement der Mitarbeitenden und es fördert das Gefühl der Zugehörigkeit.

Vorteile für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer profitieren durch die Umstellung auf eine digitale Benefit-Management-Plattform von attraktiven und individuellen Benefits. Oft sind sich die Mitarbeitenden gar nicht im Klaren, welche Benefits ihr Unternehmen im Portfolio hat. Durch den Einsatz einer digitalen Plattform werden alle Benefits und Job Goodies an einem Ort abgebildet und für alle sichtbar gemacht.

Welche Risiken sind mit einer digitalen Benefit-Management-Plattform verbunden?

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Deshalb ist grundsätzlich jede Neuerung im Arbeitsalltag erst einmal eine Herausforderung für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Arbeitgeber sollten bei der Einführung einer neuen digitalen Lösung deshalb unbedingt darauf achten, dass alle Mitarbeitenden mit dem neuen System zurechtkommen. Viel zu oft wird der Umgang mit technischen Neuerungen als selbstverständlich angesehen.

Eine Einführung in das neue System inklusive einer Erklärung der Vorteile nimmt der Belegschaft die anfänglichen Bedenken. In diesem Zuge können auch die Benefits vorgestellt werden, die gegebenenfalls mit dem Start der digitalen Plattform hinzugekommen sind. Wenn das System erst einmal in einem Unternehmen angekommen ist, überwiegen die Vorteile der Flexibilität die anfängliche Eingewöhnungsphase deutlich.

Wie kann man den Erfolg messen?

Um den Erfolg der digitalen Benefit-Management-Plattform im Unternehmen zu messen, empfehlen sich klassische Instrumente wie Mitarbeitergespräche, interne Zufriedenheitsbefragungen und die kontinuierliche Beobachtung des Verwaltungsaufwands. So kann auch spontan auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingegangen werden, etwa wenn es um den Ausbau des Benefit-Angebots geht.

Fazit

Mitarbeiter-Benefits und deren Digitalisierung sind ein Thema, wenn es um Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Attraktivität als Arbeitgeber geht. Der Wandel der Arbeitswelt zeigt: Arbeitnehmer erwarten neue, innovative Benefits, die ihren Bedürfnissen und ihren Lebensgewohnheiten gerecht werden. Flexibilität ist dabei ein zusätzlicher Schlüssel, um die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu stärken.