FirmenfeierBudget planen für Ihr Firmenevent

Vorüberlegungen zur Budgetplanung für Ihr Firmenevent

Bevor Sie das Budget für die Feierlichkeit Ihres Unternehmens planen, sollten Sie das Ziel und den Umfang der Feier festlegen. Mögliche Ziele sind:

• Teambuilding unterstützen
• Mitarbeitenden Anerkennung zeigen und Motivation fördern
• Netzwerk zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit externen Partnern festigen
• Unternehmenskultur pflegen
• Meilensteine oder andere Erfolge feiern
• Mitarbeiterbindung stärken

Was ist Ihnen die Erreichung des Ziels wert?

Indem Unternehmen Ziele klar benennen, die sie mit der Feier verfolgen, können sie den groben finanziellen Rahmen leichter abstecken.

Zum Beispiel:
Ist es uns wert, Betrag x auszugeben, um die Mitarbeiterbindung zu stärken? Oder bieten wir bereits ausreichend attraktive Vorteile, sodass die Fluktuationsrate niedrig und die Motivation hoch ist?

In diesem Fall könnten Sie entscheiden, dass ein geringes Budget festgesetzt wird und die Beschäftigten an den Kosten beteiligt werden; dazu weiter unten mehr.

Wer soll teilnehmen dürfen?

Sie entscheiden auch vorab, wer an der Feier teilnehmen soll. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur Mitarbeitende, sondern legen Sie fest, ob externe Personen bei der Firmenfeier willkommen sind.

Werden Freunde oder Familienangehörige eingeladen? Wenn ja, wie viele Personen sind erlaubt? Sie könnten zum Beispiel festlegen, dass jede und jeder eine Person als Begleitung mitbringen darf. Die Gesamtkosten würden dadurch steigen.

Was ist steuerlich bei einer Firmenfeier zu beachten?

Wenn Sie die Kosten für Ihre Firmenfeier oder das Event als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen wollen, darf der Budgetrahmen nicht über 110 EUR pro teilnehmender Person liegen.

Beachten Sie dabei, dass dafür die Gesamtkosten auf die tatsächlich anwesenden Personen umgelegt werden – nicht auf die geplanten oder eingeladenen Personen. Dabei zählen nur die Mitarbeitenden aus dem Unternehmen; diese müssen die Kostenanteile für Partnerin oder Partner übernehmen, ohne dass die Freigrenze von 110 EUR überschritten wird.

Liegt der Betrag über dieser Freigrenze, gilt dies als geldwerter Vorteil für die Mitarbeitenden und es werden Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig. Außerdem kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden.

Was ist sonst noch planbar?

Identifizieren Sie, wie viel Personal für die Planung, Durchführung und Nachbereitung des Firmenevents benötigt wird. Wägen Sie ab, für welche Aufgaben sich externe Dienstleister eher eignen und wo Betriebsangehörige eingesetzt werden können.

Überlegen Sie, welche Risiken es gibt und wie Sie ihnen vorbeugen. Dazu gehören etwa wetterbedingte Risiken, technische Pannen oder gesundheitliche Notfälle.

Woraus setzen sich die Gesamtkosten zusammen?

Die folgenden Posten fallen bei den meisten Firmenevents an:

• Raummiete, Miete für die Nutzung von Flächen oder Outdoor-Locations
• technische Ausstattung: Audio- und Lichttechnik, visuelle Technik, technisches Personal
• Dekoration
• Mobiliar
• Essen und Trinken
• Servicepersonal
• (eigene) Personalkosten für Planung und Organisation
• Honorar für Künstler oder Speaker (oder beides)
• Aktivitäten (sportliche, unterhaltsame, künstlerische, soziale)
• Einladungen und Druckmaterialien (zum Beispiel: Programmhefte, Namensschilder)

Je nach Umfang und Veranstaltungsort fallen zusätzlich Kosten an für:

• An- und Abreise
• Shuttle-Services
• Transport für Material (Lieferung und Abholung von Technik, Dekoration und Mobiliar)
• Sicherheitsdienst
• Versicherungen
• Genehmigungen
• Reinigungskosten

Kategorisieren Sie alle Kostenpunkte, um eine bessere Übersicht zu erhalten und versehentliche Doppelungen zu vermeiden. Mögliche Kategorien sind etwa: Planung und Vorbereitung, Event-Infrastruktur, Musik und andere Künstler, Catering und so weiter.

Planen Sie einen finanziellen Puffer von 10 bis 15 Prozent der Gesamtkosten ein. Unerwartete Kosten können anfallen, weil ein Posten doch teurer wird als gedacht oder aufgrund von Notfällen.

Wie generieren Sie Erlöse?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um die Kosten für Ihr Firmenevent durch Erlöse teilweise auszugleichen:

Teilnahmegebühren

Falls Sie pauschal Veranstaltungsgebühren verlangen, sollten Sie die Kosten so gering wie möglich halten, denn: Die Teilnahme an einem Firmenevent dient vorrangig den Interessen des Unternehmens – etwa der Mitarbeiterbindung, dem Teambuilding und der Motivation.

