Qualitätszirkel als Baustein des Qualitätsmanagements

Ein Qualitätszirkel ist eine moderierte Form der freiwilligen Teamarbeit. Damit die Durchführung gelingt, sollten Rollen vergeben und Regeln aufgestellt werden. Wer nimmt am Qualitätszirkel teil? Welche Aufgaben müssen zugeteilt werden? Und wie gehen das QZ-Team und die Projektgruppe konkret vor?

Was ist ein Qualitätszirkel?

Ein Qualitätszirkel ist eine moderierte Form der freiwilligen Teamarbeit, die ursprünglich aus Japan stammt. Die Teams haben die Aufgabe, Probleme zu lösen, die Qualität der Prozesse und Produkte zu steigern, das Leistungspotenzial der Mitarbeiter besser auszuschöpfen oder die Zusammenarbeit und das Betriebsklima zu verbessern. Im Qualitätszirkel geht es darum, das Wissen, den Ideenreichtum, die Erfahrung und die Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeiter zu nutzen.

Welche Ziele verfolgt man mit einem Qualitätszirkel?

In einem Qualitätszirkel treffen sich die Mitarbeiter eines Arbeitsbereichs regelmäßig, um über Schwachstellen, Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten bei der täglichen Arbeit zu sprechen, die Ursachen zu erkennen und Lösungen zu finden.

Das kann sich auf Prozesse und Verfahren, auf Produkte, auf Maschinen, EDV und andere Werkzeuge sowie auf die Zusammenarbeit beziehen. Wenn möglich, sollen die betroffenen Mitarbeiter die Lösungen gleich umsetzen.

Mitarbeiter können im Qualitätszirkel selbst initiativ und aktiv werden, um Dinge in ihrem Arbeitsbereich zu verbessern. Von anderen Arbeitsgruppen unterscheidet er sich durch die Fokussierung auf Qualitätsverbesserungen und die starke Betonung der Freiwilligkeit. Die Freiwilligkeit schafft ein motiviertes Team, das etwas auf die Beine stellen kann.

Regeln für die Arbeit im Qualitätszirkel

Qualitätszirkel basieren vor allem auf dem Prinzip der Freiwilligkeit. Alle Mitarbeiter eines Arbeitsbereichs können mitmachen, wenn sie meinen, dass es ein Problem gibt, das gelöst werden sollte. Damit die Zusammenarbeit im Qualitätszirkel funktioniert, sollten dafür folgende Regeln vereinbart werden:

Im Qualitätszirkel können alle Beschäftigten eines festgelegten Arbeitsbereichs mitarbeiten.
Der Qualitätszirkel trifft sich regelmäßig zu festen Terminen; meist alle zwei Wochen für ein bis zwei Stunden.
Der Qualitätszirkel hat einen Moderator.
Die Arbeit des Qualitätszirkels wird protokolliert.
Der Moderator prüft in regelmäßigen Abständen, was sich verbessert und was der Qualitätszirkel bewirkt hat.

Mit diesen Regeln wird sichergestellt, dass der Qualitätszirkel zielorientiert arbeitet. Insbesondere das Protokoll und die regelmäßige Prüfung der Ergebnisse tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter den Qualitätszirkel akzeptieren, mitwirken und sich einbringen.

Rollen und Aufgaben im Qualitätszirkel

Ein Qualitätszirkel setzt sich aus den Mitarbeitern eines Arbeitsbereichs im Unternehmen zusammen. Da die Teilnahme und Mitarbeit freiwillig sind, müssen aber nicht alle Mitarbeiter bei jedem Treffen dabei sein. Damit die Diskussion funktioniert, sollten beim Treffen des Qualitätszirkels zwischen sechs und neun Mitarbeiter dabei sein. Entsprechend groß sollte der Arbeitsbereich festgelegt werden, für den der Qualitätszirkel aktiv ist.

QZ-Team

Die Mitarbeiter, die mehr oder weniger regelmäßig dabei sind, bilden das Qualitätszirkel-Team (QZ-Team). Es hat folgende Aufgaben:

Probleme, Schwierigkeiten, Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale des Arbeitsbereichs benennen
Ursachen und Lösungsmöglichkeiten diskutieren
Stärken-Schwächen-Analysen durchführen
Ergebnisse der Diskussion festhalten
Lösungsvorschläge für die Umsetzung genehmigen

Wenn eine Lösung umgesetzt werden soll, beauftragt das QZ-Team eine spezielle Projektgruppe, die für die Umsetzung verantwortlich ist. Es erstellt einen Arbeits- und Zeitplan und legt fest, wer in der Projektgruppe mitwirkt. Außerdem benennt es den Termin, zu dem das Ergebnis präsentiert werden soll. Die Präsentation wird vom QZ-Team abgenommen. Es berichtet dann dem Teamleiter und dem Vorgesetzten des Arbeitsbereichs, was mit der Lösung und dem Projektergebnis erreicht wurde.

