ProjektmanagementWas Sie noch vor Projektbeginn erledigen

Was müssen Sie hinsichtlich der Auftragsklärung beachten? Wie definieren Sie Ziele für das Projekt richtig? Und wie werden alle Verantwortlichkeiten so zugeteilt, dass jeder Projektbeteiligte seine Zuständigkeitsbereiche kennt? Praktische Tipps zum Projektstart.

Wichtig vor dem Projektstart: Auftragsklärung

Der erste Schritt vor dem Projektstart ist eine sorgfältige Auftragsklärung. Die Auftragsklärung stellt sicher, dass Projektleitung, Auftraggeber und weitere Stakeholder dieselben Erwartungen an das Projekt haben. Die Auftragsklärung zeigt, ob es eine exakte Beschreibung der erwarteten Ergebnisse gibt oder nur vage Ideen.

Sind die erwarteten Ergebnisse nicht klar festgelegt, muss mit dem Auftraggeber zunächst eine eindeutige Spezifikation vereinbart werden. Möglicherweise müssen für diese Phase auch zusätzliche Ressourcen eingeplant werden. Ohne Klärung der Erwartungen an das Projekt steigt die Wahrscheinlichkeit, die Wünsche des Auftraggebers nicht zu treffen.

Sind die Erwartungen an das Projekt nicht zum Projektstart geklärt, können sich die Anforderungen und Zielsetzungen im Projekt laufend ändern. Dies führt zu erhöhtem Diskussionsbedarf und kann sich letztlich zu Auseinandersetzungen bei der Abnahme der Ergebnisse auswachsen.

Ziele definieren

Das A und O eines erfolgreichen Projekts ist die klare Zieldefinition. Was erwartet der Kunde und was kann das Projektteam liefern? Das Management sollte die Zieldefinition genau überprüfen und sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und die Absichten einordnen können. Hier gilt es allerdings, die vereinbarten Ziele nicht als unumstößlich zu betrachten, sondern diese eingehend und fortwährend auf Umsetzbarkeit zu prüfen.

Auch in agilen Kulturen werden Ziele benötigt. Lediglich die Reaktion auf Abweichungen ist eine andere. Statt wie in linearen Vorgehensweisen in jedem Fall Maßnahmen zu ergreifen, um definierte Meilensteine zu erreichen, erlaubt iteratives Vorgehen auch Veränderungen in den Meilensteinen, also der Zielsetzung. Das setzt natürlich einen engen Kontakt zu Kunden und Anwendern voraus.

Grundsätzlich sollten die Beteiligten mögliche Änderungen nicht als Bedrohung sehen – im Gegenteil: Die Projektleitung sollte klar kommunizieren, dass Veränderungen des Plans im Laufe des Projekts nötig sein werden und zum Erfolg beitragen. Sinnbildlich entwickelt sich eine statische Wegbeschreibung so zu einer dynamischen Routenführung.

Projektgeschichte verstehen

Zum Projektstart ist es wichtig, die Vorgeschichte des Projekts zu kennen. Es geht darum, all das zu verstehen, was bereits geschehen ist und was dazu geführt hat, dass das Vorhaben überhaupt entstehen konnte. Nur so lässt sich im Sinne des Vorhabens überlegt planen. Wer nachvollziehen kann, aus welchen Gedankengängen und Bedürfnissen ein Projekt hervorgeht, der kann auch in dessen Verlauf stets wertvollen Input liefern und zielgerichtet arbeiten.

Die Projektgeschichte kann der Ausgangspunkt für viele kleine Geschichten sein, in denen beschrieben wird, welche Ergebnisse die Kunden des Projekts und die Anwender sich im Detail erwarten und welche Eigenschaften das gelieferte Produkt haben soll. Besonders in agilen Softwareprojekten werden daraus die User Stories als Basis der Entwicklung.

Verantwortlichkeiten klar regeln

Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor für einen guten Projektstart ist die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Personen. Dies gilt sowohl für das Team als auch für die externen Dienstleister. So steckt die Projektleitung den Rahmen der Befugnisse für sich und ihr Team ab. Dabei ist zu klären:

Welche fachlichen Entscheidungen kann die für das Projekt verantwortliche Person selbst treffen?
Welche Spielräume bestehen bezüglich des Budgets?
Nach welchen Kriterien muss der Auftraggeber in Entscheidungen einbezogen werden?

Der Auftraggeber ist aufgrund seiner Entscheidungskompetenz erheblich verantwortlich für den Projekterfolg. Die Projektleitung trägt hingegen die zentrale Verantwortung für das Tagesgeschäft – sie plant, delegiert und steuert.

