Projektleiter werdenWelche Kompetenzen Projektleiter benötigen

Projektleiter werden oft wegen ihrer hervorragenden fachlichen Leistungen ausgewählt. Verkehrt ist das nicht, denn Projektleiter müssen auch technische Details verstehen und die Richtigkeit und Qualität von Projektergebnissen prüfen können.

Häufig wird jedoch vergessen, dass sie mehr benötigen als nur fachliches Know-how. Neben der Rolle als Fachkraft sollten Projektleiter auch die Rolle des Projektmanagers, der Führungskraft und des Unternehmers beherrschen.

Projektleiter sind Fachleute

Die meisten Projektleiter erfüllen die fachlichen Anforderungen. Sie sind in der Lage, technische und fachliche Details zu verstehen, zu bewerten oder auch selbst auszuarbeiten. Diese Feldkompetenz und Branchenkenntnis erleichtert einem Projektleiter die tägliche Arbeit, da er Zusammenhänge schneller durchdringt als ein Fachfremder.

Projektleiter sind Manager

Ein Projektleiter benötigt außerdem methodisches Know-how, also Projektmanagement-Kompetenz. Deshalb schicken Unternehmen neue Projektleiter oft zu Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement. Die Projektleiter lernen dort die Instrumente zum Planen und Steuern von Projekten kennen.

Unerlässlich ist es für einen Projektleiter, Methoden für folgende Management-Aufgaben zu beherrschen:

• Ziel und Auftrag klären
• Projektstrukturplan entwerfen
• Aufwand schätzen
• Terminplan erstellen
• Ressourcen planen
• Kosten kalkulieren
• Risiko managen

Projektleiter sind Führungskräfte

Projektleiter sind auch Führungskräfte. Weiterbildungen legen meist viel Wert auf die Vermittlung der Fach- und Methodenkompetenz. Weiche Themen wie die Mitarbeiterführung kommen oft zu kurz. Ein Projektleiter muss aber auch ein Team führen. Zudem sollte er in der Lage sein, die sich teils widersprechenden Interessen von Kunden, Vorgesetzten, involvierten Abteilungen und den eigenen Projektmitarbeitern zu managen.

Der Umgang mit den verschiedenen Stakeholdern eines Projekts erfordert ein hohes Maß an sozialer Kompetenz. Bei der Auswahl der Projektleiter wird das in vielen Unternehmen jedoch nicht ausreichend berücksichtigt. Häufig verfahren sie stattdessen nach der Maxime, der Neue werde es mit der Zeit schon von selbst lernen. Doch diese Zeit kostet Geld, gerade in Projekten.

Projektleiter begegnen einer Menge komplexer Fragen und Herausforderungen, die Fähigkeiten einer Führungskraft erfordern.

Beispiele: Führungsaufgaben des Projektleiters

Projektteam führen

• Wie besetze ich mein Projektteam so, dass sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter optimal ergänzen?
• Welche Phasen durchläuft ein neu formiertes Team, bevor es zum echten Team wird?
• Worauf muss ich in diesem Prozess als Führungskraft achten?

Stakeholder managen

• Welche Stakeholder gibt es?
• Wie stehen diese zu dem Projekt?
• Welche Handlungsstrategien sollte ich jeweils anwenden?
• Wie gehe ich mit Widerständen von Mitarbeitern oder Kollegen um, die von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind?

Konflikte erkennen und lösen

• Wie erkenne ich Konflikte frühzeitig, sodass ein präventives Eingreifen möglich ist?
• Welche Handlungsoptionen habe ich, wenn ein Konflikt eskaliert?

