ProjektmanagementWie Sie ein Projektmanagement-Handbuch erstellen
Was ist ein Projektmanagement-Handbuch?
Im Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) sind alle Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten, zusammengefasst. Ein PM-Handbuch sollte möglichst pragmatisch und verständlich gehalten werden. Mögliche Inhalte sind:
- Projektkriterien: Was ist ein Projekt?
- Projektarten und Projektkategorien
- Projektorganisation und Projektrollen
- Projektmanagement-Glossar mit unternehmensspezifischer Terminologie
- Formulare, Vorlagen und Checklisten
In einem Projektmanagement-System ist das Projektmanagement-Handbuch ein wichtiges methodisches Element. Es zeigt, wie Projekte durchgeführt werden sollen.
Wann wird das Projektmanagement-Handbuch entwickelt?
Zu welchem Zeitpunkt ein Projektmanagement-Handbuch entwickelt werden sollte, lässt sich an den Implementierungsschritten eines Projektmanagement-Systems erkennen:
- Erkennen des Projektmanagement-Bedarfs
- Bekenntnis des Topmanagements zur Einführung eines Projektmanagement-Systems
- Unternehmensanalyse wichtiger Strukturen, Rahmenbedingungen und Prozesse
- Definition eines Einführungskonzepts zum Projektmanagement-System
- Definition und Abstimmung unternehmensspezifischer Projektmanagement-Methodik (Dokumentation in einem Projektmanagement-Handbuch)
- Dokumentation des Projektmanagement-Standards (in Form eines Projektmanagement-Handbuchs)
- Anpassen der unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen
- Qualifizierung von Mitarbeitern wie Projektleitung, Projektmitarbeitern, Linienmanagern und Führungskräften
- Durchführung von Pilotprojekten
- Ausweitung auf alle relevanten Bereiche im Unternehmen
- Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagement-Systems
Nutzen eines Projektmanagement-Handbuchs
Diese Teilschritte zeigen die Bedeutung des Projektmanagement-Handbuchs. Ein solches Regelwerk schafft die Grundlagen für die Bewältigung der zahlreichen Aufgaben in Projekten. Es legt die Verfahrensabläufe fest und hilft, die Effizienz der Projektarbeit zu verbessern.
Im Projektmanagement-Handbuch erfährt die Projektleitung zum Beispiel, bei welchen prozentualen Abweichungen von Kosten oder Terminen Gremien oder Vorgesetzte informiert werden müssen. Vorlagen für Statusmeldungen oder Zwischenberichte helfen, Zeit bei der Berichtserstellung zu sparen sowie an alle wichtigen Informationen zu denken, über die berichtet werden muss. Ein Projektmanagement-Handbuch entlastet somit alle Projektbeteiligten.
Vorlage für Projektmanagement-Handbuch nutzen
Es gibt Vorlagen für Projektmanagement-Handbücher. Daher brauchen Sie kein komplett neues Regelwerk für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Wichtig ist allerdings, dass Sie die Vorlage auf Ihr Unternehmen hin anpassen. Dies können Sie wie folgt leisten:
Ändern von Ziel und Funktion
In der Einleitung können Sie das Ziel und die Funktion des Projektmanagement-Handbuchs modifizieren. Zum Beispiel im Bereich Softwareentwicklung: „Optimales Management knapper Ressourcen“. Oder im Anlagenbau: „Einhaltung von Projektendterminen“.
Berücksichtigung der Linie
Ergänzen Sie, wie die Stellung von Projekten im Verhältnis zur Linie ist. Welche Tätigkeiten haben Vorrang? Bei produzierenden Unternehmen sind es im Allgemeinen die Linienaufgaben, bei Dienstleitungsunternehmen meist die Projektaufgaben.
Beteiligte an Projekten
Legen Sie fest, welche Personen und Abteilungen üblicherweise an Projekten beteiligt sind und wie diese organisatorisch im Projekt sowie in der Trägerorganisation eingebunden werden (interner oder externer Auftraggeber, Kernteam mit Projektleitung). Häufig gibt es auch einen Lenkungsausschuss, ein Management- oder ein Beratergremium. Fügen Sie hinzu, welche Organisationseinheiten das sind.
Verantwortliche für Projektideen
Fügen Sie Ihrem Projektmanagement-Handbuch auch hinzu, wer für Projektideen und Projektanfragen verantwortlich ist und an welcher Station eine Übergabe der Verantwortlichkeit erfolgt.