Kosten- und Terminplanung

Für den Projektablauf ist eine genaue Strukturierung nach Phasen und Teilzielen wichtig, damit das Vorhaben zugänglicher, detailreicher und besser vorstellbar wird. Diese Phasen und Teilziele sollten möglichst ausführlich geplant und mit Fristen zeitlich eingeordnet werden. Für die Kosten- sowie Terminplanung muss das Projektteam den anfallenden Aufwand realistisch einschätzen und genügend Spielraum einplanen.

Neben einem Zeitplan nimmt auch die Kostenplanung eine wichtige Rolle beim Gelingen eines Projekts ein. Davon wechselseitig abhängig: die Planung der Ressourcen wie

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
Maschinen,
Fremdleistungen sowie
Sachmittel.

Neben den Zahlen und Terminen darf die Motivation des Projektteams nicht in den Hintergrund treten. Das komplette Projektteam sollte daher zu jeder Zeit den Projektstatus kennen und sich regelmäßig dazu austauschen. In agilen Settings wird dieser Grundsatz anhand täglicher sehr kurzer Stand-up-Meetings operationalisiert. In diesen Meetings berichten alle Beteiligten kurz etwas zum Status der eigenen Aufgabe und zu aktuellen Herausforderungen. Ein solcher Austausch regt zu Innovation und kreativen Ideen zur weiteren Verbesserung der Ergebnisse an.

Projektvision erstellen

Ein erfolgreiches Projekt braucht motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und keine Arbeitsroboter. Eine klare Vision hat auch beim Projektmanagement einen wesentlichen Einfluss auf das Gelingen des Vorhabens. Daher ist es Aufgabe des Managements und letztlich der Projektleitung, die Teammitglieder so einzubinden, dass sie das große Ganze verstehen – und mittragen.

Eine Projektvision bietet allen Beteiligten einen gemeinsamen Bezugsrahmen für das anstehende Vorhaben. Und nicht zuletzt übernimmt die gemeinsame Vision eine Leuchtturmfunktion und gibt Orientierung. Das wird besonders deshalb immer wichtiger, weil Entscheidungen in modernen Führungsstrukturen nicht mehr von der Unternehmens- oder Abteilungsleitung allein getroffen werden, sondern dort, wo die Ergebnisse erzeugt werden.

Je besser die gemeinsame Vision, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass die Entscheidungen der Teammitglieder intuitiv im Sinne des Projekts fallen.

Kick-off-Meeting

Das Kick-off-Meeting ist der Beginn des Projekts. Das Start-Meeting sollte einen offiziellen Charakter haben und allen Beteiligten deutlich machen, dass es nun losgeht. Das Management muss sich gut auf das Meeting vorbereiten, Schlüsselfragen beantworten können und eine Projektvorstellung organisieren sowie erste Schritte und Ziele für das gesamte Team definieren.

Je mehr die Projektbeteiligten bereits in die Vorbereitung des Kick-off-Meetings einbezogen werden, desto größer wird die Akzeptanz der Zielsetzung und Vorgehensweise ausfallen. Natürlich wird in diesem Rahmen auch der Zeitplan offiziell vorgestellt. Alle Beteiligten sollen sich darauf einstellen, wann die Ergebnisse geliefert werden.

Spätestens im Kick-off-Meeting erfahren alle Beteiligten, wer wofür zuständig ist und wie sich die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt gestalten.

Projektstart ernst nehmen

Gerade in Projekten, die einen großen Erfolgs- und Zeitdruck haben, tappen Manager und Mitarbeiter oft in die Falle, dass der zweite Schritt vor dem ersten gemacht wird. Der Aufwand, diese Fehler und Versäumnisse der Startphase im Projektverlauf zu korrigieren, ist jedoch erheblich und raubt im Nachhinein viel Zeit, Ressourcen und schließlich Geld. Deshalb müssen Organisationen lernen, den Projektstart als wesentliches Erfolgskriterium des Projekts anzusehen und diesem Teil des Vorhabens genauso viel Aufmerksamkeit zu schenken wie der eigentlichen Arbeit am Ergebnis.

Die Planungen zum Projektstart sind wichtig. Doch dürfen sich diese Regelungen nicht zu einer Art Mantra entwickeln, das nur um seiner selbst willen eingehalten wird. In modernen Projekten ist die permanente Anpassung nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Auftretende Veränderungen müssen durch vorausschauendes Management und exzellente Kommunikation in das Projekt integriert werden – solange es sinnvoll, bezahlbar und vom Ressourcenaufwand her leistbar ist.

Zeit, Kosten und Qualität – drei Faktoren, die gestern wie heute ein magisches Dreieck im Projektmanagement bilden. Verändert sich ein Faktor, verändern sich auch die anderen. Dessen muss sich jede Projektleitung auch in modernen Projekten gewahr sein.