ProjektplanungWie und wann Sie eine Projekt-Charta erstellen

Was ist eine Projekt-Charta?

Eine Projekt-Charta ist ein Dokument, das ein Projekt in seiner Gesamtheit beschreibt und gleichzeitig einen Überblick über die wichtigsten Aktivitäten im Projekt bietet. Es dient der Planung und Kommunikation im Projekt. Erfasst werden darin meist Ziele, Ergebnisse, Aktivitäten, Vorgehensweisen und Stakeholder. Was genau in der Projekt-Charta steht, hängt von ihrem Zweck ab; es gibt keine allgemeinen Vorgaben.

Auf die Projekt-Charta greifen Sie während des gesamten Laufzeit Ihres Projekts zurück. Auch nach Projektende kann die Projekt-Charta helfen, die langfristigen und nachhaltigen Erfolge aus einem Projekt mit den anfänglichen Zielen und mit den Projektmaßnahmen zu vergleichen.

Was wird in der Projekt-Charta dokumentiert?

Sie können in der Projekt-Charta unter anderem Folgendes erfassen:

• Ziele und Ergebnisse des Projekts
• Rahmenbedingungen
• wichtige Stakeholder
• mögliche Risiken
• wichtige Aufgaben (Kernaktivitäten)
• Überblick über das Budget

Mindestens erfassen Sie die Ziele (Objectives), Ergebnisse (Deliverables) und Kernaktivitäten (Key Activities) – wie in der Vorlage unten vorgeschlagen. Alle anderen Punkte erfassen Sie nur, wenn Umfang oder Komplexität des Projekts es erforderlich machen. In manchen Fällen werden die Gründe, die für ein Projekt sprechen und die Vorteile in der Projekt-Charta besonders hervorgehoben.

Wie erstellt man eine Projekt-Charta?

In der Projekt-Charta fassen Sie die wichtigsten inhaltlichen Aspekte zusammen, die in Ihrem Projektantrag oder in Ihrem Projektauftrag benannt und erläutert sind. So gehen Sie Schritt für Schritt bei der Erstellung der Projekt-Charta vor:

1. Benennen Sie die Projektziele: Was genau soll mit dem Projekt verbessert, eingeführt, erhalten, verändert, reduziert ... werden?
2. Schreiben Sie zu jedem Projektziel auf, welche Ergebnisse dazu nach dem Projekt vorliegen sollen: Woran erkennen Sie, dass das Projektziel erreicht ist?
3. Ermitteln Sie, welche Aufgaben dazu insbesondere erledigt werden sollen: Welche Kernaktivitäten sind notwendig, um die Ergebnisse zu erzeugen?
4. Besprechen Sie die Ziele, Ergebnisse und Kernaktivitäten mit Ihrem Projektteam: Sind die wirklich wichtigen benannt? Verstehen alle das Gleiche darunter?
5. Ergänzend können Sie alle wichtigen Rollen, mitsamt der Kunden, Stakeholder und Mitarbeitenden benennen.
6. Sie einen Plan zur Umsetzung der Kernaktivitäten ergänzen. Dazu gehören Meilensteine, eventuelle Abhängigkeiten und eine Zeitleiste.
7. Listen Sie mögliche Risiken und Probleme auf. Erstellen Sie auch ein Worst-Case-Szenario.
8. Halten Sie fest, welches Budget zur Verfügung steht.

Die Punkte 1 bis 3 sollten in jedem Fall in der Projekt-Charta stehen. Die Punkte 5 bis 8 können Sie ergänzen. Wichtig ist, dass die Projekt-Charta eine einfache Übersicht (auf einer Seite) bleibt und gleichzeitig die wirklich wichtigsten Aspekte des Projekts zeigt.

Projekt-Charta vs. Business Case, Projekt-Briefing und Projektplan

Der Projektplan wird erst im Anschluss an die Projekt-Charta erstellt und kann aus der Projekt-Charta abgeleitet werden. Er beinhaltet deutlich mehr Details als die Projekt-Charta, die als Basis für den Projektplan dient oder diesen zusammenfasst.

Das Projekt-Briefing wird mit der Genehmigung des Projekts erstellt. Diese kürzere Version des Projektplans umfasst nur wenige Seiten, damit alle Projektbeteiligten sich jederzeit schnell einen Überblick verschaffen können. Im Projekt-Briefing steht knapp und klar, warum das Projekt sinnvoll ist – genau wie in der Projekt-Charta. Erfasst wird außerdem, wie genau das Projekt verlaufen soll.

Der Business Case dient wie die Projekt-Charta dazu, das Projekt den direkten Beteiligten vorzustellen. Der Business Case ist allerdings deutlich umfangreicher und gilt als offizielles Dokument, welches verbindlich sowohl die Vorteile als auch die Nachteile des Projekts darlegt. Außerdem wird im Business Case meist eine wirtschaftliche Betrachtung des Projekts durchgeführt: Kosten, Erlöse, Rentabilität etc.

Wann sollten Sie eine Projekt-Charta erstellen?

Eine Projekt-Charta ist dann nützlich, wenn Sie Ihr Projekt oft vorstellen und die Projektinhalte – kurz, knapp und auf den Punkt – vermitteln wollen. Denn mit der Projekt-Charta haben Sie dafür eine gute Übersicht. Die Projekt-Charta nutzen Sie zum Beispiel in den folgenden Situationen:

• Schon im Rahmen der Projektantragstellung zeigen Sie den Entscheidern, worum es in Ihrem Projekt im Kern gehen soll.
• Beim Kick-off-Meeting zeigen Sie allen Projektbeteiligten, den Betroffenen und Interessierten, was Ihr Projekt auszeichnet.
• Während des Projektverlaufs informieren Sie Stakeholder innerhalb und außerhalb des Unternehmens; zum Beispiel andere Abteilungen, Presse, Kunden oder Partnerunternehmen.
• Wenn während des Projektverlaufs weitere Anforderungen, Wünsche und Erwartungen an Sie herangetragen werden, verweisen Sie mit der Projekt-Charta auf die vereinbarten Ziele und Ergebnisse, was im Projekt gemacht wird – und was nicht.