PersonalcontrollingKennzahlen für das Personalmanagement im Einzelhandel

Warum sind Personalkennzahlen im Einzelhandel wichtig?

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im Einzelhandel ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Doch leider fällt es auch dieser Branche immer schwerer, gutes Personal zu finden und zu binden. Das Personalmanagement ist deshalb in besonderer Weise gefordert.

Können Stellen nicht besetzt werden, fallen Mitarbeitende aus, sinkt die Leistung oder kommt es zu Störungen im betrieblichen Ablauf, müssen solche Entwicklungen und Ereignisse so früh wie möglich erkannt werden. Dann kann die Geschäftsleitung – gemeinsam mit dem Personalmanagement – geeignete Maßnahmen ergreifen.

Wo angesetzt werden muss und welche Maßnahmen helfen, lässt sich nur dann sagen, wenn die Unternehmen ihre Ziele kennen und die Zielerreichung mit passenden Kennzahlen messen. Dann lassen sich akute oder sogar sich anbahnende Probleme zeitnah erkennen.

Die folgende Abbildung veranschaulicht die Zusammenhänge zwischen dem Personalmanagement mit Kennzahlen und der Zielerreichung des Unternehmens.

Welche Ziele verfolgt man mit Kennzahlen im Bereich Personalmanagement?

Jedes Unternehmen verfolgt eigene, individuelle Ziele. Welche Kennzahlen relevant sind, hängt entsprechend vom Einzelfall ab. Meistens geht es dabei um Vorgaben von der Unternehmensführung und des Managements. Beispiele dafür sind:

• Personalbestand sicherstellen
• Arbeitsbedingungen verbessern
• Produktivität und Leistungsniveau steigern

Mithilfe von Personalkennzahlen wird geprüft:

• Was leisten die Mitarbeitenden?
• Gibt es Handlungsbedarf und wenn ja: wo?
• Welche Potenziale, Chancen und Risiken gibt es?

Welche Personalkennzahlen sind wichtig?

Es gibt eine ganze Fülle an Kennzahlen aus dem Personalmanagement. Besonders häufig werden die folgenden herangezogen:

• Anzahl der Mitarbeitenden (FTE = „Vollzeitäquivalent“, drückt den Zeitwert aus, den eine Vollzeit-Arbeitskraft erbringt)
• Anteil an Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten und der Minijobber
• Anzahl Mitarbeitende in einzelnen Abteilungen (Fleisch + Wurst, Getränke, Herrenoberbekleidung, Schuhe ...)
• Anteil Mitarbeitende je Altersklasse
• Kennzahlen zur Produktivität: Umsatz/FTE oder Fläche/FTE
• Erledigte Aufgaben pro Zeiteinheit

Speziell für die Personalabteilung wichtig sind Kennzahlen, wie:

• Wie lange dauert es, bis Stellen besetzt werden können?
• Wie viel Geld wird in die Personal-Akquisition investiert?
• Wie hoch ist die Quote der Mitarbeitenden, die nach ihrer Ausbildung übernommen werden?
• Wie viele Arbeitsunfälle gibt es?
• Wie hoch sind Krankenquote, Fluktuationsrate etc. in den einzelnen Abteilungen?
• Wie oft finden Maßnahmen zur Qualifizierung statt?
• Wie viel Weiterbildungszeit wird investiert (= Summe Stunden Weiterbildungen/FTE)
• Wie lange bleiben Mitarbeitende im Unternehmen?

Diese Liste kann fortgesetzt werden. Welche Fragen am wichtigsten sind und anhand von Kennzahlen geprüft werden müssen, hängt vom Unternehmen und den Zielen sowie Vorgaben ab.

Wozu werden Personalkennzahlen genutzt?

Mit Kennzahlen lassen sich unter anderem Annahmen über die zukünftige Entwicklung bestimmter Unternehmensbereiche treffen. Sie finden etwa heraus, ob in x Jahren noch genügend Personal zur Verfügung stehen wird, wenn das Unternehmen weiterhin so plant und agiert wie bisher.

Kennzahlen zu sammeln, auszuwerten und darzustellen, ist nur die halbe Miete. Sie sollten in der Lage sein, die Kennzahlen in Relation zu den Zielen zu setzen. Sie müssen herausfinden: Welchen Effekt hat diese oder jene Maßnahme auf ein bestimmtes Ziel?

Um das zu erreichen, werden in den meisten Fällen Kennzahlen „von damals“ mit den aktuellen Kennzahlen verglichen. Erst dann kann bewertet werden, ob Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist. Das ist der Sinn und Zweck von Kennzahlen.

