Projektkalkulation richtig umsetzenTools & Vorlagen

Zu optimistische Schätzungen, unerwartete Ausgaben oder eine verzögerte Deadline: solche Faktoren sorgen schnell für eine böse Überraschung und können das Projekt im schlimmsten Fall zum Scheitern bringen. Mit der richtigen Vorgehensweise und einer ordentlichen Projektkalkulation lässt sich dieses Risiko allerdings eindämmen.

Eine Projektkalkulation hilft dir dabei, einen finanziell realistischen Rahmen aufzustellen, an dem du dich orientieren kannst, und bietet gleichzeitig volle Transparenz.

Aber wie gehst du dabei am besten vor? Und welche Tools erleichtern die Kalkulation? Wir zeigen dir, welche Methoden und Tools am besten für dieses Vorhaben geeignet sind.

Was umfasst eine Projektkalkulation?

Oft werden die Begriffe Projektkalkulation und Kostenplanung synonym verwendet, obwohl es sich dabei um unterschiedliche Schritte handelt: Während die Kostenplanung sich lediglich mit den Kosten beschäftigt, umfasst die Projektkalkulation auch Risiko und Kapazitäten. Es soll bei der Kalkulation also möglichst genau ermittelt werden, wie viel und welche Kosten anfallen.

In der Praxis ist das oft schwierig, weil zum Beispiel bestimmte Faktoren nur schwer einschätzbar sind oder unvorhergesehene Aufwände nicht eingeplant werden. Auch zu wenig Pufferzeit kann zu Problemen führen.

Warum ist Projektkalkulation so wichtig?

Das Ziel einer Projektkalkulation ist es also, den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten. Doch meist setzt sie auch schon vorher an: Bereits vor Projektstart wird aufgrund der Kalkulation entschieden, ob es ein Projekt überhaupt über die Planungsphase hinaus schafft.

Stakeholder und Externe, die nicht an der Projektarbeit beteiligt sind, bekommen zudem so einen ersten Blick auf das Projekt und können sich ein realistisches Bild machen, wie die Umsetzung ablaufen soll, welche Dinge vielleicht nicht umsetzbar sind und an welchen Stellschrauben gedreht werden kann bzw. muss.

Was gehört alles in eine Projektkalkulation?

Da eine Projektkalkulation nicht nur aus der Budgetplanung, sondern vielen anderen Faktoren besteht, fließen verschiedene Schätzungen und Analysen mit ein. Dabei ist es hilfreich, dass Personen aus verschiedenen Abteilungen ihr Fachwissen mit einfließen lassen, um so eine realistische Einschätzung zu bekommen. Eine Projektkalkulation wird also nie von nur einer Person aufgestellt, vielmehr arbeitet ein Projektteam gemeinsam daran.

Folgende Positionen werden dabei berücksichtigt:

Aufwandsschätzung (inklusive Kapazitäten und Ressourcen)
Kosten (z. B. Personal- und Materialkosten und (in)direkte Kosten)
Risikoanalyse (wie Veränderung der Materialkosten oder Kündigung von Mitarbeitenden)
Kapazitätsplanung (also die Zuteilung von Ressourcen)

und ganz besonders wichtig: Puffer für Finanzen und Personal.

Tools für Projektkalkulationen

Eine präzise Projektkalkulation kann mit dem richtigen Tool erheblich erleichtert und zeitsparend werden. Doch welches Tool ist das richtige?

Excel

Die Vorteile von Excel-Vorlagen sind vielfältig:

Einfacher Einstieg: Mit Excel sind die meisten Personen vertraut, daher ist der Einstieg leichter.
Kostenersparnis: Im Gegensatz zu anderen Tools ist Excel eine sehr kostengünstige Lösung.
Offline-Nutzung: Die Vorlagen können off- und online genutzt und bearbeitet werden.
Kompatibilität: Excel-Dateien lassen sich problemlos in andere Formate umwandeln und sind mit vielen anderen Tools kompatibel.

Allerdings gibt es bei der Nutzung von Excel, Sheets und Co auch erhebliche Nachteile. So ist beispielsweise die Fehleranfälligkeit relativ hoch und besonders bei komplexeren Darstellung können sich unbemerkt Fehler einschleichen – ein falsch gesetztes Komma kann deine komplette Kalkulation durcheinander bringen.

