ProjektmanagementSo funktioniert Projektcontrolling

Im Projektmanagement wird das Projektcontrolling als wichtiger Baustein oft vernachlässigt. Mal ist das Budget für ein Projekt nicht bekannt, mal werden Termine nicht festgelegt. Manchmal arbeitet der Projektleiter, ohne sich über die eigenen Kompetenzen im Klaren zu sein. Das Projektcontrolling leidet unter unklaren Zielvorgaben und Rahmenbedingungen.

Wichtige Erfolgsfaktoren im Projektcontrolling

Dabei spielen nur drei Erfolgsfaktoren eine Rolle:

Leistung

• Wird das gewünschte Ergebnis erzielt?
• Entspricht es den Anforderungen des Auftraggebers?

Kosten

• Wie hoch sind die Kosten und der Aufwand für das Projekt?
• Bleibt das Projekt im Rahmen des Budgets?

Termin

• Werden die Termine der Meilensteine eingehalten?
• Wird der Termin für das Ende des Projekts eingehalten?

Was ist Projektcontrolling?

Beim Projektcontrolling werden die tatsächlichen Leistungen, Kosten und Termine mit den geplanten verglichen. Auch die Analyse von Abweichungen, die Beurteilung möglicher Alternativen und das Ergreifen von Maßnahmen zur Gegensteuerung oder Anpassung der Ziele gehören dazu.

Aufgaben des Projektcontrollings

Auftraggeber und Projektleiter legen fest, welche Ergebnisse das Projekt liefern soll, welches Budget dafür zur Verfügung steht und wann die Ergebnisse vorliegen sollen. Daraus leitet sich die Aufgabe des Projektcontrollings ab: Es muss sicherstellen, dass diese Vorgaben eingehalten werden.

Die Überwachungs- und Steuerungsprozesse dienen der Beobachtung der Ausführung des Projekts, sodass potenzielle Probleme rechtzeitig festgestellt und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können, um die Ausführung des Projekts zu steuern. Auch in der DIN 69901-5:2009-01 „Projektmanagement - Projektmanagementsysteme“ wird das Projektcontrolling entsprechend beschrieben.

Wer ist fürs Projektcontrolling zuständig?

Je nach Größe des Projekts und Standards, die im Unternehmen gepflegt werden, kann das Projektcontrolling von unterschiedlichen Personen übernommen werden. Der Projektleiter muss immer wissen, wie sein Projekt läuft. Er ist also ganz besonders auf die Ergebnisse des Controllings angewiesen. Aus diesem Grund übernimmt er in vielen Fällen diese Aufgabe selbst.

Bei größeren Projekten steht ihm dabei vielleicht ein Projektcontroller zur Seite. Er sammelt alle Informationen, bereitet sie auf, weist auf Abweichungen oder Risiken hin und berät den Projektleiter und die Teammitglieder, welche Maßnahmen zur Verbesserung ergriffen werden können.

Schließlich ist auch die Übernahme des Projektcontrollings durch Spezialisten möglich. Sie können aus der Controlling-Abteilung des Unternehmens stammen oder von externen Dienstleistern angeheuert werden.

Projektcontrolling schon vor Beginn des Projekts

Das Projektcontrolling ist schon vor Beginn des eigentlichen Projekts wichtig. Es kann sich bereits in die Verhandlung zwischen Auftraggeber und Projektleiter einschalten. So wird beispielsweise überprüft, ob die Zielvorgaben und Rahmenbedingungen realistisch sind. Grundlage dafür sind oft Erfahrungen aus früheren Projekten. Das Projektcontrolling gibt damit wichtige Impulse für die Projektplanung.

Auch das Erkennen, Sichtbarmachen und Bewerten von Projektrisiken gehört zu den Aufgaben des Projektcontrollings. So können zum Beispiel Leistungs- und Know-how-Träger ausfallen, Lieferanten unzuverlässig sein oder der Auftraggeber ändert plötzlich seine Anforderungen. Gleichzeitig muss das Projektcontrolling Maßnahmen vorschlagen, wie diese Risiken begrenzt werden können.

Überwachung von Einflussfaktoren

Während das Projekt läuft, werden regelmäßig die Planungsvorgaben mit dem Ist-Stand verglichen. Das betrifft vor allem die Vorgaben zu den Projektergebnissen, dem Budget und den Terminen. Dazu werden die entsprechenden Ist-Stände gemessen und ausgewertet. Abweichungen werden dokumentiert und gegenüber dem Projektleiter oder anderen betroffenen Personen berichtet. Gleichzeitig kann das Projektcontrolling weitere Einflussfaktoren überwachen:

• Wie sind die zu Beginn beschriebenen Risiken einzuschätzen?
• Gibt es einen Schadensfall?
• Wie stehen die externen Stakeholder zum Projekt?
• Wie bewerten die Stakeholder die vorliegenden Ergebnisse?
• Haben die Stakeholder ihre Meinung zum Projekt oder zum Projektteam geändert?

