Open Book AccountingKosten und Kalkulation von Lieferanten offenlegen

Mit dem Open-Book-Verfahren oder Open Book Accounting können Lieferanten (Zulieferer) und deren Kunden die Kosten für Einkauf, Beschaffung und Logistik minimieren. Einkäufer können mit dem Einblick in die Bücher ihrer Lieferanten, in deren Kostenstruktur und Kalkulation, Einsparpotenziale identifizieren. Dazu nehmen sie den gesamten Wertschöpfungsprozess unter die Lupe. Das geht aber nur, wenn sie genügend Informationen haben – und die müssen die Lieferanten in der Lieferkette zur Verfügung stellen. Für die Lieferanten sind damit Chancen und Risiken gleichermaßen verbunden.

Was ist das Open-Book-Verfahren oder Open Book Accounting?

Das Open-Book-Verfahren, auch Open Book Accounting oder offene Kalkulation, bezeichnet die Offenlegung von Kosteninformationen oder Angebotskalkulation unter rechtlich selbstständigen Geschäftspartnern.

Es erlaubt Unternehmen, Kostentreiber zu entdecken, Angebote zu optimieren und Einkaufspreise zu verringern. Mit dieser Methode können Lieferant (Zulieferer) und Kunde ihre Zusammenarbeit intensivieren und für beide vorteilhaft gestalten.

Verbreitung von Open Book Accounting

Open Book Accounting ist vor allem in der Automobilindustrie weit verbreitet, weil dort die Zulieferer einen größeren Anteil an der Wertschöpfung haben. Das erhöht die Chance gemeinsamer Einsparungen. Außerdem haben Autobauer als große Kunden viel Macht, um von ihren Zulieferern offene Bücher zu verlangen.

In anderen Branchen finden die meisten Verhandlungen zwischen Lieferant und Kunde mit geschlossenen Büchern statt. Sie sind intransparent, denn die Lieferanten wollen nicht zeigen, wie hoch ihre Gewinnmargen, ihre Herstell- und Gemeinkosten sind. Verhandlungen mit dem Open-Book-Verfahren sind deshalb eher die Ausnahme. Allerdings wird das Open-Book-Verfahren immer öfter von Einkäufern verlangt und genutzt.

Mit dem Open-Book-Verfahren Prozesse verbessern

Wenn sie offen über Kosten sprechen, profitieren die Lieferanten von der Kompetenz der Kunden; zum Beispiel den großen Automobilproduzenten. Die Kunden schicken ihre Berater zum Zulieferer, um die Einkäufer zu schulen, damit diese ihrerseits die Materialkosten senken können.

Zudem zeigen die Berater, wie die Produktion effizienter gestaltet und wie Herstell- und Gemeinkosten reduziert werden können. So optimiert der Abnehmer die Abläufe beim Zulieferer. Denn wenn der die geringeren Kosten an den Kunden weitergibt, profitieren beide: Der Lieferant bekommt den Auftrag und der Abnehmer reduziert seine Kosten.

Die eigene Verhandlungsposition sichtbar machen

Manchmal kann sich ein kleiner Lieferant mit Open Book Accounting vor überzogenen Forderungen eines großen Abnehmers schützen. Er kann glaubhaft signalisieren, seine Kosten nicht weiter senken zu können. Nur wenn diese Kalkulation, die Kosten und der Gewinnaufschlag vom Kunden akzeptiert werden, kann es zu einer langfristigen Zusammenarbeit kommen. Sonst droht dem Lieferanten das Aus.

Zudem kann sich ein Lieferant mit dem Open-Book-Verfahren und der Offenlegung seiner Kostenstruktur von seinen Wettbewerbern abgrenzen. Er zeigt dem Abnehmer, dass er an einer langfristigen und für beide Seiten ertragreichen Zusammenarbeit interessiert ist.

Open Book Accounting als Risiko für Lieferanten

Aber nicht zwangsläufig kommt es beim Austausch von Kosteninformationen zu einer Win-win-Situation. Vor allem Lieferanten machen sich verwundbar. Der Abnehmer bekommt Informationen, die seine Verhandlungsposition enorm stärken. Wenn er die Kosten beim Zulieferer kennt, kann er dessen Marge ausrechnen. Bei den nächsten Preisverhandlungen weiß er genau, wie weit er den Preis drücken kann.

Damit nicht genug: Wenn ein Abnehmer die Kosten bei mehreren Zulieferern kennt, kann er diese gegeneinander ausspielen. Manche Abnehmer suchen sich die laut Kalkulation ihrer Zulieferer kostengünstigsten Positionen heraus und basteln sich daraus einen kostenoptimalen fiktiven Wunsch-Lieferanten zusammen. Das ist die Messlatte für die Kosten, die der Abnehmer maximal bezahlen will. Er wird dann alle Lieferantenangebote daran messen und die Auftragserteilung von diesen Kosten und Preisen abhängig machen.

