Stundenzettel erstellen und nutzen

Erstellen Sie mit diesem Beitrag entweder einen eigenen Stundenzettel in Word oder Excel oder verwenden Sie eine der fertigen Vorlagen, um Zeit zu sparen. Falls Sie zu den Arbeitgebern gehören, nutzen Sie die umfassenderen Vorlagen als Dienstplan und zur monatlichen Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten.

Was gehört auf einen Stundenzettel?

Name: vollständiger Name des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin
Datum: Arbeitstag, für den die Stunden erfasst werden
Startzeit: Beginn der Arbeitszeit
Endzeit: Ende der Arbeitszeit
Pause: Gesamtdauer der Pausenzeit
Gesamtstunden: Gesamtdauer der Arbeitszeit abzüglich der Pausen
(optional) Tätigkeiten: Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, Aufgaben oder Projekte
(optional) Kostenstelle: Nummer der Kostenstelle, auf welche die Arbeitszeit als Aufwand verbucht wird

Muster für Ihren Stundenzettel

Nutzen Sie den folgenden einfachen Stundenzettel im Word-Format, um ihn:

direkt am PC auszufüllen, abzuspeichern und bei Bedarf per E-Mail zu verschicken oder
auszudrucken, auszufüllen und ihn in Papierform Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung auszuhändigen.

Speichern Sie den ausgefüllten Stundenzettel als PDF, um eine Änderung im Nachhinein auszuschließen.

VorlageStundenzettel

2 Seiten

Ausführliche Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung

Mit den folgenden Vorlagen können Sie eigene Arbeitszeiten erfassen oder die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden dokumentieren. Die Dokumente sind deutlich umfangreicher als die einfache Word-Vorlage oben.

Arbeitszeiterfassung und Dienstplan

Erfassen und dokumentieren Sie Ihre Arbeitszeiten pro Tag: In der Vorlage ist für jeden Monat eine Tabelle vorbereitet. Die Tabelle berechnet automatisch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und die Pausenzeiten und vergleicht diese mit der Soll-Arbeitszeit.

Automatisch geprüft und angezeigt werden:

Saldo am Monatsende, das für den Folgemonat berücksichtigt wird
Nicht-Einhaltung von Vorgaben zu Arbeitszeiten und Pausen; Einträge werden markiert und es erscheint eine Meldung

Excel-VorlageArbeitszeiterfassung und Dienstplan für alle Monate

Arbeitszeiten der Mitarbeitenden stundengenau erfassen ▪ für jeden Kalendermonat ▪ mit Signal, wenn Arbeitszeitregeln nicht eingehalten werden

14 Tabellen

9,80

Stundenerfassung für Teilzeitkräfte

Mit diesen Excel-Vorlagen berechnen Sie für Teilzeitarbeit die tatsächliche Arbeitszeit mit Berücksichtigung von Feiertagen.

Excel-VorlageSoll-Arbeitsstunden für Teilzeitarbeit bei vereinbarter Wochenarbeitszeit

2 Tabellen

Excel-VorlageSoll-Arbeitsstunden für Teilzeitarbeit bei vereinbarter Monatsarbeitszeit

So erstellen Sie einen Stundenzettel

Wenn Sie keine Stundenzettel-Vorlage nutzen möchten, erstellen Sie das Dokument selbst. Es folgt jeweils eine Anleitung für Word und für Excel:

Word

Starten Sie Microsoft Word und öffnen Sie ein neues Dokument.
Fügen Sie eine Tabelle mit sieben Spalten und ausreichend vielen Zeilen ein.
Geben Sie in die erste Zeile die Überschriften für Ihre Spalten ein: Datum, Mitarbeitername, Startzeit, Endzeit, Pause, Gesamtstunden, Tätigkeiten.
Passen Sie die Breite der Spalten an und formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Wünschen.
Berechnen Sie die Gesamtstunden und fügen Sie die Ergebnisse in Word ein.
Speichern Sie das Dokument als Vorlage, damit Sie es wiederverwenden können.

Excel

Starten Sie Microsoft Excel und öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe. Geben Sie danach in die erste Zeile die Überschriften für Ihre Spalten ein:

A1: Datum
B1: Mitarbeitername
C1: Startzeit
D1: Endzeit
E1: Pause
F1: Gesamtstunden
G1: Tätigkeiten

Befolgen Sie danach diese Schritte:

Passen Sie die Spaltenbreiten an, um alle Informationen übersichtlich darzustellen.
Geben Sie in Spalte A das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein; Excel erkennt das Datumsformat.
Geben Sie die Zellen für Startzeit, Endzeit und Pause im Zeitformat hh:mm ein; Excel erkennt dies als Eingabe einer Uhrzeit.
In die Zelle F2 geben Sie die Formel ein, um die Gesamtstunden zu berechnen; Excel erkennt die folgende Formel als Zeitformat:
=D2-C2-E2 (Endzeit – Startzeit – Pause)
Kopieren Sie diese Formel für alle Zeilen, die Sie benötigen.
Speichern Sie die Vorlage.

Welche gesetzlichen Regeln gelten?

Sie sollten verschiedene rechtliche Regelungen und Pflichten beim Führen von Stundenzetteln beachten. Das sind die wichtigsten Fakten und die zugrundeliegenden Gesetze:

Aufzeichnungspflicht für Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen

Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten von Minijobbern und kurzfristig Beschäftigten erfassen und dokumentieren.

Gesetzliche Grundlage:
Mindestlohngesetz (MiLoG), § 17

Allgemeine Aufzeichnungspflicht bei Überstunden

Arbeitgeber sind verpflichtet, die werktägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufzuzeichnen, wenn die Arbeitszeit über acht Stunden hinausgeht.

Gesetzliche Grundlage:
Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 16

Nachweispflicht

Arbeitgeber sind verpflichtet, wesentliche Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dazu gehört auch die Dauer der Arbeitszeit.

Gesetzliche Grundlage:
Nachweisgesetz (NachwG), § 2

Allgemeine Erfassung der Arbeitszeit

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass Arbeitgeber in der EU verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

Rechtsprechung:
Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (C-55/18)

Aufzeichnungspflicht laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

In bestimmten Wirtschaftsbereichen (zum Beispiel: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe) gibt es spezielle Aufzeichnungspflichten zur Verhinderung von Schwarzarbeit.

Gesetzliche Grundlage:
Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), § 19