PersonalbeschaffungWie Arbeitgeber Referenzen einholen

Durch das Einholen von Referenzen blicken Sie hinter die Fassade von Bewerbungen: Entsprechen die Qualifikationen, Fähigkeiten und Berufserfahrung Ihrer Kandidatinnen und Kandidaten den Angaben aus der schriftlichen Bewerbung? Dieser Beitrag erläutert, wie Sie einfach und rechtssicher Referenzen einholen – und welche Fragen Ihnen dabei tiefergehende Einblicke verschaffen.

Warum sollten Sie Referenzen einholen?

Referenzen einzuholen ist ein optionaler, aber sinnvoller Schritt im Verlauf des Rekrutierungsprozesses. Sie gewähren wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise, die Fähigkeiten und das (zukünftige) Verhalten einer Bewerberin oder eines Bewerbers.

Persönliche Gespräche, zum Beispiel mit ehemaligen Arbeitgebern, ermöglichen es Ihnen, die Angaben im Lebenslauf und im Vorstellungsgespräch zu verifizieren. So erhalten Sie ein vollständigeres, wahrheitsgemäßes und objektiveres Bild der Person.

Brauchen Sie die Einwilligung von Bewerbern?

Ja, es ist sowohl aus rechtlicher als auch aus ethischer Sicht wichtig, um die Einwilligung von Bewerbern zu bitten, bevor Sie Referenzen einholen. Sie respektieren durch die Bitte um Erlaubnis die Privatsphäre des Bewerbers und ermöglichen diesem, seine Referenzen vorab zu informieren.

Nicht nur in Deutschland, sondern auch innerhalb der Europäischen Union ist die Einholung von Referenzen ohne Einwilligung rechtlich problematisch, insbesondere im Kontext der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Wie findet man die richtigen Ansprechpartner?

Die idealen Ansprechpartner für Referenzen sind ehemalige Vorgesetzte, die Personalabteilungen ehemaliger Arbeitgeber und Kolleginnen oder Kollegen sowie andere berufliche Kontakte, die direkt mit dem Bewerber zusammengearbeitet haben.

Um diese zu finden, fragen Sie Kandidatinnen und Kandidaten direkt nach Kontakten, die deren beruflichen Fähigkeiten und Erfahrungen bezeugen können. Manchmal werden mögliche Kontakte für Referenzen freiwillig und vorab explizit in der Bewerbung genannt.

LinkedIn oder andere berufliche Netzwerke sind hilfreich, um die berufliche Historie zu überprüfen und potenzielle Referenzgeber zu identifizieren.

Wenn Sie unsicher sind, wer im Unternehmen der geeignete Ansprechpartner für ein Referenzgespräch ist, fragen Sie:

Guten Tag,

mein Name ist [Ihr Name] von [Unternehmensname]. Ich rufe bezüglich einer Bewerbung an, die wir von [Name des Bewerbers] erhalten haben.

[Name des Bewerbers] hat Ihr Unternehmen als Referenz angegeben, und ich würde gerne einige Fragen zu seiner Zeit bei Ihnen stellen, um ein besseres Bild von seinen Leistungen und seiner Arbeitsweise zu bekommen.

Könnten Sie mich bitte mit jemandem verbinden, der Auskunft über ehemalige Mitarbeiter geben kann? Oder würden Sie mich direkt mit einer Person verbinden, die in der Lage ist, mir bezüglich [Name des Bewerbers] Auskunft zu geben?

Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihr Gegenüber möglicherweise nicht sofort Auskunft geben kann oder möchte, besonders wenn die Person überrascht oder unvorbereitet ist. Seien Sie in dem Fall bereit, zu erklären, warum Sie diese Informationen benötigen. Versichern Sie, dass alle erhaltenen Informationen vertraulich behandelt werden.

Welche Fragestrategien und Fragearten wenden Sie an?

Bei der Einholung von Referenzen ist es wichtig, sowohl offene als auch geschlossene Fragen zu stellen, um detaillierte Informationen zu erhalten und den Referenzgeber zur Auskunft zu motivieren.

Offene Fragen ermutigen zu ausführlichen Antworten, während geschlossene Fragen für konkrete Ja- und Nein-Antworten oder spezifische Informationen genutzt werden können. Solche Fragen beziehen sich beispielsweise auf bestimmte Fachkenntnisse oder Erfahrungen, die der Bewerber im Referenzunternehmen persönlich sammeln konnte.

Beispiel für eine offene Frage:
Welche Aufgaben hat [Name des Bewerbers] in Ihren Projekten übernommen?

Beispiel für eine geschlossene Frage:
Waren Sie mit der Leistung und den Ergebnissen von [Name des Bewerbers] in diesem Projekt zufrieden?

Mithilfe von Fragen zum Verhalten oder zur Persönlichkeit erfahren Sie, wie die Bewerberin oder der Bewerber in bestimmten Situationen gehandelt hat. Diese Informationen sind aufschlussreich, um besser abzuschätzen, wie sich die Person in einer ähnlichen Situation am wahrscheinlichsten in Ihrem Unternehmen verhalten würde.

Welche Themen eignen sich für Referenzfragen?

Bereiten Sie sich auf die Referenzgespräche vor, indem Sie zum Beispiel zu den folgenden Themen Fragen vorformulieren:

Rahmenbedingungen

Steigen Sie ins Referenzgespräch ein, indem Sie Fragen zur Dauer und Art der Beschäftigung stellen. Die Jobbezeichnung und der Verantwortungsbereich sollen verifiziert werden. Wenn es sich beim Gesprächspartner um einen Kollegen oder eine Kollegin oder einen Vorgesetzten handelt, fragen Sie auch, wie eng die Zusammenarbeit war.