Moderator oder Leiter des QZ-Teams

Für die Organisation der Treffen im Qualitätszirkel und für die Moderation der Diskussion braucht das QZ-Team einen Moderator oder Leiter. Das ist meist ein Mitarbeiter des Arbeitsbereichs, der von den anderen Mitgliedern des Qualitätszirkels als Leiter akzeptiert wird. Seine Aufgaben sind:

Arbeits- und Terminplan für die Treffen des Qualitätszirkels im Laufe des Jahres erstellen
Vorgesetzte und die Leitung der Qualitätssicherung im Unternehmen über die geplanten Arbeiten und Termine informieren
die Treffen des Qualitätszirkels organisieren, geeigneten Raum oder Ort im Arbeitsbereich reservieren und notwendige Hilfsmittel mitbringen (Flipchart, Beamer, PC, Produkte etc.)
Diskussion im Qualitätszirkel moderieren
Ergebnisse des Treffens protokollieren
Erfolge des Qualitätszirkels festhalten und den Vorgesetzten und der Qualitätssicherung sowie dem Qualitätszirkel selbst darüber berichten

Falls der Qualitätszirkel eine Projektgruppe einrichtet und beauftragt, benennt der Leiter des QZ-Teams aus den Mitgliedern des Qualitätszirkels einen Ansprechpartner oder Mentor, der die Projektgruppe betreut.

Projektgruppen-Mentor aus dem QZ-Team

Der Mentor ist ein Mitglied des Qualitätszirkels, der für die Projektgruppe Ansprechpartner ist. Er muss sicherstellen, dass die Projektgruppe den Auftrag des Qualitätszirkels erledigt und die Lösung umsetzt. Dazu muss der Projektgruppen-Mentor:

die vom QZ-Team formulierten Aufgaben der Projektgruppe genau erläutern
dabei mitwirken, Blockaden und Widerstände in der Projektgruppe zu überwinden
die Umsetzung der Lösung und die Termine überwachen
am Ende des Projekts einen Ergebnisbericht erstellen und dem QZ-Team gemeinsam mit der Projektgruppe präsentieren

Projektgruppe

Die Projektgruppe ist das Herzstück eines Qualitätszirkels, denn sie kümmert sich um die eigentliche Lösung des Problems und um die Umsetzung. Sie besteht aus drei bis 15 Personen, die Lösungen realisieren, weil sie dafür die notwendige Qualifikation haben. Bei Bedarf können auch Personen eingebunden werden, die nicht zum Arbeitsbereich des Qualitätszirkels gehören. Die Aufgaben der Projektgruppe sind:

Ursachen des Problems genau recherchieren
Lösungen zur Beseitigung der Ursachen und damit des Problems erarbeiten und umsetzen
dazu Teilaufgaben verteilen
prüfen, ob zusätzliches Personal (Experten) benötigt wird
bei Bedarf den Projektgruppen-Mentor einbinden
Lösung und Umsetzung dem QZ-Team präsentieren

So arbeiten das QZ-Team und Projektgruppe im Qualitätszirkel

Im Qualitätszirkel bespricht das QZ-Team Probleme und sucht nach Lösungen. Wenn eine Lösung umgesetzt werden soll, beauftragt es eine Projektgruppe. Diese arbeitet die Lösung im Detail aus und setzt sie um.

Damit diese Arbeit zielgerichtet abläuft und gute Lösungen gefunden und realisiert werden, gehen QZ-Team und Projektgruppe folgendermaßen vor:

Die Aufgabe der Projektgruppe wird vom QZ-Team möglichst klar vorgegeben.
Wichtige Abläufe werden in einem Flussdiagramm beschrieben.
Relevante Kennzahlen (Messwerte), Standards, interne oder externe Kunden und Lieferanten werden identifiziert und benannt.
Das Problem wird exakt definiert, indem Kundenanforderungen bestimmt, aktuelle Abläufe und ihre Ergebnisse beobachtet und Verbesserungspotenziale abgeschätzt werden.
Problem und Ursachen werden genau analysiert.
Ursache-Wirkungsdiagramme (Fischgräten-Diagramm) werden erstellt.
Lösungen werden vorgeschlagen und bewertet.
Es werden Kennzahlen bestimmt, anhand derer die Qualität der Lösungen gemessen werden kann.
Mitarbeiter im Projektteam und Materialaufwand werden ermittelt.
Kosten und Nutzen der Lösungen werden abgeschätzt.
Es wird ein Umsetzungsplan erstellt und die Aufgaben werden verteilt.
Das Projektteam sichert sich Unterstützung von Vorgesetzten, um Widerstände zu überwinden.
Lösungen werden umgesetzt und dokumentiert.
Die Verbesserung, die neuen Abläufe und die neue Situation werden beobachtet, bis Routine eingekehrt ist und die Lösungen wirklich funktionieren.
Dann werden die neuen Kennzahlen erhoben und in das Kennzahlensystem für Planung, Steuerung, Kontrolle und Berichte aufgenommen.
Es wird ein Abschlussbericht erstellt und die Erfahrungen werden ausgewertet (Lessons Learned).
Das Projekt wird abgeschlossen.