ProzessanalyseVerbesserungspotenziale in Prozessen erkennen und nutzen

Welchem Zweck dient die Prozessanalyse? Wie und in welcher Reihenfolge analysieren Sie Unternehmensprozesse? Wann lassen sich konkrete Optimierungsmaßnahmen ableiten? So gehen Sie schrittweise vor – von der Zieldefinition bis hin zur Prozessoptimierung.

Warum Prozesse analysiert werden

Bei der Prozessanalyse und der Prozessverbesserung erstellen Sie ein detailliertes Bild des Ist-Zustands eines Prozesses. Sie prüfen: Wo können Teams entlastet werden? Welche Maschinen sind ein Engpass? Wo passieren Fehler? Wo wird vieles doppelt gemacht?

Indem Sie Arbeitsabläufe Schritt für Schritt prüfen, finden Sie Wege zu mehr Effizienz. Weitere Ziele der Prozessanalyse sind:

Vorbereitung auf die Prozessautomatisierung
Identifizierung der Hauptakteure in einem Prozess
Kategorisierung und Priorisierung von Prozessen
Zeitersparnis
Kostenreduzierung
Bessere Widerstandsfähigkeit des Unternehmens

Die folgenden sechs Schritte beschreiben, wie Sie bestehende Prozesse analysieren und neue Prozessschritte sinnvoll planen.

1. Prioritäten festlegen

In den meisten Unternehmen laufen beständig Hunderte von Prozessen gleichzeitig ab – von der fristgerechten Rechnungszahlung bis zur Bargeldanfrage, um einem Mitarbeiter einen Geburtstagskuchen zu kaufen. Definieren Sie Prioritäten: Welche Prozesse sollten genauer betrachtet werden, weil sie wichtig sind?

Die Prozessfindung in Unternehmen beginnt oft innerhalb der folgenden Bereiche:

Vertrieb
Marketing
Kundenbetreuung
Logistik
Personaleinführung
Beschaffung

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Geschäftsprozesse vergleichsweise wenig Verbesserungspotenziale haben. 20 Prozent machen die Kernprozesse aus, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind und in denen viel Potenzial liegt, um Zeit und Geld zu sparen.

Finden Sie heraus, welche Bereiche speziell in Ihrem Unternehmen zu den wichtigsten 20 Prozent gehören. Auf die dazu gehörenden Prozesse konzentrieren Sie sich. Wird die Prozessermittlung zum ersten Mal durchgeführt, fangen Sie mit einem einfachen Prozess an.

2. Ziele definieren

Haben Sie den Prozess ausgewählt, den Sie genau analysieren wollen, definieren Sie die Ziele der Prozessanalyse. Mögliche Ziele sind beispielsweise:

Verbesserung des Order-to-Cash-Prozesses
Reduzierung der Durchlaufzeit im Fertigungsprozess
Verringerung der Doppelarbeit bei Back-Office-Aufgaben
Vereinfachung der Auswertung von einzelnen Marketingaktivitäten
Verbesserung der Abläufe bei Kundenreklamationen
Reduzierung von Verschwendung in der Buchhaltung

3. Prozesse abbilden

Der nächste Schritt bei der Prozessanalyse: Die einzelnen Prozesse werden erfasst. Es empfiehlt sich, einen Workshop mit den beteiligten Mitarbeitenden zu veranstalten und sie dann zu bitten, die Funktionsweise des Prozesses zu beschreiben.

Angenommen, es geht um einen Vertriebsprozess: Eine effektive Prozessanalyse ist von den Beiträgen der Vertriebsleitung und der Vertriebsmitarbeiter sowie der damit verbundenen Abteilungen (etwa Marketing und Kundenbetreuung) abhängig.

Bei der Abbildung von Prozessen ist es hilfreich, zu visualisieren. Der Prozess wird buchstäblich gezeichnet, sei es mit Stift und Papier oder mit einer Prozessabbildungssoftware. Durch die visuelle Darstellung des Prozesses klären Sie verständlich: Was passiert und warum? Danach erkennen Sie einfacher, wo sich der Arbeitsablauf verbessern lässt.

Tipp

Nutzen Sie Prozessabbildungssoftware

Wem die Erstellung mittels Whiteboards oder Stift und Papier zu aufwendig wird, der nutzt Prozessabbildungssoftware. Sie ermöglicht die schnellere Erstellung von Prozesslandkarten. Beteiligte können Phasen nacheinander hinzuzufügen und intelligente Technologie nutzen, um Redundanzen oder Verbesserungspotenziale hervorzuheben.

Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag zur Brown-Paper-Methode.

4. Prozesse kritisch hinterfragen

Die Prozessanalyse funktioniert besser, wenn Mitarbeitende den Arbeitsablauf kritisieren dürfen. Durch ihr Mitwirken zeigen sie überflüssige Schritte auf. Unternehmen finden so Wege zur Rationalisierung von Aufgaben schneller.

5. Prozesse kategorisieren

Prozesse werden im weiteren Verlauf der Prozessanalyse sowie der anschließenden Optimierung kategorisiert und definiert. Die folgenden Fragen helfen dabei:

Welche Prozesse müssen, so wie sie sind, beibehalten werden?
Welche Prozesse lassen sich vereinfachen, indem unnötige Schritte nicht mehr durchgeführt werden?
Welche überflüssigen (Teil-)Prozesse können eliminiert werden?

6. Lang- und kurzfristige Verbesserungen identifizieren

Zunächst ist es sinnvoll, sich auf kurzfristige Verbesserungen zu konzentrieren und die „niedrig hängenden Früchte“ zu pflücken, sofern sie einen großen Einfluss auf das Unternehmen haben.

Bei der Prozessanalyse geht es jedoch auch um das große Ganze. Manchmal bedeutet dies, komplette Arbeitsabläufe aufwendig zu prüfen. Danach finden Sie Wege, um Prozesse völlig neu zu organisieren und das Unternehmen langfristig produktiver zu machen.