PersonalcontrollingWelche Personalkennzahlen wichtig sind
Die folgenden Personalkennzahlen werden in vielen Unternehmen genutzt. Die Kennzahlen geben Auskunft über Kosten und Wirtschaftlichkeit, über die Leistungsfähigkeit der Human Resources, über Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation und soziale Aspekte sowie über Leistungen im Personalmanagement selbst.
Personalbestand
Der Personalbestand ist die Anzahl der Beschäftigten an einem definierten Stichtag. Meistens wird der Bestand in Form von Vollzeitäquivalenten angegeben. Diese Kennzahl ist für Unternehmen ein Indikator für die allgemeine Geschäftsentwicklung. Ist das Unternehmen erfolgreich und wächst es, dann steigt der Personalbestand.
Darüber hinaus ist diese Kennzahl allerdings wenig aussagekräftig. Erst wenn nach Geschäftsbereichen oder nach Zeitperioden differenziert wird, lässt sich zeigen, welche Bereiche wachsen und welche schrumpfen, wo investiert und wo abgebaut wird. Die Bereichsmanager leiten aus dem aktuellen Personalbestand das Budget und die Ressourcen ab, die sie für ihr Personal benötigen.
Netto-Personalbedarf
Für die Personalplanung ist der Personalbedarf eine wichtige Kennzahl. Der Personalbedarf ist die Differenz aus dem aktuellen und dem künftigen Personalbestand. Dazu wird aus der Geschäfts- und Budgetplanung der Brutto-Personalbedarf als Soll-Personalbestand ermittelt. Von diesem Wert werden bekannte Abgänge abgezogen und bekannte Zugänge addiert. Daraus ergibt sich der Netto-Personalbedarf. Für die HR-Abteilung und die Fachabteilungen bedeutet das, sie müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu einstellen, versetzen oder Stellen abbauen.
Mitarbeiterproduktivität
Die Mitarbeiterproduktivität ist das Verhältnis von hergestellten Stückzahlen, von Umsatz oder von Gewinn zur Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Mitarbeiterproduktivität wird gemessen als Stück pro Mitarbeiter, Umsatz pro Mitarbeiter oder Gewinn pro Mitarbeiter. Die Anzahl der Beschäftigten wird dazu in Vollzeitäquivalente umgerechnet. Wächst der Personalbestand stärker als die hergestellten Stückzahlen, der Umsatz oder der Gewinn, sinkt die Mitarbeiterproduktivität. Das ist ein Anzeichen dafür, dass das Unternehmen an Effizienz verliert.
Die Mitarbeiterproduktivität macht die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens vergleichbar. Ist die Mitarbeiterproduktivität bei anderen Unternehmen oder bei Wettbewerbern höher, muss nach Ursachen und Verbesserungspotenzialen gesucht werden.
Personalkosten
In der Kennzahl der Personalkosten werden sämtliche Kosten zusammengefasst, die durch den Einsatz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen entstehen. Die Veränderung der Personalkosten im Zeitverlauf wird für die Budgetplanung eingesetzt. Um Potenziale für Kosteneinsparungen zu erkennen, werden Personalkosten differenziert erhoben. Zum Beispiel Personalkosten je Abteilung, Kosten durch Überstunden, Gehaltszahlungen oder Sozialversicherungsbeiträge. Zudem können Kosten für Weiterbildung oder Wiedereingliederung gesondert erfasst werden.
Die Personalkosten sind als Kennzahl nur dann aussagekräftig, wenn sie im Zeitverlauf betrachtet werden, wenn ein Vergleich zwischen Abteilungen oder Unternehmen erfolgt oder wenn sie in Bezug gesetzt werden zu den Gesamtkosten.
Altersstruktur
Die Altersstruktur der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird gemessen als Anteil der jeweiligen Altersgruppe an der Gesamtbelegschaft.
Kennzahlen zur Altersstruktur sind hilfreich für die langfristige Personalplanung. Zum Beispiel zeigt die Kennzahl „Anteil der über 60-Jährigen“, wie viele Stellen in den nächsten Jahren frei werden. Für Planungen zum Gesundheitsmanagement oder zur Personalentwicklung helfen Kennzahlen, die zeigen, welchen Anteil eine bestimmte Altersgruppe an der Gesamtbelegschaft hat.
Manche Unternehmen halten es für wichtig, dass die Altersstruktur in der Belegschaft ausgeglichen ist. Es soll also weder nur „Junge“, noch nur „Alte“ geben. Durch eine „gute Mischung“ ist sichergestellt, dass zum einen immer wieder neue Ideen ins Unternehmen kommen und zum anderen Erfahrungen genutzt werden.
Ausgewählte Beschäftigtengruppen
Der Anteil einer Beschäftigtengruppe ist die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Gruppe geteilt durch die Gesamtzahl der Beschäftigten. Zum Beispiel: Anteil der Zeitarbeiter, Anteil der Teilzeitbeschäftigten, Frauenquote, Frauenquote in Führungspositionen, Anteil der Auszubildenden, Anteil der Beschäftigten mit Behinderung oder Schwerbehinderung.
Die Kennzahl zu einzelnen Gruppen kann genutzt werden für die Kapazitätsplanung, für die Personalentwicklung oder für unternehmenspolitische Entscheidungen. Einige Kennzahlen zu Beschäftigtengruppen müssen auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben erhoben werden. Das gilt beispielsweise für den Anteil der Beschäftigten mit Behinderung oder Schwerbehinderung, der mit der sogenannten Pflichtarbeitsplatzzahl nach SGB IX, §§ 154ff verglichen wird.