Definition der Projektziele
Legen Sie dar, wie die Projektziele definiert werden sollen, etwa mit dem SMART-Prinzip. Beschreiben Sie die Funktion des Lasten- und Pflichtenhefts. Legen Sie dar, wie ein Projektantrag und ein Projektauftrag gehandhabt werden.
Analyse der Stakeholder
Wenn es notwendig ist, führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch. Fügen Sie hinzu, was in solch einem Fall beachtet werden muss. Ähnlich gehen Sie auch bei Aspekten der Risikoanalyse vor. Erklären Sie, wie solche Risikoanalysen durchgeführt werden sollen.
Aufgaben bei der Projektsteuerung
Dabei geht es um eine effektive Projektkontrolle und Projektsteuerung. Ergänzen Sie, welche Aufgaben die Projektleitung, die Projektmitarbeiter und andere Projektbeteiligte im Rahmen der Projektsteuerung übernehmen sollen. Ergänzen Sie bei Bedarf den Projektsteuerungszyklus Ihrer Projekte (Ist-Werte, Soll-Ist-Vergleich, Ursachenanalyse, Maßnahmen, Planungsrevision). Wichtig sind Hinweise, wie die Verantwortlichen auf Abweichungen reagieren sollen. Beispiel: Wer muss wen informieren, wenn die Kosten einen gewissen Prozentwert überschreiten oder Termine überschritten werden?
Phase „Projektabschluss“
Fügen Sie die einzelnen Arbeitsschritte der Phase „Projektabschluss“ hinzu. Beispiel: Wie erfolgt der Lessons-Learned-Prozess? Wenn sich ein Abschluss-Workshop mit allen Projektbeteiligten bewährt hat, beschreiben Sie, wie die gemachten Erfahrungen ausgewertet werden und wie diese eventuell in eine neue Version des Projektmanagement-Handbuchs einfließen sollen.
Art der Kommunikation
Information und Kommunikation sind in allen Phasen eines Projekts wichtig, insbesondere für die Projektleitung. Legen Sie fest, wie im Rahmen der Projektorganisation zwischen den Beteiligten kommuniziert werden soll.
Dokumentationsmanagement
Während des Projektverlaufs entstehen zahlreiche Dokumente, die abgelegt und gemanagt werden müssen. Ein Dokumentationsmanagement gibt dazu die Richtlinien vor. Organisieren Sie in gleicher Weise das Berichtswesen: Welche Berichte müssen geschrieben werden? Wer schreibt diese wann und wie?
Über das Projektmanagement-Handbuch informieren
Die Existenz eines Projektmanagement-Handbuchs sollte in Ihrem Unternehmen bekannt sein. Informieren Sie darüber zum Beispiel im internen Newsletter, in Seminaren oder bei anderen Veranstaltungen. Denken Sie daran, solche Informationen auch regelmäßig zu wiederholen.
Weisen Sie auch bei der Einführung neuer Beschäftigter auf die Existenz eines Projektmanagement-Handbuchs hin und teilen Sie den Standort beziehungsweise Speicherort mit.
Mitwirkung sichert Akzeptanz der Projektbeteiligten
Nicht nur die Kenntnis, dass es ein Projektmanagement-Handbuch gibt, ist wichtig, sondern vor allem auch die Akzeptanz. Um eine kontinuierliche Verbesserung Ihres Handbuchs zu erreichen, sollten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbinden, indem sie zum Beispiel weitere Projektkennzahlen einbringen oder Berichte aktualisieren. Dies erhöht die Akzeptanz und die Bereitschaft, das Projektmanagement-Handbuch anzuwenden, was letztlich wieder dem Erfolg Ihrer Projekte zugute kommt.
Weitere Aspekte, die von Beschäftigten ins Projektmanagement-Handbuch eingebracht werden können, sind etwa bewährte Vorgehensweisen bei der Projektarbeit, die sich als Standards durchgesetzt haben, oder das Einbringen von Erfahrungen aus Vorgängerprojekten. Erklären Sie daher im Projektmanagement-Handbuch, wie sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Verbesserung beteiligen und einen Änderungsantrag stellen können.
Bezugnahme aufs Projektmanagement-Handbuch
Alle projektrelevanten Maßnahmen sollten sich auf das Projektmanagement-Handbuch beziehen. Dazu gehören nicht nur Qualifizierungsmaßnahmen, sondern auch die Einrichtung von Statusmeetings, eines Projektmanagement Office oder die Darstellung und Handhabung der Projektprojektprozesse nach dem Projektmanagement-Handbuch. Im Laufe der Zeit kann das Projektmanagement-Handbuch auch zum Teil des Betriebshandbuchs werden.
