RessourcenplanungWie Ressourcen für Projekte geplant werden

Wichtig bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement: Genauigkeit

Die Genauigkeit bei der Ressourcenplanung betrifft einerseits den Detaillierungsgrad der Aktivitäten in der Planung. Andererseits geht es um die Aktualität der Planung insgesamt, also wie häufig die Überarbeitung stattfindet. Je detaillierter und häufiger Sie planen, desto aufwändiger wird es.

Wenn Sie also den Ansatz verfolgen, dass genauer geplant auch besser geplant bedeutet, so laufen Sie Gefahr, womöglich zu viel zu investieren. Diesen Planungsaufwand können Sie dann vielleicht nicht dauerhaft durchhalten. Außerdem: Der Aufwand steigt mit zunehmender Genauigkeit der Planung, der Nutzen nimmt nicht proportional mit dem Planungsaufwand zu.

Ist es wirklich sinnvoll, wenn Sie von jeder Ressource täglich auf Stundenbasis wissen, woran diese arbeitet? Oder genügt Ihnen die Planung im Zeitraster von Wochen oder Monaten sowie auf Ebene von Projekten oder Arbeitspaketen? Wo liegt für Sie das Optimum an Aufwand und Nutzen, um für nötige Entscheidungen ausreichend informiert zu sein?

Die Genauigkeit bei der Planung muss immer sinnvollen Anforderungen dienen. Nur so können Sie den Aufwand rechtfertigen. In einer Matrixorganisation muss die Teamleitung ihre Ressourcen nicht auf jeden einzelnen Vorgang der Projekte zusichern. Es sollte reichen, wenn man weiß, wer wann in welchem Projekt arbeitet. Die Details plant dann die Projektleitung. Umgekehrt muss in der Linienorganisation die Projektleitung nicht jeden Vorgang kennen, der zur Lieferung erforderlich ist. Hier plant die Teamleitung die Details.

Jeder plant also das, wofür er verantwortlich ist. Nicht doppelt, aber überlappend auf geeigneter Ebene. Dies dient dann zum Vergleich und zur Abstimmung.

Was beeinflusst die Genauigkeit bei der Ressourcenplanung?

Die Entscheidung über die nötige und leistbare Genauigkeit Ihrer Ressourcenplanung wird zum Beispiel beeinflusst von:

• der Anzahl der Ressourcen und Projekte
• der Dauer der Projekte und deren Aktivitäten
• den Aufwänden in den Projekten
• der Komplexität der Terminpläne
• den wechselnden Einsatzorten
• der Eigenverantwortung der Teammitglieder
• der Häufigkeit von Störungen

Außerdem hängt die sinnvolle Genauigkeit von der Art der Projekte in Ihrem Portfolio ab: Zwischen kleinen IT-Projekten, der komplexen Entwicklung von Fahrzeugkomponenten oder von pharmazeutischen Produkten und dem Anlagenbau gibt es erhebliche Unterschiede. Ihre Aufgabe lautet also letztendlich: Finde die leistbare Granularität der Ressourcenplanung, die im Verhältnis zum Nutzen steht.

Aus unserer Erfahrung schaffen Sie dies durch die Annäherung vom Groben zum Feinen. Gehen Sie dabei von einer vollständigen Planung aus. Diese ist die entscheidende Voraussetzung für jeden Nutzen.

Wie funktioniert vollständige Ressourcenplanung?

Sie werden wahrscheinlich keinen Erfolg haben, wenn Ihre Ressourcenplanung nicht auf einer vollständigen Informationsbasis beruht. Diese muss alle Tätigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigen. Alle Aktivitäten, die nicht in Ihrer Planung erscheinen, bedeuten einen Fehler in der Planung.

Planungsfehler wegen falscher Schätzungen werden mit zunehmender Erfahrung und Sorgfalt geringer. Solche Fehler sind zudem meist eingrenzbar und Beteiligte haben in der Regel Verständnis für Fehlkalkulationen aus fehlender Erfahrung.

Schätzungen können zudem mit minimalem, wahrscheinlichem und maximalem Aufwand angegeben werden. Daraus lassen sich dann Bandbreiten ablesen. Wenn aber Projekte und Aktivitäten überhaupt nicht in der Planung vorkommen, obwohl sie ausgeführt werden, haben Sie nicht abschätzbare Planungsfehler. Diese sind auf jeden Fall viel schlimmer.

Diese Art von Fehlern können und sollten Sie unbedingt vermeiden. Denn andere Stakeholder werden für diese Fehler kein Verständnis haben.

