RechnungskontrolleWie Sie Rechnungsbetrug durch Lieferanten verhindern

Betrüger geben sich als Lieferanten aus und versenden falsche Rechnungen. Wie gehen die Betrüger vor und wie schützen Sie sich? Welche Betrugsmaschen gibt es? Mit diesen acht Tipps beugen Sie vor und geben Kriminelle keine Chance.

Die vier häufigsten Arten des Rechnungsbetrugs

In der Regel geben sich die Betrüger als Lieferanten eines Unternehmens aus, um das Unternehmen dazu zu bringen, Zahlungen auf ihre Bankkonten zu überweisen, anstatt auf die des Lieferanten. Diese Rechnungsbetrügereien sind unterschiedlich ausgeklügelt:

Gefälschte Rechnungen per Post

Zum Beispiel schicken Betrüger gefälschte Rechnungen per Post, in der Hoffnung, dass sie fälschlicherweise bezahlt werden. Diese Methode ist einfach, aber in stressigen Zeiten und wenn Fristen eingehalten werden müssen, wird nicht jede Rechnung genau geprüft.

Gefälschte Rechnungen per E-Mail

Bei einer anderen, raffinierteren Methode hacken sich die Kriminellen in das E-Mail-System des Lieferanten eines Unternehmens ein. So können sie Rechnungen von einer legitimen E-Mail-Adresse oder einem legitimen Konto aus erstellen und versenden. Diese Angriffe sind schwer zu erkennen und führen dazu, dass zahlreiche betrügerische Rechnungen bezahlt werden, bevor es auffällt.

Bitte um Änderung der Bankdaten

Betrüger können sich auch als Lieferant ausgeben und Unternehmen bitten, ihre Bankdaten im ERP-System zu ändern. Auf diese Weise wird jede legitime Rechnung, die vom Verkäufer ausgestellt wurde, auf das Konto des Betrügers überwiesen – zumindest so lange, bis das Problem erkannt wird.

Mehrere Rechnungen für die gleiche Leistung

Obwohl es in der Regel Dritte sind, die für den Betrug mit Lieferantenrechnungen verantwortlich sind, gibt es auch Fälle mit regulären Lieferanten. Betrügerische Lieferanten stellen zum Beispiel zwei Rechnungen für dieselbe Bestellung aus, in der Hoffnung, dass zweimal bezahlt wird.

Acht Tipps für den Umgang mit falschen Rechnungen

1. Jede Rechnung prüfen und Drei-Wege-Abgleich verwenden

Prüfen Sie jede Rechnung vor Genehmigung sorgfältig – insbesondere die Namen der Lieferanten, die Rechnungsnummer, die Kontaktinformationen, den Rechnungsbetrag sowie die Bankverbindung. Gleichen Sie sie im zweiten Schritt auch mit der Bestellung und dem Auftragseingang ab. Selten fälschen Betrüger alle drei Dokumente und Veränderungen fallen schneller auf.

2. Änderungen an Zahlungsdetails prüfen

Telefonische Anfragen zu Änderungen von Daten und Zahlungsdetails sollten einen mehrstufigen Prozess durchlaufen, um die Anfrage zu validieren. Fordern Sie zum Beispiel eine E-Mail-Bestätigung und überprüfen Sie diese mit einem weiteren Telefonanruf.

3. Auf verdächtiges Verhalten achten

Die meisten B2B-Transaktionen folgen einem Muster. Einige Lieferanten stellen zum Beispiel eine bestimmte Anzahl von Rechnungen pro Monat aus. Andere wiederum stellen Rechnungen über eine sich beständig wiederholende feste Summe aus. Wenn nun Unregelmäßigkeiten auftauchen, sollte das mit einem Anruf überprüft werden.

So lässt sich klären, ob zum Beispiel die dreifache Anzahl an Rechnungen, die ein Lieferant normalerweise ausstellt, oder die ungewöhnlich hohen Beträge in seinen Rechnungen korrekt sind.

4. Bei hohen Zahlungssummen Rücksprache mit Lieferanten halten

Bevor Sie hohe Rechnungssummen zahlen, empfiehlt es sich zur Sicherheit noch einmal Rücksprache mit dem Lieferanten zu halten und die Kontodaten sowie die Summe zu überprüfen.

5. Zahlungen im Blick behalten

Informieren Sie ihre Lieferanten über erfolgte Zahlungen. Auf diese Weise kann der Lieferant den Zahlungseingang zeitnah überprüfen. Prüfen Sie zudem regelmäßig die Lieferantenauszüge, in denen nicht zugeordnete Rechnungen und Zahlungen gelistet sind. So lässt sich schneller reagieren, wenn ein Lieferant die Zahlung einer Rechnung einfordert, die bereits bezahlt wurde.

6. Regelmäßiger Abgleich

Gleichen Sie die Zahlungen regelmäßig mit dem festgesetzten Budgetrahmen ab. So fallen Unregelmäßigkeiten schneller auf und lassen sich zeitnah überprüfen.

7. Prozessen treu bleiben, Rechnungen frühzeitig begleichen

Führen Sie bei jeder Rechnung alle Standardprozesse durch. Selbst, wenn Lieferanten auf schnellere Bezahlung drängen. Rechnungen direkt zu bearbeiten, minimiert das Risiko von Ungenauigkeiten, die bei Eile eher eintreten, wenn zum Beispiel ein Rechnungsverzug droht.

8. E-Invoicing einführen und auf digitale Prozesse setzen

Selbst wenn Sie alle diese Schritte befolgen, besteht immer noch die Gefahr, dass Betrüger durch das Netz schlüpfen. Vor allem, wenn Sie mit Papierrechnungen und manuellen Prozessen arbeiten. Unternehmen, die digital arbeiten, haben direkt zwei Vorteile. E-Invoicing verringert manuelle Prozesse und schafft Zeit für genauere Sicherheitsüberprüfungen.

Zusätzlich können Sie Technologien zur Betrugsprävention einsetzen, ebenso wie Künstliche Intelligenz zur automatischen Analyse von Unregelmäßigkeiten.