Die Ergebnisse der Analysen sollten dokumentiert werden, was im Rahmen der Projektberichterstattung erfolgen kann. Die Teammitglieder berichten dem Projektcontrolling vom Fortschritt ihrer Arbeiten, der Projektcontroller fasst die Ergebnisse zusammen und vergleicht den Ist-Stand mit der Planung. Dann berichtet er an seinen Projektleiter, Auftraggeber oder an den Lenkungskreis.

Mit Zeitpuffern arbeiten

Die Einhaltung der Termine ist meist eine der größten Probleme im Projektmanagement. Oft hat man sich bei der Planung verschätzt oder es kommt zu Schwierigkeiten oder ungeplanten Ereignissen, sodass die zugesagten Termine nicht eingehalten werden können. Es ist deshalb empfehlenswert, bei der Terminplanung mit zeitlichen Puffern zu arbeiten.

Das bedeutet, es gibt keine fixen Zeitpunkte, sondern Zeiträume. Es wird also ein Zeitraum festgelegt, nicht ein Zeitpunkt, zu dem eine Projektaufgabe erledigt sein muss. Das schafft Flexibilität, aber auch mehr Planungssicherheit.

Mit der Meilenstein-Trendanalyse Terminverzug erkennen

Termine für die wichtigen Aufgaben und Arbeitspakete eines Projekts lassen sich am einfachsten in einem Projekt-Zeitplan oder Balkendiagramm festhalten. Manche arbeiten auch mit komplexen Netzplänen. Immer ist wichtig: Meilensteine definieren und für sie den frühesten und spätesten Endtermin angeben.

Das Projektcontrolling kann dann mit sogenannten Meilenstein-Trendanalysen jederzeit feststellen, ob die Termine eingehalten werden und welche Aufgaben im Verzug sind.

Mit der Kostenverlaufsanalyse den Kostenverzehr im Blick haben

Im Rahmen der Projektplanung wird festgelegt, welche Ressourcen für die Durchführung zur Verfügung stehen. Das Projektcontrolling überwacht mit der Aufwands- und Kostenkontrolle, ob diese Vorgaben eingehalten werden.

Im Projekt können unterschiedliche Kosten anfallen: Sachmittelkosten, Materialkosten, externe Beratungskosten oder Kosten für die Nutzung von Maschinen und Anlagen. Von besonderer Bedeutung sind die Personalkosten für die Projektmitarbeiter. Sie machen meist den größten Teil der gesamten Projektkosten aus.

Grundlage für die Analyse der Personalkosten ist das Aufschreiben der Stunden der einzelnen Projektmitarbeiter. Damit diese ein verlässliches Bild abgeben, müssen die Kriterien der Genauigkeit, Vollständigkeit und Ehrlichkeit eingehalten werden. Im Vorfeld muss genau definiert werden, welche Kosten einem Projekt zugeschrieben werden können. Darauf aufbauend kann eine Trendanalyse einen schnellen Überblick über den Kostenverlauf geben sowie Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten sichtbar machen.

Sachfortschritt und Qualität der Projektergebnisse überwachen

Wie weit ein Projekt fortgeschritten ist, lässt sich weder aus den verbrauchten Stunden, noch aus der verstrichenen Zeit ablesen. Zusätzlich zu den Kosten und den Terminen muss deshalb auch der Sachfortschritt und die Qualität der bisherigen Projektarbeit überwacht werden. Je nach Projektart und Projektergebnis werden dafür andere Kriterien definiert, anhand derer der Projektfortschritt und die Ergebnisse der Projektarbeit beurteilt werden können. Mögliche Methoden zur Beurteilung sind:

• Qualitativer Abgleich von Zielen, Erwartungen und Leistungen
• Abnahme des Projektstands oder der Meilensteine durch den Auftraggeber
• Durchführung von Testverfahren
• Einschätzung des Fertigstellungsgrads durch Projektmitarbeiter, Auftraggeber oder externe Experten
• Durchführung von Projekt-Audits oder Projekt-Evaluationen

Der Projektfortschritt oder die bereits erbrachte Leistung wird beim Projektcontrolling üblicherweise in Prozent angegeben. Der Prozentwert wird auch als Fortschrittsgrad bezeichnet. 100 Prozent entsprechen dabei der Leistung, die am Ende vom Auftraggeber erwartet wird.

Das Konzept der sogenannten „Quality Gates“ soll die Qualität der Projektergebnisse sicherstellen. Quality Gates werden an wichtigen Stellen im Projektablauf eingerichtet, beispielsweise bei besonderen Meilensteinen. Es werden konkrete Kriterien festgelegt, die erfüllt sein müssen, bevor das Projekt in eine neue Phase treten – also die „Qualitätstür“ durchschreiten – kann. Die Kriterien ergeben sich im Allgemeinen aus den Anforderungen des Auftraggebers. Sie können in einem Lasten- oder Pflichtenheft beschrieben sein und werden dann systematisch geprüft.