Projektleiter sind Unternehmer

Projektleiter sind auch Unternehmer. Sie sind, wenn auch nur für begrenzte Zeit, „Geschäftsführer“ eines Projekts. Genau wie die Führungsspitze eines Unternehmens müssen sie die Budgets ihrer Projekte planen und mit ihnen wirtschaften. Weitere unternehmerische Tätigkeiten eines Projektleiters sind:

• Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durchführen
• Risiken des Projekts identifizieren und bewerten
• Handlungsstrategien entwickeln

Zudem sollte ein Projektleiter sein Projekt mit „Marketing-Aktivitäten“ innerhalb – und gegebenenfalls außerhalb – des Unternehmens bekannt machen und „verkaufen“. Gerade in diesen Punkten besteht ein großer Nachholbedarf. Projektleiter mit der ausgeprägten Fähigkeit, unternehmerisch zu handeln, sind eher die Ausnahme.

Laufbahn als Projektleiter

Projektleiter benötigen für alle diese Aufgaben spezielle Fähigkeiten und werden entsprechend den Rollenanforderungen gezielt entwickelt. Unternehmen sollten deshalb eine eigene Projektleiter-Laufbahn entwerfen und in der Organisation implementieren.

Die Projektleiter-Laufbahn soll den Mitarbeitern einen eigenständigen Entwicklungs- und Karriereweg eröffnen neben der Laufbahn als Fachkraft oder Führungskraft. Um gute Mitarbeiter für diese Laufbahn zu gewinnen, sollten Unternehmen diese genauso attraktiv gestalten wie die Linien-Laufbahnen. Das heißt, gleiche Möglichkeiten hinsichtlich Weiterbildung, Aufgabenumfang, Kompetenzen, Verantwortung sowie Gehalt.

Die Gestaltung der Projektleiter-Laufbahn kann von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein. Jedoch sollte sie mindestens die drei folgenden Entwicklungsstufen enthalten:

Entwicklungsstufen des Projektleiters

Mitarbeiter im Projektteam

Der Mitarbeiter ist Teil des Projektteams und bringt dort seine jeweilige Fachexpertise ein. Er benötigt Grundkenntnisse des Projektmanagements, um mit den Kollegen eine gemeinsame „Projektsprache“ sprechen zu können.

Junior-Projektleiter

Der Junior-Projektleiter leitet zum ersten Mal ein kleines Projekt, bei mehrjähriger Erfahrung auch ein mittelgroßes Projekt. Die als Projektmitarbeiter gewonnenen Grundkenntnisse gilt es im Rahmen dieser Funktion zu vertiefen und mit verschiedenen Softskills zu ergänzen.

Senior-Projektleiter

Der Senior-Projektleiter verfügt über eine langjährige Erfahrung im Projektmanagement. Er kann komplexe Projekte oder ein gesamtes Projektportfolio managen. Aufgrund seiner Erfahrung und Persönlichkeit hat er sich über die Jahre zu einem Unternehmer im Unternehmen entwickelt.

Wie wird ein Projektmitarbeiter zum Projektleiter?

Projektmitarbeiter benötigen in der Regel nur ein gewisses Basiswissen in Sachen Projektmanagement – vor allem, damit sie das gleiche Projektmanagement-Verständnis wie ihre Kollegen haben und mit den im Projekt verwendeten Tools arbeiten können. Anders sieht es bei Projektleitern aus, da sie vor komplexeren Herausforderungen stehen. Sie müssen auf die genannten vier Rollen gezielt vorbereitet werden. Dabei geht es um:

• Vertiefung des Know-hows im Bereich Projektmanagement
• Führen in Projekten
• Konfliktmanagement
• Soziale Intelligenz in Projekten
• Präsentieren für Projektleiter
• Moderation von Besprechungen und Workshops

Hat sich ein Junior-Projektleiter in verschiedenen kleinen und mittelgroßen Projekten bewährt, kann das Unternehmen ihn allmählich zum Senior-Projektleiter entwickeln, der komplexe Projekte und Projektportfolios managen kann. Dabei geht es um Fähigkeiten wie:

• Unternehmerisches Denken und Handeln
• Multi-Projektmanagement
• Internationales Projektmanagement
• Krisenmanagement
• Vertragsrecht für Projektmanager