Deshalb müssen sich Zulieferer vor Ausbeutung durch die Abnehmer schützen. Sie können zum Beispiel nur bestimmte Kennzahlen offenlegen, die keine Rückschlüsse auf die Gewinnmarge zulassen. Zudem können sie Puffer einbauen. Sie legen zum Beispiel nur die Listenpreise offen. Wer große Mengen an Materialien oder Rohstoffen einkauft, erhält auf den Listenpreis einen Rabatt. Wenn der Zulieferer die Listenpreise statt der wirklich bezahlten Preise an den Abnehmer weitergibt, hat er einen Puffer. Und die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass dies nachvollziehbar ist.

Wie Sie Lieferanten vom Open-Book-Verfahren überzeugen

Vor allem die Machtbeziehung zwischen Abnehmer und Lieferant spielt eine wichtige Rolle. Je höher die Abhängigkeit des Lieferanten, umso eher können Einkäufer Open Book Accounting durchsetzen. Besonders bei neuen Lieferanten können Einkäufer eine offene Abrechnung fordern, denn: Der neue Lieferant steht diesem Instrument aufgrund des potenziellen Mehrumsatzes grundsätzlich offener gegenüber; er will ja den Auftrag haben.

Eine Möglichkeit, den Lieferanten vom Open-Book-Verfahren zu überzeugen, ist ein gemeinsames Audit. Wenn die genauen Abläufe der Herstellung und der Logistik bekannt sind, können Schwachstellen in der Wertschöpfungskette ausfindig gemacht und die Prozesse optimiert werden. Beispielsweise können Einkäufer im Rahmen des Audits Lieferanten im Bereich Logistik beraten oder auf preiswertere Dienstleister aufmerksam machen. Die Lieferanten können dann die so gewonnen Kostenvorteile auch gegenüber anderen Kunden ausspielen.

Legt ein Lieferant seine Kalkulation offen, muss diese auf Plausibilität überprüft werden. Ein Vergleich mit anderen Lieferanten, Kalkulationstools oder Fachkenntnissen des Abnehmers können Klarheit schaffen. Ziel ist es, dem Lieferanten aufzuzeigen, dass man sich ständig mit den aktuellen Preisentwicklungen am Markt, beispielsweise bei Rohstoffen oder auch Materialeinsätzen, auseinandersetzt.

So können die einzelnen Positionen in der Kalkulation auf Richtigkeit überprüft und hinterfragt werden. Das Wissen um Kosten und Preise am Markt kann an den Lieferanten weitergegeben werden, der dies dann für seine Kostenoptimierung nutzen kann.

Offene Kalkulation nicht bei niedrigen Einkaufsvolumina

Einkäufer sollten allerdings beachten, dass nicht alle Produkte für die offene Kalkulation geeignet sind. Da das Instrument einen gewissen Umsetzungsaufwand voraussetzt, lohnt es sich nicht für Produkte mit niedrigen Einkaufsvolumina. Dort reichen normale Preisvergleiche aus.

Die offene Kalkulation eignet sich zudem nicht für Artikel mit geringer Komplexität, da sich der Einkäufer dort auch meist selbst, ohne großen Aufwand, die Kosten des Lieferanten herleiten kann. Demnach eignen sich nur Artikel mit hohem Einkaufsvolumen und einer relativ hohen Wertschöpfung für das Open-Book-Verfahren.

Vertrauen als Basis für Open Book Accounting

Nur wenn Lieferant und Kunde sich gegenseitig vertrauen, werden sie eine langfristige Partnerschaft anstreben. Der Lieferant wird bereit sein, seine Kalkulation und seine Kosten offenzulegen, und der Kunde wird Zeit und Geld investieren, um Prozesse beim Lieferanten zu durchleuchten und zu verbessern. Der Kunde will günstige Einkaufspreise, der Lieferant eine langfristige Zusammenarbeit und einen hohen Umsatz mit diesem Kunden.

Wenn der Einkäufer die offene Kalkulation seines Lieferanten missbraucht, um Konkurrenten gegenseitig auszuspielen, dann geht das Vertrauen schnell verloren. Herrscht dann noch ein Machtgleichgewicht, wird der Abnehmer kaum in der Lage sein, den Lieferanten von Kostentransparenz zu überzeugen. Wenn es aus Sicht des Lieferanten unfair zugeht, sinkt seine Bereitschaft zur Kooperation und für das Open Book Accounting – selbst dann, wenn es für ihn Vorteile brächte. Ohne Vertrauen dürfte es sehr schwierig sein, Open Book Accounting in Branchen mit Machtgleichgewicht und starkem Wettbewerb durchzusetzen.