Arbeitsleistung und Verhalten

Bitten Sie um Beispiele aus dem Arbeitsalltag, welche die Arbeitsleistung und das Verhalten des Bewerbers illustrieren.

Beispiel:
„Können Sie ein Projekt beschreiben, an dem Herr Müller gearbeitet hat, und seine Rolle darin?“

Stärken und Schwächen

Fragen Sie nach den Stärken des Bewerbers und nach Bereichen, in denen Ihr Gesprächspartner oder eine andere Person aus dem Unternehmen Verbesserungspotenzial gesehen hat.

Beispiel:
„Was würden Sie als die größte Stärke von Herrn Müller betrachten und in welchem Bereich könnte er sich weiter verbessern?“

Teamarbeit und Kommunikation

Erkunden Sie, wie der Bewerber in Team-Situationen funktioniert und wie seine Kommunikationsfähigkeiten sind.

Beispiel:
„Wie gut hat der Bewerber im Team gearbeitet und kommuniziert?“

Verlässlichkeit und Professionalität

Fragen Sie nach der Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und allgemeinen Professionalität des Bewerbers.

Zum Beispiel:
„Wie verlässlich war der Bewerber bei der Einhaltung von Fristen und Verantwortlichkeiten?“

Eignung für neue Stelle

Bitten Sie Ihren Gesprächspartner um eine Einschätzung dazu, wie gut die Bewerberin oder der Bewerber zur potenziell neuen Stelle passen könnte. Diese Einschätzung von außen und noch dazu von einer Person, welche den Kandidaten besser kennt als Sie selbst, ist sehr wertvoll. Vorausgesetzt, Ihr Gegenüber begründet seine Sicht der Dinge nachvollziehbar und fair.

Beispiel:
„Für die offene Stelle suchen wir jemanden, der [Ihre wichtigste Anforderung]. Wie würden Sie Herrn Müller diesbezüglich einschätzen?“

Wiedereinstellung

Relativ aussagekräftig ist eine Antwort auf die Frage ist, ob der Referenzgeber die Bewerberin oder den Bewerber für die gleiche oder eine ähnliche Position in der Zukunft wieder einstellen würde. Und wenn nicht: Käme die Einstellung für eine andere Position infrage oder würde man sich generell nicht mehr für diesen Kandidaten entscheiden?

Informationen der Referenz bewerten

Bedenken Sie, dass die Antworten auf Ihre Fragen aus der persönlichen Sicht des Referenzgebers gegeben werden. Vielleicht haben sich Ihr Bewerber und der Referenzgeber einfach nicht gut verstanden und sind – aus welchen Gründen auch immer – nicht miteinander zurechtgekommen. Dann hören Sie die kritischen Töne aus den Antworten heraus, die aber eben nur eine Meinung widerspiegeln.

Das Verhältnis des Bewerbers zu seinen früheren Kollegen und Vorgesetzten muss also nicht maßgeblich sein für das zukünftige Verhalten und die Arbeitsleistung in Ihrem Unternehmen. Das Phänomen kennt man aus der Schule: Wer bei einem Lehrer schlechte Noten hatte, blüht bei einer neuen Lehrerin plötzlich auf.

Gesprächsleitfaden: Muster für das Referenzgespräch

Bereiten Sie sich auf ein Referenzgespräch gründlich vor, um keine wichtigen Fragen zu vergessen und das Gespräch durch eine strukturierte Vorgehensweise schnell zum Abschluss zu bringen.

Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen zunächst kurz und knapp vor. Drei bis vier Sätze reichen jeweils aus, damit Ihr Gegenüber aufmerksam bleibt und keine Zeit verschwendet wird.

Erklären Sie dann den Zweck Ihres Anrufs, nämlich, dass Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses um eine Referenz bitten möchten:

Guten Tag, mein Name ist [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen]. Ich rufe bezüglich der Bewerbung von [Name des Bewerbers] an, der sich bei uns um die Stelle als [Stellenbezeichnung] beworben hat. Wir sind im Auswahlprozess und würden uns gerne mit Ihnen als Referenz über [Name des Bewerbers] austauschen.

Verifizieren Sie, dass es sich um den richtigen Ansprechpartner handelt:

„Können Sie bitte bestätigen, dass Sie [Name der Person] sind und [Name des Bewerbers] in seiner Zeit bei [Name des Unternehmens] kennengelernt haben?“

Machen Sie deutlich, dass Sie alle Informationen aus dem Gespräch vertraulich behandeln:

Ich möchte Ihnen versichern, dass alle Informationen, die Sie mit uns teilen, vertraulich behandelt und nur im Rahmen dieses Bewerbungsprozesses verwendet werden.

Bereiten Sie Fragen vor, die wichtig für die Position sind, um so passende Informationen über die Bewerberin oder den Bewerber zu erhalten:

Können Sie mir etwas über [Name des Bewerbers] Fähigkeiten in [spezifisches Fachgebiet] erzählen?

Wie hat [Name des Bewerbers] zur Teamdynamik beigetragen?

Wie hat [Name des Bewerbers] [wichtige Aufgaben] durchgeführt?

Welche Erfahrungen hat er mit [Aufgabe] gesammelt?

Beenden Sie das Gespräch, indem Sie sich für die erübrigte Zeit, das Vertrauen und die Bereitstellung von Informationen bedanken:

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit mir zu sprechen. Ihre Einschätzungen sind sehr wertvoll für unseren Auswahlprozess.