MustervorlageDas optimale Anschreiben zum Angebot

Warum brauchen Sie ein Anschreiben zum Angebot?

Versenden Sie ein Angebot für Ihre Kunden immer mit einem persönlichen Anschreiben. Mit dem Anschreiben haben Sie die Möglichkeit, die besonderen Merkmale und den besonderen Nutzen Ihrer Produkte oder Dienstleistungen herauszustellen.

Regeln für die Formulierung des Anschreibens zum Angebot

Der Kunde soll Ihr Angebot verstehen, die Vorteile für sich erkennen und spüren, dass Sie ihn wertschätzen. Beachten Sie für das Anschreiben die folgenden Regeln.

Nutzen nennen und erläutern

Das Anschreiben soll den wesentlichen Nutzen oder Vorteil für den Kunden nennen und kurz erläutern. Im Mittelpunkt des Schreibens steht der wichtigste Grund, warum der Kunde bei Ihnen kaufen soll.

Verständlich und freundlich formulieren

Formulieren Sie das Anschreiben verständlich, positiv und freundlich. Schreiben Sie in der Sprache des Kunden. Er muss das Anschreiben verstehen. Vermeiden Sie juristische oder technische Fachbegriffe, für den Kunden unverständliche Produktbezeichnungen oder Beamtensprache. Mit dem Anschreiben müssen Sie Ihr Angebot nicht juristisch absichern und alles Mögliche regeln oder ausschließen. Sie müssen den Kunden für sich gewinnen.

Alle Vorteile für den Kunden nennen

Alle Aspekte, die Sie ansprechen, sollten so formuliert sein, dass sie für den Kunden ein Vorteil sind. Auch der Preis, falls er im Anschreiben überhaupt genannt wird, sollte positiv vermittelt werden. Der Kunde tätigt eine Investition in seine Zukunft und bekommt dafür Ihre Leistung, die Sie im Angebot beschreiben.

Auf Fehlerfreiheit achten

Achten Sie, wie auch beim eigentlichen Angebot, auf die äußere Form des Anschreibens. Es muss fehlerfrei sein. Dies gilt auch für ein Schreiben, das in einer Fremdsprache formuliert wird.

Auf eine Seite beschränken

Beschränken Sie Ihr Anschreiben möglichst auf eine Seite, denn alle weiteren Informationen und die wichtigen Details stehen im Angebot.

Was gehört in das Anschreiben zum Angebot?

Das Anschreiben zum Angebot besteht aus den folgenden Elementen:

• komplette und korrekte Firmenbezeichnung und Anschrift des Kunden
• Ansprechpartner mit Titel im Adressfeld und in der Anrede
• Betreff enthält: Bezug zur Ausschreibung oder Aufforderung zur Angebotsabgabe, zentrales Leistungsmerkmal Ihres Angebots sowie gegebenenfalls die Angebotsnummer
• Dank für die Möglichkeit, ein Angebot abgeben zu dürfen
• Bezug zum wichtigsten Ziel, das der Nachfrager in seiner Ausschreibung benannt hat
• wichtigster Grund, der für Ihr Angebot spricht
• bei Bedarf Erläuterungen und Hinweise zum Aufbau oder Inhalt des Angebots
• weitere Vorteile für den Kunden
• Ankündigung, dass Sie in einigen Tagen nachfragen werden
• freundlicher Abschluss mit Hinweis auf den nächsten Schritt, den der Kunde nun tun sollte
• persönliche Unterschrift und eigene Kontaktdaten
• Verweis auf das ausführliche Angebot als Anlage zum Anschreiben

Angebot per E-Mail versenden

Wenn Sie Ihr Angebot per E-Mail versenden, gelten für das Anschreiben die gleichen Regeln. Der Betreff ist allerdings kürzer. Im Betreff der E-Mail stehen: Ausschreibung oder Anfrage des Kunden, gegebenenfalls mit Ausschreibungsnummer sowie zentraler Vorteil Ihres Angebots in drei Wörtern.

Der Text des Anschreibens in der E-Mail-Version kann der gleiche sein wie beim Anschreiben per Brief, kann aber auch knapper ausfallen. Sie können dem Angebot zusätzlich ein ausführliches Anschreiben im Anhang der E-Mail beifügen.

In diesem Fall erstellen Sie das ausführliche Anschreiben wie bei der Brief-Version und hängen es als PDF-Datei an die E-Mail.