Mit Kennzahlen können Sie zum Beispiel nachweisen:

• Die Arbeitsbedingungen haben sich verbessert, weil die Krankenquote sinkt und die Fluktuation geringer ist.
• Die Leistung hat sich verbessert, denn der Umsatz pro Mitarbeiter ist gestiegen.
• Der Personalbestand ist gesichert, denn die Übernahmequote steigt und es gehen mehr Initiativbewerbungen ein.

Ein weiterer Nutzen von Kennzahlen im Personalmanagement: Fragt die Geschäftsleitung nach den Kosten und dem Nutzen, können Sie anhand konkreter Zahlen argumentieren.

Arbeiten mit Personalkennzahlen im Einzelhandel: Prozess

So gehen Sie schrittweise vor:

1. Legen Sie Ziele fest.
2. Prüfen Sie: Können wir etwas ändern?
3. Definieren Sie Kennzahlen und Messwerte.
4. Organisieren Sie die Messung.
5. Besprechen Sie die Maßnahmen im Team.
6. Planen Sie die Maßnahmen und setzen Sie diese um.
7. Prüfen Sie regelmäßig, welche Effekte die Maßnahmen haben.
8. Bessern Sie nach, wählen Sie andere Maßnahmen.
9. Prüfen Sie, ob die Ziele noch realistisch sind – oder höher gesteckt werden können.

Die folgende Abbildung zeigt in einer Übersicht, wie diese Aktivitäten zusammenspielen: von Unternehmenszielen und Entwicklungen im Umfeld bis hin zur Erfolgsmessung einzelner Maßnahmen.

Wie werden die Personalkennzahlen bewertet?

Es lohnt sich nur, Kennzahlen zu erfassen, wenn diese Erkenntnisse liefern, die man ohne sie nicht gehabt hätte. Ein Problem dabei ist, dass oft der Vergleichsmaßstab fehlt. Es fällt schwer, Antworten auf Fragen zu finden wie:

• Sind unsere Zielvorgaben und Planungen realistisch?
• Ist diese Krankenquote (oder eine andere Kennzahl) gut oder schlecht?

Die Antworten darauf ergeben aus zum einen aus dem Vergleich der Kennzahlen mit anderen Unternehmen (= Benchmarking); wobei es schwierig ist, vergleichbare Benchmarking-Partner zu finden, die ihre Zahlen messen und nennen.

Zum anderen können Kennzahlen über einen längeren Zeitraum gemessen werden. Aus dem zeitlichen Verlauf und aus den Veränderungen wird dann sichtbar, ob es besser oder schlechter wird.

Grundlage dafür ist Plan-Ist-Vergleich oder Soll-Ist-Vergleich. Hier ist die Unternehmensleitung gefordert. Sie muss sagen, was sie erwartet (Plan oder Soll). Sie muss Visionen haben, Ziele formulieren und wissen, was sie erreichen will. Das ist ihre originäre Aufgabe.

Wie die Kennzahlen aufbereitet und dargestellt werden

Wenn Sie Kennzahlen anderen näherbringen möchten, verwenden Sie hierzu am besten ein übersichtliches Diagramm. Tabellen oder Listen eignen sich weniger, da sie für Stakeholder schwieriger zu erfassen und zu verstehen sind.

Hat sich der Prozess in Ihrem Unternehmen eingespielt, nutzen Sie das Kennzahlen-Dashboard, um einen Überblick über alle Kennzahlen zu wahren, die für Sie langfristig wichtig sind. Damit lassen sich schnell Plan-Ist-Vergleiche anstellen und Veränderungen im zeitlichen Verlauf erkennen.

Beispiele für HR-Kennzahlen im Einzelhandel zur Personalentwicklung

• Ausbildungsquote
• Qualifikationsstruktur
• Übernahmequoten von Ausbildungsabschlüssen
• Anteile Ausbildungsformen (Trainee, Volontäre)
• Anzahl jährlicher Weiterbildungsmaßnahmen/MA
• Anteil Inhouse- und externe Seminare
• Weiterbildungskosten pro Tag/pro Teilnehmer
• Inhouse-Trainingskosten pro Mitarbeiter
• Externe Trainingskosten pro Mitarbeiter
• Anteile angewandter Lernmethoden und Lernformen
• Anteil Personalentwicklungskosten an Gesamtkosten
• Beanspruchung von Bildungsurlaubstagen
• Zeit- und Kostenanteile von Weiterbildungsformen
• Weiterbildungstage/-zeit pro Mitarbeiter

Quelle: hrpaxis.ch