InventurDie Vorteile einer Stichprobeninventur

Zu Beginn eines Handelsgewerbes und zum Ende eines jeden Geschäftsjahres ist im Rahmen einer Inventur eine Abstimmung zwischen den in der Buchhaltung aufgeführten und den tatsächlich vorhandenen Vermögenswerten erforderlich.

Was ist eine Stichprobeninventur?

Eine Stichprobeninventur nach § 241 Abs. 1 HGB ist ein Vereinfachungsverfahren bei Inventuren. Hierbei wird der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert durch anerkannte mathematisch-statistische Verfahren durch Stichproben ermittelt. Anforderungen an die Stichprobeninventur:

• anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren, wie zum Beispiel die Mittelwertschätzung
• Einhalten der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
• gleicher Aussagewert wie bei der körperlichen Bestandsaufnahme
• Genehmigung des Finanzamts

Eine Vollinventur ist teuer, ungenau und dauert lange

Die klassische Inventurmethode ist die Stichtagsinventur. Hierbei wird der Ist-Bestand jeder Position im Lager mit dem Soll-Bestand der Lagerbuchführung durch eine vollständige Überprüfung verglichen. Die Kosten einer Vollinventur sind aber oft hoch und können zwei bis acht Prozent des inventarisierten Lagerwerts ausmachen.

Eine Vollinventur ist auch nicht wertschöpfend. Sie dauert lange und birgt aufgrund der monotonen Aufnahmearbeit sowie des oftmals praktizierten Einsatzes von Hilfskräften oder unqualifiziertem Personal die Gefahr, dass die Genauigkeit der Buchbestände leidet. Auch verlangen die vom Gesetzgeber zugelassenen Vereinfachungsverfahren (zeitlich vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur und permanente Inventur) trotzdem die vollständige Aufnahme aller Vermögensgegenstände.

Die Voraussetzung für eine Stichprobeninventur: Lagerbuchführung

Damit die Stichprobeninventur effektiv und effizient eingesetzt werden kann, sind verschiedene Voraussetzungen zu beachten. Grundsätzlich liefern alle anerkannten mathematisch-statistischen Stichprobenverfahren eine repräsentative Aussage über die Qualität der Lagerbuchführung, aus der dann durch eine Analyse der Abweichungen Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung abgeleitet werden können.

Damit eine Stichprobeninventur aber als Ersatz für eine vollständige Inventarisierung dienen kann, muss dem Lager eine bestandszuverlässige Lagerbuchführung zugrunde liegen. Diese wird dann nach dem Ermitteln von Qualitätskennzahlen bestätigt oder verneint. Eine Stichprobeninventur in dieser Form kann jedoch nicht die Funktion einer Vollinventur übernehmen, einmal im Bilanzjahr lagerweite Bestandskorrekturen durchzuführen und Bestandsdifferenzen auszubuchen.

Nicht erlaubt ist eine Stichprobeninventur bei leicht verderblichen Waren, Erzeugnissen, die unkontrollierbarem Schwund unterliegen oder bei wertvollen Produkten.

Eine Stichprobeninventur minimiert die Inventurarbeit

Eine Stichprobeninventur ermöglicht eine Reduzierung der Kosten und lässt eine qualifizierte Aussage über die Zuverlässigkeit der Bestände einer Lagerbuchführung zu, indem eine repräsentative Stichprobe aus einer Grundgesamtheit (oder einem Lagerbereich) ausgewertet wird.

Die Stichprobeninventur eignet sich nicht nur zur Durchführung der handels- und steuerrechtlichen Jahresinventur, sondern erlaubt auch eine Beurteilung der Qualität der Lagerbuchführung während des Bilanzjahres. Obwohl die Stichprobeninventur zur Inventarisierung aller Vermögensbestände eines Unternehmens eingesetzt werden kann, bietet das Vorratsvermögen die größten Einsparpotenziale, die lagerbedingt mehr als 95 Prozent betragen können.

Verfahren zur Durchführung der Stichprobeninventur

Verfahren zur Durchführung der Stichprobeninventur sind Test- und Schätzverfahren. Der homograde Sequentialtest (Folgetest) etwa ermöglicht als Ergebnis eine generelle Feststellung des Lagers in „gut“ und „schlecht“.

Schätzverfahren wie die geschichtete Mittelwertschätzung beurteilen die Qualität der betrachteten Lagerbuchführung durch Qualitätskennzahlen – relativer Stichprobenfehler und prozentuale Abweichung zwischen Buch- und Schätzwert.

Alle Verfahren implizieren, dass im Ergebnis einer durchgeführten Stichprobeninventur bestimmte Toleranzwerte für diese Qualitätskennzahlen nicht überschritten werden. So darf beim Einsatz eines Schätzverfahrens der relative Stichprobenfehler, der die Genauigkeit einer durchgeführten Schätzung beschreibt, nicht größer als ein Prozent sein

Aufgrund der Aufnahme weniger, aber repräsentativer Positionen können Unternehmen, die Inventur machen, alle festgestellten Abweichungen überprüfen und Aufnahmefehler eliminieren.

Aufwand für Stichprobeninventur durch Outsourcing minimieren

Sind die angesprochenen Voraussetzungen der Effektivität und Effizienz gegeben, kann eine Stichprobeninventur in jedem Lager und jeder Branche eingesetzt werden. Dabei können Unternehmen die Stichprobeninventur in Abstimmung mit dem betreuenden Wirtschaftsprüfungs- oder Steuerberatungsunternehmen eigenverantwortlich umzusetzen.

Es gibt aber auch die Möglichkeit, die Tätigkeiten, die mit der Durchführung der Stichprobeninventur verbundenen sind, auszulagern. Outsourcing hat den Vorteil, dass ein auf diese Thematik spezialisierter Dienstleister sicherstellt, den notwendigen Aufwand auf ein Minimum zu beschränken. Außerdem kann er aufgrund seines Know-hows Tipps für die Durchführung der Stichprobeninventur geben.