Gründe für die Unvollständigkeit bei der Ressourcenplanung sind oft:

• Manche Projektleiter und Projektleiterinnen setzen Ressourcen in ihren Projekten ein, die sie nicht verplant haben. Oder sie nutzen nicht das richtige Tool, sodass die Auslastung nicht sichtbar wird.
• Einige Teamleiter und Teamleiterinnen unternehmen alles dafür, dass niemand Einblick in ihre internen Tätigkeiten erhält. Sie wollen möglichst ungestört und ruhig auf ihrer Insel weiterleben und unterlaufen alle Bemühungen um Transparenz.

Wenn Sie Aussagen über Verfügbarkeiten von Personen treffen, die nicht auf einer vollständigen Informationsbasis beruhen, dann werden Sie früher oder später Schwierigkeiten haben. Diese können sein:

• unvorhersehbare Ressourcenkonflikte
• massive Überlastung bevorzugter Mitarbeiter
• zu geringe Auslastung einiger anderer Ressourcen
• mangelnde Wirtschaftlichkeit

Warum Ressourcen nicht exakt geplant werden können

Die Prämisse bei der Planung im Ressourcenmanagement ist immer die gleiche. Es gilt: Planen Sie lieber vollständig und etwas ungenau als teilweise ganz genau und teilweise unvollständig.

Wie immer ist die Planung von Ressourcen durch das dynamische Umfeld häufig Änderungen ausgesetzt. Dies kann beispielsweise sein:

• unvorhergesehener Ausfall eines wichtigen Mitarbeiters
• Change Requests
• Fehleinschätzung des Aufwands

Zur Optimierung von Aufwand und Nutzen der Planung gilt: Finden Sie sich damit ab, dass Sie mit Unschärfe in der Planung leben müssen. Eine zu detaillierte Planung ist auf Dauer nicht aktuell zu halten und hinkt der Realität schnell hinterher. Da sich aber nicht alles ganz genau planen lässt, weil es zu lange dauert und Teile der Planung von der Realität überholt werden, sollten Sie so grob wie möglich und so fein wie nötig planen.

Beginnen Sie deshalb mit einer vollständigen Planung. Diese sollte vorerst nur einmal pro Monat aktualisiert werden, aber auf jeden Fall alle Projekte und Tätigkeiten beinhalten. Es gibt gute Beispiele, in denen Projekte anfangs so geplant werden, dass Ressourcen nicht Vorgängen zugeordnet sind, sondern Phasen oder sogar nur auf Ebene des Projektes.

Ressourcen sind dabei anfänglich vielleicht auch nicht Personen, sondern Teams, also zwei Entwickler statt Müller und Meier. Wenn Ihre Planung auf diesem Level einmal rund läuft, können Sie in weiteren Schritten häufiger aktualisieren und feiner planen.

Holen Sie die Teamleitung für die Planung von Ressourcen ins Boot

Die Projektleitung kennt die Auslastung der Mitarbeiter höchstens aus ihrem Planungswerkzeug für Projektmanagement. Aber diese Information ist meist unvollständig. Daher empfiehlt es sich, von Anfang an die Teamleitung bei der Planung mit ins Boot zu holen. Diese ist auf jeden Fall am besten über die Auslastung ihres jeweiligen Teams informiert. Und sie sollten alle Projekteinsätze und alle anderen Tätigkeiten ihrer Teammitglieder kennen.

Idealerweise plant Teamleitung aus ihrer eigenen Perspektive und für ihren eigenen Nutzen. Dies ist als Ergänzung zur Projektplanung der Projektleitung zu sehen. Beide Rollen haben ihre eigene Planung, aber auf derselben Basis. Diese lässt sich dann mit dem richtigen Werkzeug vergleichen, um die Verfügbarkeit für Projekte zu ermitteln.

Die Teamleitung bestimmt die Projektverfügbarkeit ihres Teams. Diese errechnet sich so:

• Ressourcenkapazität,
• abzüglich Abwesenheiten (Krankheiten, Urlaub oder Fortbildung),
• abzüglich der allgemeinen und individuellen Linientätigkeiten,
• ergibt die Projektverfügbarkeit.

Die folgende Abbildung 1 zeigt die Differenz der Projektverfügbarkeit nach Berechnung durch die Teamleitung (rechts) und den Anfragen aus Projekten (links). Das Ergebnis unterscheidet sich, sodass Projekt B und C nicht voll zugesichert werden können.

© Johann Strasser, Achim Schmidt-Sibeth – TPG The Project Group

Die für Projekte verfügbare Zeit kann von der Teamleitung dann je nach Organisationsform verplant und zugesichert werden:

• In der Linienorganisation kann die Teamleitung die Projektverfügbarkeit für angefragte Liefergegenstände selbst verplanen.
• In der Matrixorganisation stellt die Teamleitung ihre Mitarbeiter für Projekte zur Verfügung, die Ressourcen bei ihnen angefragt haben.