Zudem ist die manuelle Eingabe und Aktualisierung aller Daten ein wahrer Zeitfresser. Bei der Kommunikation mit Externen können verschiedene Dateien außerdem schnell zu einem unübersichtlichen Chaos werden. Daher gibt es mittlerweile Projektmanagement-Tools, die genau an diesen Problemstellen ansetzen.

PM-Software

Mithilfe von Projektmanagement-Tools kannst du ein Projekt planen, aufbauen und begleiten. Der Vorteil ist, dass alle Details an einem Ort zu finden sind. Zudem werden Prozesse in so einem Tool oft automatisiert, sodass Fehler minimiert und Zeit gespart wird.

Aber es gibt noch weitere Vorteile:

Schnelle Echtzeit-Verarbeitung: Daten werden in den Tools in Echtzeit synchronisiert und sind so immer aktuell.
Übersichtliche Visualisierung: Dashboards, die Diagramme und Grafiken darstellen, erleichtern den Überblick und machen Projekte greifbarer
Effiziente Schnittstellen & Integrationen: Die meisten Tools bieten Schnittstellen zu anderen Programmen an, sodass Daten von z. B. Rechnungssystemen importiert und Systeme weiter genutzt werden können.
Mehr Transparenz: Da alle Daten zentral gespeichert sind, können auch alle Teammitglieder jederzeit darauf zugreifen.
Einfachere Kommunikation: Oft kann in den Tools direkt kommuniziert werden. Dabei ist direkt der Bezug zu den Aufgaben bzw. dem Projekt gegeben, E-Mails sind also überflüssig.

Auf dem Markt gibt es reichlich Angebote für PM-Tools. Besonders große Unternehmen wie Asana, Trello und monday.com sind beliebt und bieten eine Menge an nützlichen Funktionen. Dabei muss allerdings der Datenschutz beachtet werden, denn Asana und Trello hosten die Daten auf Servern in den USA.

Aber es gibt auch Alternativen aus Deutschland: factro ist DSGVO-konform und kommt aus Bochum. Durch den Projektstrukturbaum, den kein anderer anbietet, sticht das Tool zudem positiv heraus.

Vorlagen für deine Projektkalkulation

Damit du nicht jedes Mal wieder von vorne anfangen musst, kann dir eine Vorlage helfen. Denn dadurch lernst du, deine Projekte besser einzuschätzen. Besonders aber bei wiederkehrenden Projekten lohnt sich eine Vorlage, bei der du nur wenig Anpassungen vornehmen musst.

Der Klassiker hierbei sind natürlich Excel-Vorlagen, da diese sehr leicht angewendet werden können. Online findest du viele kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen:

Beispielvorlage für eine Projektkostenkalkulation (smartsheet.com)
Kalkulation Excel Vorlagen (excelvorlage.de)
Projektkalkulation | Vorlage Excel (projektmagazin.de)

SAP und ERP-Systeme

Für Unternehmen, die regelmäßig große und komplexe Prozesse umsetzen, sind SAP und ERP-Systeme oft die erste Wahl. Die Funktionen ermöglichen jedoch weitaus mehr als eine reine Projektkalkulation: Finanzen, Ressourcen und Buchhaltung können gemeinsam verwaltet werden.

Die Vorteile dabei sind die automatische Kostenüberwachung in Echtzeit durch die Verknüpfung aller Positionen und die detaillierten Berichte und Analysen, die eine präzise Kontrolle ermöglichen und Risiken frühzeitig erkennbar machen.

Dagegen sprechen allerdings die hohen Kosten und der Zeitaufwand, da die Software genau an das Unternehmen angepasst werden muss. Da die Bedienung dieser Systeme zudem nicht unbedingt intuitiv ist, braucht es Schulungen für die Mitarbeitenden.

Fazit: Projektkalkulation meistern

Mit einer soliden Projektkalkulation können Kosten realistisch eingeschätzt und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Dabei unterstützt dich das richtige Tool, das dir viele Aufgaben abnehmen und erleichtern kann. Bei der Wahl, welches Tool zu dir und deinem Team passt, solltest du festlegen, welcher Funktionsumfang benötigt wird und wie wichtig das Thema Datenschutz ist.

Denn: Wer frühzeitig plant, regelmäßig überprüft und die richtigen Tools nutzt, kann sein Budget im Griff behalten und seine Projekte effizient steuern.