Gesonderte Eintrittskarten können verkauft werden, wenn diese dazu berechtigen, besondere Getränke oder Speisen zu konsumieren oder wenn für Personen mit Eintrittskarte spezielle Workshops und Seminare angeboten werden.

Eine andere Variante: Verlangen Sie nur von externen Personen Eintritt, um die Gesamtkosten zu senken und gleichzeitig allen zu ermöglichen, eine Begleitung mitzubringen.

Sponsoring und Partnerschaften

Eventuell erhalten Sie Gelder von Unternehmen, die das Event finanziell unterstützen, im Austausch für Werbung und Sichtbarkeit.

Verkauf von Produkten

Der Verkauf von Event-bezogenen Artikeln wie T-Shirts, Tassen oder anderen Souvenirs bringt Erlöse ein. Bedenken Sie hierbei, dass Kosten für Personal anfällt, dass die Artikel einkauft, alles plant und vor Ort verkauft.

Catering und Verpflegung

Zu den Erlösen zählen auch Einnahmen durch den Verkauf von Speisen und Getränken an die Teilnehmenden. Dies kann direkt oder durch Vereinbarungen mit Catering-Dienstleistern erfolgen.

Digitale Inhalte und Aufzeichnungen

Generieren Sie Erlöse durch den Verkauf von Aufzeichnungen der Vorträge, Workshops oder anderen Programmpunkten. Einnahmen können in diesem Kontext auch durch den Verkauf von Zugängen zu exklusiven Online-Inhalten oder After-Event-Materialien generiert werden.

Budgetrahmen festlegen

So planen Sie das Budget für Ihr Firmenevent schrittweise:

1. Unternehmensbudget überprüfen

Prüfen Sie das gesamte Jahresbudget des Unternehmens und finden Sie heraus, wie viel für Veranstaltungen erübrigt werden kann. Falls Sie nicht selbst über das Budget entscheiden, finden Sie heraus, ob es spezielle Zuweisungen oder Reserven für Veranstaltungen gibt.

2. Finanzabteilung konsultieren

Sprechen Sie mit der Finanzabteilung, dem Chief Financial Officer oder den Budgetverantwortlichen des Unternehmens, um herauszufinden, welche Mittel speziell für dieses Event maximal verfügbar sind. Lassen Sie sich Budgetvorgaben oder Budgetbeschränkungen erklären.

Eventuell können Sie hier ansetzen und ein etwas höheres Budget aushandeln. Auch für diesen Schritt hilft es, Ziele und Gründe für das Firmenevent vorher zu formulieren.

3. Interne Stakeholder einbeziehen

Konsultieren Sie Abteilungsleitung und andere Schlüsselpersonen, die vom Event profitieren werden, um deren Budgetbeiträge zu ermitteln. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Entscheidungsträger das Budget genehmigen.

4. Sponsoring und Partnerschaften planen

Überlegen Sie, ob weitere Abteilungen zur Finanzierung des Events beitragen könnten. Suchen Sie darüber hinaus nach externen Sponsoren oder Partnern, die bereit sind, das Event finanziell zu unterstützen.

5. Budgetfreigabe bekommen

Stimmen Sie das ermittelte Budget mit der Geschäftsführung ab und holen Sie die endgültige Genehmigung ein. Dokumentieren Sie den festgelegten Budgetrahmen und kommunizieren Sie diesen an alle beteiligten Parteien.

So nutzen Sie diese Excel-Vorlage:

1. Erfassen Sie die Kostenpositionen, die für Ihre Firmenfeier relevant sind.
2. Erfassen Sie jeweils den Faktor, damit die Gesamtkosten pro Position berechnet werden.
3. Erfassen Sie alle Erlöse, gegebenenfalls mit Faktor und Beschreibung.
4. Die Gesamtkosten werden automatisch berechnet und ausgewiesen.
5. Gehen Sie mit dieser Kostenübersicht in die Budgetverhandlung und bitten Sie um die Freigabe des Budgets.
6. Änderungen erfassen Sie laufend, um immer die aktuellen Gesamtkosten zu kennen.

Weitere Tipps zur Budgetplanung für Ihre Firmenfeier

• Beginnen Sie rechtzeitig mit der Budgetplanung.
• Holen Sie für Leistungen von externen Dienstleistern drei Angebote ein, um die Preise zu vergleichen. Zu einem frühen Zeitpunkt sind Sie flexibel, können verhandeln, unattraktive Angebote ablehnen und nach Alternativen suchen. Beachten Sie, dass sich dies erst ab einem bestimmten Kostenbetrag lohnt.
• Priorisieren Sie Kostenfaktoren. Reicht das Budget unvorhergesehen nicht aus, wissen Sie dadurch sofort, wo Einsparungen möglich sind.
• Halten Sie alle Beteiligten über das Budget und Änderungen auf dem Laufenden. Überprüfen Sie dabei regelmäßig, ob die geplanten Ausgaben im Verhältnis zum erwarteten Nutzen stehen.