Krankenquote oder Krankheitsquote
Die Krankenquote oder Krankheitsquote wird berechnet aus der Zahl der Krankentage im Verhältnis zu den Soll-Arbeitstagen pro Monat oder pro Jahr. Diese Kennzahl ist wichtig für die Kapazitätsplanung im Unternehmen. Sie wird meist für einzelne Gruppen oder Abteilungen ermittelt, damit die Führungskräfte wissen, welchen Kapazitätspuffer und welchen Personalbestand sie brauchen, um die krankheitsbedingten Ausfälle zu kompensieren.
Manche Unternehmen nutzen die Krankenquote zudem als Indikator für die Mitarbeiterzufriedenheit oder für die Arbeitsbelastung und Beanspruchung. Dazu werden Abteilungen oder Unternehmen miteinander verglichen. Eine vergleichsweise hohe Krankenquote wird so gedeutet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrem Bereich sehr unzufrieden oder überlastet sind.
Überstundenquote
Die Überstundenquote ergibt sich aus der Anzahl der Überstunden im Verhältnis zu den vertraglich vereinbarten Normal-Arbeitsstunden. Diese Kennzahl kann für das Unternehmen insgesamt sowie für einzelne Abteilungen ausgewiesen werden. Sie ist ein Indikator für die jeweilige Auslastung. Sie steigt, wenn es Auftragsspitzen gibt und sinkt bei weniger Aufträgen. Sofern die Überstundenquote über einen längeren Zeitraum ausgeglichen ist, kann sie die Flexibilität des Unternehmens sichtbar machen.
Ist die Überstundenquote dauerhaft hoch, zeigt diese Kennzahl aber auch, dass insgesamt eine hohe Arbeitsbelastung herrscht. Dann sollten die Führungskräfte herausfinden, was die Ursachen dafür sind.
Weiterbildungszeit je Mitarbeiter
Eine Kennzahl für die Weiterbildung ist die Weiterbildungszeit je Mitarbeiter und Jahr. Dazu werden die Stunden aller Weiterbildungen eines Jahres addiert und durch die Anzahl der Beschäftigten geteilt (Vollzeitäquivalente).
Das Personalmanagement legt fest, welche Aktivitäten zur Weiterbildung gezählt werden. Zum Beispiel externe und interne Seminare, Webinare, innerbetriebliche Hospitationen und Sabbaticals. Da die Abgrenzung schwierig ist, lässt sich diese Kennzahl nur bedingt interpretieren. Der Zeitvergleich zeigt, ob mehr oder weniger für die Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter getan wird. Ein Vergleich mit anderen Unternehmen ist nur möglich, wenn Weiterbildung in gleicher Weise definiert wird.
Personalbeschaffungskosten
Eine Kennzahl für die Personalbeschaffung sind die Personalbeschaffungskosten je Neueinstellung. Dazu wird die Summe aller Personalbeschaffungskosten eines Jahres dividiert durch die Anzahl der Neueinstellungen. Berücksichtigt wird bei der Anzahl der Neueinstellungen nur, wer über die Probezeit hinaus bleibt.
Zunächst muss festgelegt werden, welche Kosten zu den Personalbeschaffungskosten zählen. Möglich sind Kosten für Stellenanzeigen, für Bewerbungsgespräche, für das Einlernen während der Probezeit und weitere prozessbedingte Kosten. Die Personalbeschaffungskosten sind ein Indikator für die Effizienz des Personalauswahlprozesses. Sie können aber auch ein Indikator für die Attraktivität des Unternehmens sein. Denn hohe Personalbeschaffungskosten ergeben sich, wenn aussichtsreiche Kandidaten für eine freie Stelle kurzfristig wieder abspringen – und der Prozess von vorne beginnen muss.
Weitere Personalkennzahlen für das HR-Cockpit
Es gibt viele weitere Personalkennzahlen, die das Personalcontrolling zur Verfügung stellen kann – je nachdem, welche Ziele erreicht und was genau geplant und gesteuert werden soll. Im Folgenden eine Auswahl weiterer Personalkennzahlen.
Personalbeschaffung
- qualifizierte Bewerber pro Stelle
- Vorstellungsquote
- Anzahl der offenen Stellen
- Dauer bis zur Neubesetzung einer Stelle
Personalleistung
- Maß der Zielerreichung
- Arbeitsproduktivität
- Anzahl der Verbesserungsvorschläge
- Bestand und Verlauf von Zeitkonten (gesammelte oder abgebaute Überstunden)
Diversität
- Anzahl ausländischer Mitarbeiter
- Anteil ausländischer Mitarbeiter im Management
- Anteil Frauen im Management
Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität
- Fluktuationsrate
- vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers pro Mitarbeiter
- Kosten für freiwillige Leistungen und Fringe Benefits
- Anzahl Bewerbungen auf Ausbildungsplätze
- Anzahl der Initiativbewerbungen
Arbeitsschutz
- Unfallhäufigkeit
- Ausfallzeiten durch Unfall
- Kosten von Arbeitsunfällen
HR-Cockpit individuell bestücken
Die Auswahl der Kennzahlen wird in jedem Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Bei der Auswahl der geeigneten Kennzahlen muss sich das Personalcontrolling an den Anforderungen der Zielgruppen orientieren. Die Zielgruppen geben vor, was sie planen oder steuern möchten. Das Personalcontrolling wählt die dafür geeigneten Kennzahlen aus und erhebt die Daten. Im HR-Cockpit werden die Kennzahlen visuell ansprechend dargestellt und den Zielgruppen zur Verfügung gestellt.
